Come gestire più documenti correlati in Word

Se lavori a progetti, clienti o report in Microsoft Word, probabilmente conservi una serie di documenti correlati che utilizzi di frequente. Anche se Word rende semplice aprire i file, non include un vero e proprio “gestore di gruppi di documenti” integrato per creare gruppi con nome e mantenerli nel tempo.

In questo tutorial scoprirai metodi pratici per gestire più documenti Word correlati. Ti mostreremo come Kutools per Word ti permette di organizzare i tuoi documenti in gruppi riutilizzabili direttamente all’interno di Word, seguito da una semplice soluzione nativa basata su Esplora File per la gestione di base dei documenti.

• Gestisci gruppi di documenti all’interno di Word con Kutools
• Soluzione alternativa: gestisci i documenti correlati usando Esplora File

Gestisci gruppi di documenti all’interno di Word con Kutools

Se desideri una vera “gestione di gruppi di documenti” in Word—dove i gruppi si comportano come cartelle e possono essere riutilizzati in qualsiasi momento—Kutools per Word offre una funzionalità appositamente pensata per questo: Organizza Gruppo di Documenti.

Con Kutools puoi creare gruppi personalizzati, aggiungere o rimuovere documenti al volo e avere sempre a portata di mano i tuoi set di progetti direttamente dalla Barra multifunzione di Word.

Passaggio 1: crea un gruppo di documenti

1. Apri Word, quindi fai clic su KUTOOLS PLUS>Preferiti>Organizza Gruppo di Documenti.

   

2. Nella finestra di dialogo Organizza Gruppo di Documenti, fai clic su Nuovo.
3. Nella finestra di dialogo Preferitivisualizzata, inserisci un nome per il Nuovo gruppo, quindi fai clic su OK.

   

Passaggio 2: aggiungi documenti al gruppo

1. Fai clic su KUTOOLS PLUS > Preferiti, quindi espandi il tuo gruppo dal menu.
2. Fai clic su Aggiungi File a Questo Gruppoper esplorare il computer e selezionare i documenti da aggiungere al gruppo.

   

   Nota:

   Puoi anche aggiungere il documento corrente selezionando Aggiungi a Questo Gruppo oppure includere tutti i documenti attualmente aperti scegliendo Aggiungi Tutto a Questo Gruppo.

Passaggio 3: gestisci e mantieni i gruppi di documenti

Dopo aver creato i gruppi di documenti e aggiunto i file, puoi tenerli sempre aggiornati spostando i documenti tra i gruppi, rinominando gruppi o documenti e rimuovendo gli elementi che non ti servono più. Tutte queste azioni si eseguono nella finestra di dialogo Organizza Gruppo di Documenti.

Sposta documenti tra gruppi diversi

1. Fai clic su KUTOOLS PLUS > Preferiti > Organizza Gruppo di Documenti.
2. Nella finestra di dialogo Organizza Gruppo di Documenti, seleziona il documento che desideri spostare, fai clic con il pulsante destro del mouse e scegli Taglia.

   

3. Seleziona il gruppo di destinazione, fai clic con il pulsante destro del mouse e scegli Incolla.

   

Rinomina gruppi e documenti

1. Fai clic su KUTOOLS PLUS > Preferiti > Organizza Gruppo di Documenti.
2. Nella finestra di dialogo Organizza Gruppo di Documenti, seleziona il gruppo o il documento che desideri rinominare.
3. Fai clic su Rinomina.
4. Inserisci un Nuovo nome e premi Invio.

   

Elimina gruppi e documenti

Puoi rimuovere documenti o interi gruppi dall’elenco in qualsiasi momento, senza eliminare i file originali dal computer.

1. Fai clic su KUTOOLS PLUS > Preferiti > Organizza Gruppo di Documenti.
2. Nella finestra di dialogo Organizza Gruppo di Documenti, seleziona il documento o il gruppo che desideri rimuovere.
3. Fai clic sul pulsante Eliminanel riquadro a destra.

   

Soluzione alternativa: gestisci i documenti correlati usando Esplora File

Se preferisci non utilizzare componenti aggiuntivi, la soluzione nativa più pratica consiste nel gestire i documenti correlati come un insieme organizzato in cartelle tramite Esplora file. In questo caso, la cartella stessa funge da “gruppo”.

1. Crea una cartella dedicata a ogni progetto o attività.
2. Sposta tutti i documenti Word correlati in quella cartella.
3. Utilizza sottocartelle o convenzioni di denominazione chiare per tenere i documenti sempre ben organizzati.

Conclusione

Gestire più documenti correlati è un’attività comune per gli utenti di Word, ma l’applicazione non offre uno strumento nativo per creare e gestire gruppi di documenti direttamente al suo interno. Sebbene Esplora File possa fungere da soluzione alternativa per organizzare i file a livello di cartella, manca della flessibilità e delle funzionalità dedicate alla gestione dei gruppi direttamente in Word.

Se lavori regolarmente con lo stesso insieme di documenti e cerchi una soluzione più efficiente, centrata su Word, Kutools per Word ti offre un vantaggio decisivo. Grazie alla sua funzionalità Organizza Gruppo di Documenti, puoi creare gruppi riutilizzabili, gestire i tuoi file in modo intuitivo e aprire tutti i documenti di un gruppo con un solo clic—la scelta ideale per chi modifica spesso gli stessi set di file.

Scegliendo l’approccio più adatto al tuo flusso di lavoro—che si tratti di una semplice soluzione basata su cartelle o di uno strumento dedicato per il raggruppamento di documenti—puoi migliorare notevolmente il modo in cui gestisci e utilizzi i documenti Word correlati.

Spero che questo tutorial ti sia stato utile! Se desideri esplorare altri suggerimenti per Word e soluzioni pratiche, fai clic qui per consultare tutta la nostra raccolta di tutorial su Word.