Outlook: Inoltra automaticamente le email in base all'oggetto

Supponiamo di ricevere sempre alcuni tipi di messaggi che devono essere inviati tutti ai colleghi: inoltrarli uno per uno è noioso e impossibile da gestire tempestivamente. In realtà, è possibile creare una regola per far sì che questi messaggi vengano inoltrati automaticamente ai colleghi non appena arrivano.

Inoltro automatico email in base all'oggetto creando una regola in Outlook

Inoltro automatico email in base all'oggetto con Kutools per Outlook(Facilità di gestione)

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Inoltro automatico email in base all'oggetto creando una regola in Outlook

Questa guida passo passo ti mostra come creare una regola per inoltrare automaticamente le email a destinatari specifici in base all’oggetto del messaggio.

Passo 1: Aprire la finestra di dialogo Regole e avvisi:

• In Outlook 2010 e 2013, fai clic su «Regole» > «Gestisci regole e avvisi» nel gruppo «Sposta» della scheda «Home».
• In Outlook 2007, fare clic su «Strumenti» > «Regole e avvisi».

Passo 2: Nella finestra di dialogo Regole e avvisi, fai clic sul pulsante «New Rule» (Nuova regola).

Passo 3: Nella finestra di dialogo Guida per le regole, seleziona l’opzione «Applica regola ai messaggi ricevuti» e fai clic sul pulsante «Avanti». Vedere lo screenshot seguente:

Passo 4: Selezionare le condizioni per la nuova regola:

• Selezionare l'opzione «con parole specifiche nell'oggetto» nella casella «Passo 1: Seleziona condizione/i».
• Nella sezione «Step 2» (Passo 2), fai clic su «special words» (parole specifiche).
• Nella casella **Testo di ricerca**, inserisci le parole indicate nella prima casella, fai clic sul pulsante «Add» (Aggiungi) e poi su «OK». Consulta lo screenshot seguente:
• Fai clic sul pulsante «Avanti».

Passo 5: Specificare le azioni per la regola da creare:

• Selezionare l'opzione «forward it to people or public group» (inoltralo a persone o gruppo pubblico) nella casella «Step 1» (Passo 1);
• Fare clic su «people or public group» (persone o gruppo pubblico) nella casella «Step 2» (Passo 2);
• Nella finestra di dialogo Indirizzo regola, seleziona o inserisci l’indirizzo email nella casella «A» e fai clic sul pulsante «OK».

Passo 6 (facoltativo): Applica immediatamente questa nuova regola ai messaggi già presenti nella cartella Posta in arrivo.

Per impostazione predefinita, questa nuova regola verrà applicata ai nuovi messaggi in arrivo. Se desideri applicarla anche ai messaggi già presenti nella Posta in arrivo, continua a fare clic sui pulsanti «Next» (Avanti) fino a visualizzare la seguente finestra di dialogo.

Seleziona quindi l’opzione «Applica ora questa regola ai messaggi già presenti nella “Posta in arrivo”».

Passo 7: Fare clic sul pulsante «Fine».

Da ora in poi, tutti i nuovi messaggi in arrivo con il testo specificato nell’oggetto verranno inoltrati automaticamente alle persone o al gruppo indicati.

Se è stata selezionata l'opzione «Run this rule now on messages already in “Inbox”» (Applica ora questa regola ai messaggi già presenti nella “Posta in arrivo”), i messaggi esistenti nella cartella Posta in arrivo contenenti il testo specificato nell'oggetto verranno inoltrati automaticamente.

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Inoltro automatico email in base all'oggetto con Kutools per Outlook (Facilità di gestione)

Grazie alla funzione «Inoltro automatico» di «Kutools per Outlook», puoi inoltrare facilmente le email in base all’oggetto direttamente da Outlook. A differenza delle regole native di Outlook, spesso disordinate e difficili da gestire, Kutools semplifica notevolmente il processo: tutte le regole di inoltro automatico sono raccolte in un’unica posizione facilmente accessibile, rendendo immediato trovarle e modificarle. Questo approccio mirato ti aiuta a evitare il caos e la confusione tipici della gestione di regole eterogenee nel sistema nativo di Outlook.

Passo 1. Abilita la funzione di inoltro automatico e inizia subito a creare una nuova regola

1. Dopo aver scaricato e installato Kutools per Outlook, vai alla scheda «KUTOOLS PLUS» e fai clic su «Forward» (Inoltra) nel gruppo Automatica.

2. Nella finestra di dialogo Impostazioni «Inoltro automatico», fai clic sul pulsante «New» (Nuovo).

Passo 2: Definire le condizioni per la regola

1. Nella finestra di dialogo «Guida per le regole», seleziona l’opzione «L’oggetto contiene parole specifiche» per la condizione.

2. Fare clic sul testo sottolineato «specific words» (parole specifiche).

3. Nella finestra di dialogo «Testo contiene», fai clic sul pulsante «New» (Nuovo), inserisci il testo nella casella «Nuova parola chiave di ricerca» della finestra di dialogo «Testo di ricerca», quindi clicca su «Add» (Aggiungi) e infine su «OK».

4. Fare clic su «OK» > «Next» (Avanti) > «Next» (Avanti).

Passo 3: Completa impostazione della regola

1. Inserisci il nome della regola nella casella di testo «Nome regola».

2. Fare clic sul pulsante «Destinatario».

3. Nella finestra di dialogo «Select Members» (Seleziona membri), inserisci o seleziona un indirizzo email nel campo «To» (A), quindi fai clic sul pulsante «OK».

4. Fare clic su «OK» > «OK» > «OK» e infine su «Yes» (Sì) per attivare la funzione «Forward» (Inoltra).

Risultato

D'ora in poi, tutti i nuovi messaggi in arrivo contenenti il testo specificato nella riga dell'oggetto verranno inoltrati automaticamente alla persona o al gruppo designati. Inoltre, la gestione di queste regole di inoltro automatico è semplice, poiché è possibile trovarle facilmente quando necessario.