Organizza gruppo di documenti: gestione dei documenti utilizzando i gruppi in Word

Kutools per Word's Organizza gruppo di documenti funziona come il nostro responsabile dei documenti che può aiutarci in modo efficiente e confortevole a gestire tutti i documenti che sono stati raggruppati in Document Group. Con il Organizza gruppo di documenti strumento, possiamo facilmente creare nuovi gruppi di documenti, trascinare e rilasciare per spostare il documento tra diversi gruppi, rinominare documenti e gruppi di documenti e così via.

Elenca tutti i gruppi di documenti nella visualizzazione struttura

Crea facilmente nuovi gruppi di documenti

Spostare i documenti tra diversi gruppi

Rinomina gruppi di documenti e documenti

Elimina gruppi di documenti e documenti

Pulisci gli errori nei gruppi di documenti

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Dacci un'occhiata cliccando Kutools > preferiti > Organizza gruppo di documenti. Vedi screenshot:

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Elenca tutti i gruppi di documenti nella visualizzazione struttura

1. Se desideri organizzare i documenti che hai aggiunto al gruppo, fai clic su Kutools > preferiti > Organizza gruppo di documenti per abilitare l'utilità.

2. Verranno visualizzati tutti i gruppi di documenti e i documenti che sono stati raggruppati con preferiti sono elencati nel Organizza gruppo di documenti la finestra di dialogo. Vedi screenshot:

Osservazioni:. Per selezionare qualsiasi documento nell'elenco, è possibile vedere il percorso di salvataggio di questo documento visualizzato nel riquadro sotto la casella di riepilogo.

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Crea facilmente nuovi gruppi di documenti

1. Fare clic sul Novitá pulsante dal lato destro della finestra di dialogo per creare un nuovo gruppo. Vedi screenshot.

2. Dopo aver fatto clic su Novitá pulsante, verrà visualizzata una finestra di dialogo come mostrato nell'immagine sottostante. Assegna un nome a questo nuovo gruppo, quindi fai clic su OK pulsante. Anche il nuovo gruppo di documenti creato verrà elencato nella struttura ad albero.

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Spostare i documenti tra diversi gruppi

Se vuoi spostare un documento da un gruppo a un altro gruppo di documenti, puoi farlo come segue.

1. Selezionare un documento che si desidera spostare in un altro gruppo di documenti, quindi fare clic su Sposta pulsante nella finestra di dialogo. Vedi screenshot:

2. Quindi verrà visualizzato a Seleziona Gruppo di documenti dialogo. In questa finestra di dialogo, è possibile spostare questo documento in qualsiasi gruppo di documenti esistente selezionando il gruppo e quindi fare clic su OK. Oppure passare a un nuovo gruppo facendo clic su Novitá pulsante. Puoi anche trascinare e rilasciare il documento per spostarti tra diversi gruppi di documenti in formato Organizza gruppo di documenti elenco.

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Rinomina gruppi di documenti e documenti

Con questa utilità è possibile rinominare sia i gruppi di documenti che i documenti.

1. Selezionare un gruppo di documenti o un documento che si desidera rinominare e fare clic su Rinominare pulsante, quindi il nome del gruppo di documenti o del documento diventerà modificabile nella struttura ad albero, quindi immettere il nuovo nome.

Osservazioni:: Questo Rinominare la funzione cambierà solo il nome indicato di un documento nel gruppo, né il nome del documento. Ad esempio, se hai un documento denominato "File.doc"Che era stato aggiunto a un gruppo ed è stato rinominato come"FILE2.doc"Utilizzando il Rinominare caratteristica in Organizza gruppo di documenti. Dopo aver rinominato il documento, quando vai nella cartella dei file di questo documento, scoprirai che il nome del documento è ancora "FILE2.doc". Così la Rinominare caratteristica in Organizza gruppo di documenti cambia solo il nome del documento da indicare nel gruppo.

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Elimina gruppi di documenti e documenti

Se si desidera rimuovere gruppi di documenti o un documento da un gruppo, è sufficiente selezionare il gruppo di documenti o il documento che si desidera rimuovere nella struttura ad albero, quindi fare clic su Elimina nella finestra di dialogo. Vedi screenshot:

Nota: i Elimina funzione solo rimuovere il documento da un gruppo, i documenti sono ancora esistenti nel computer

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Pulisci gli errori durante i gruppi di documenti

A volte può causare errori nel file preferiti gruppo per i seguenti motivi:

Il documento è già rimasto in un gruppo e hai cambiato il percorso di salvataggio di questo documento (è stato spostato in un'altra cartella di file, è stato rinominato nella cartella o è stato eliminato dal PC).

1. Ad esempio, dopo aver aggiunto un documento a un gruppo di documenti, quando si sposta questo documento in un'altra cartella nel computer, il documento nel preferiti il gruppo avrà un collegamento interrotto visualizzato. Vedi screenshot:

2. Ora, non è possibile aprire questo documento direttamente dal gruppo. Devi andare al Organizza gruppo di documenti finestra di dialogo e fare clic su Errori puliti pulsante per pulire l'errore dai gruppi di documenti

3. Dopo aver cliccato Errore di pulizia, vedrai il risultato come mostrano gli screenshot seguenti:

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