Nel frenetico mondo della comunicazione digitale, l'efficienza è fondamentale e la gestione efficace delle e-mail può farti risparmiare tempo e fatica. Entra Kutools AI per Outlook, un potente strumento progettato per migliorare la tua esperienza di posta elettronica introducendo competenze intelligenti che semplificano il tuo flusso di lavoro. Che tu stia scrivendo e-mail, traducendo contenuti o rispondendo rapidamente ai messaggi, Kutools AI offre una gamma di funzionalità che possono trasformare il modo in cui interagisci con la tua casella di posta. In questo tutorial imparerai a conoscere Kutools AI per Outlook, perché è uno strumento indispensabile, come configurarlo e come integrarlo nella routine quotidiana di posta elettronica per la massima produttività.

• Pannello di lettura
  • Riepilogo e-mail
  • Risposta veloce
  • Traduci e-mail
• Pannello di scrittura
  • Bozza di posta elettronica
  • E-mail polacca
  • Continua a scrivere e-mail
  • Traduci e-mail

Cos'è Kutools AI per Outlook?

Kutools AI for Outlook è una funzionalità avanzata sviluppata da ExtendOffice, integrando perfettamente la tecnologia AI di modelli leader come OpenAI e GoogleAI nella tua routine quotidiana di posta elettronica. Come parte di una suite completa di oltre 100 strumenti in Kutools per Outlook, trasforma il modo in cui gestisci e interagisci con le e-mail. Con la sua interfaccia intuitiva, Kutools AI offre sette potenti abilità nel Pannello di lettura (3 abilità) e Pannelli di scrittura (4 abilità), migliorando la tua produttività sia nelle attività di lettura che di scrittura:

Pannello di lettura

• Riepilogo e-mail: ottieni riepiloghi concisi per comprendere rapidamente i punti principali di e-mail lunghe.
• Risposta veloce: utilizza i suggerimenti generati dall'intelligenza artificiale per risposte rapide ed efficienti alle e-mail.
• Traduci e-mail: Traduci istantaneamente le e-mail in arrivo nella tua lingua preferita, garantendo una comunicazione senza interruzioni.

Pannello di scrittura

• Bozza di posta elettronica: utilizza l'assistenza dell'intelligenza artificiale per accelerare il processo di redazione delle e-mail con suggerimenti personalizzati.
• E-mail polacca: migliora automaticamente la grammatica, il tono e lo stile delle bozze delle tue email, garantendo una finitura professionale.
• Continua a scrivere e-mail: lascia che l'intelligenza artificiale fornisca suggerimenti e completamenti basati sul contesto per aiutarti a continuare a scrivere bozze.
• Traduci e-mail: traduci facilmente le bozze delle tue email in altre lingue, preparandole per un pubblico globale.

Integrando queste competenze nella tua routine quotidiana di posta elettronica, Kutools AI non solo semplifica il tuo flusso di lavoro ma arricchisce anche la tua comunicazione, assicurando che ogni email che invii o ricevi soddisfi i più alti standard di efficienza ed efficacia.

Perché scegliere Kutools AI per il tuo Outlook?

Nel frenetico mondo digitale di oggi, una comunicazione efficace è fondamentale. Kutools AI sfrutta la tecnologia AI all'avanguardia per garantire che le tue e-mail non vengano solo lette ma sentite, comprese e apprezzate. Si tratta di elevare il tuo gioco di posta elettronica e rendere ogni interazione più significativa e di impatto. Che tu stia gestendo un flusso di e-mail quotidiane o concentrandoti su un unico messaggio critico, Kutools AI è il tuo partner strategico, assicurandoti di rimanere all'avanguardia nel gioco della comunicazione. Eccone alcuni vantaggi chiave che Kutools AI offre:

🌓 Funzionalità doppia modalità: La maggior parte delle abilità di Kutools AI offrono due modalità: Modalità manuale e Auto Mode. In modalità automatica, attività come il riepilogo e-mail e le risposte rapide vengono generate automaticamente quando si interagisce con le e-mail. Il passaggio dalla modalità Manuale a quella Automatica è semplice e può essere effettuato con il semplice clic di un pulsante, consentendoti di personalizzare lo strumento in base alle tue preferenze di flusso di lavoro.

???? Risposte e-mail personalizzate: Sfruttando modelli di intelligenza artificiale come GPT-4o, GPT-4o mini e Gemini, crea risposte che rispecchiano il tuo stile e tono unici, garantendo che ogni email sembri scritta personalmente da te.

🔄 Apprendimento adattivo: Apprende continuamente dal comportamento e dalle preferenze della tua posta elettronica per allinearsi meglio alle tue esigenze, migliorando la sua assistenza nel tempo per un supporto ancora più personalizzato durante l'utilizzo del servizio Risposta veloce abilità nel Pannello di lettura of Kutools AI. Questo sistema si adatta per migliorare la precisione delle tue risposte in base ai tuoi modelli di interazione, garantendo che le risposte diventino più accurate e adattate al tuo stile di comunicazione, portando in definitiva a un'esperienza di gestione della posta elettronica più efficiente ed efficace.

⏰ Automazione che fa risparmiare tempo: Automatizza le attività di posta elettronica di routine, come il riepilogo delle email e la risposta rapida, liberando tempo per attività più importanti e aumentando la produttività complessiva.

???? Funzionalità di traduzione linguistica: Abbatte le barriere linguistiche con modelli sofisticati per traduzioni accurate, semplificando la comunicazione globale.

⚙️ Integrazione perfetta con Outlook: Progettato esclusivamente per Outlook, migliora la tua esperienza di posta elettronica all'interno dell'ambiente familiare, garantendo un flusso di lavoro intuitivo ed efficiente.

️ Maggiore chiarezza e professionalità: Utilizza modelli linguistici avanzati per ottimizzare le tue email, garantendo chiarezza e professionalità in ogni messaggio che invii.

️ Interfaccia intuitiva: Presenta un'interfaccia intuitiva e facile da navigare, che rende semplice per gli utenti di tutti i livelli tecnologici migliorare la gestione e la comunicazione della posta elettronica.

🔐 Privacy e sicurezza migliorate: Utilizza i più recenti protocolli di crittografia e sicurezza per garantire che i tuoi dati e-mail siano protetti, offrendoti tranquillità nella sicurezza delle tue comunicazioni.

Come impostare l'intelligenza artificiale di Kutools per una maggiore efficienza della posta elettronica?

Trasforma la tua esperienza di posta elettronica con Kutools AI è a pochi passi di distanza. Qui ti mostriamo la guida passo passo su come effettuare la configurazione Kutools AI nel tuo Outlook.

Passaggio 1: installa Kutools AI

Passare alla pagina di download per scaricare e installare Kutools for Outlook ottenere Kutools AI.

Passaggio 2: attiva l'intelligenza artificiale di Kutools

1. Dopo l'installazione Kutools for Outlook, Andare al Kutools scheda e fare clic AI.

2. il Guida AI Kutools viene visualizzata la finestra di dialogo. Presenta le sei abilità offerte da Kutools AI. Fare clic su Avanti pulsante per continuare.

Note:: Questa finestra di dialogo apparirà solo quando attivi Kutools AI per la prima volta. Se desideri accedere nuovamente a questa guida in futuro, fai semplicemente clic su pulsante nel riquadro AI di Kutools.

3. il Condizioni d'uso apparirà. Clic Avanti.

4. Ora puoi attivare Kutools AI selezionando un Fornitore di intelligenza artificiale e inserendo il corrispondente Chiave API. Una volta fatto, clicca OK.

Passaggio 3: configura le impostazioni di gestione della libreria delle abilità per un uso personalizzato

Una volta attivato, il Kutools AI il riquadro viene visualizzato sul lato destro della finestra di Outlook. In fondo al Kutools AI Riquadro AI, fare clic su Gestione della libreria di competenze pulsante per aprire il Gestione della libreria di competenze la finestra di dialogo.

Nel Gestione della libreria di competenze finestra di dialogo, è possibile configurare le impostazioni per sette competenze in due schede: Pannello di lettura e Pannello di scrittura.

Sotto il Pannello di lettura scheda, puoi personalizzare tre aspetti del file Riepilogo e-mail, Risposta veloce e Traduci e-mail abilità.
Allo stesso modo, in Pannello di scrittura scheda, puoi personalizzare tre aspetti del file Bozza di posta elettronica, E-mail polacca, Continua a scrivere e-maile Traduci e-mail abilità.

• Lingua: specificare la lingua da utilizzare dall'elenco a discesa Lingua.
• Richiesta di ruolo: un suggerimento di ruolo ordina all'intelligenza artificiale di adottare un comportamento e uno stile specifici, come agire come un agente del servizio clienti, garantendo che le risposte siano adattate a quel ruolo.
• Prompt dei comandi: un prompt dei comandi indica all'IA di eseguire un'attività specifica, come scrivere una risposta via email amichevole, assicurandosi che l'output soddisfi le istruzioni fornite.

Esempio di configurazione della gestione della libreria delle competenze

Ad esempio, per tradurre le email nella lingua desiderata durante la lettura, puoi procedere come segue:

1. Passare alla Pannello di lettura linguetta nella Gestione della libreria di competenze la finestra di dialogo.
2. Dal Lingua menu a discesa, seleziona la lingua desiderata.
3. Modifica il contenuto in Richiesta di ruolo e Comando promp scatole se necessario.
4. Clicca su Risparmi pulsante.

Risultato

Dopo la configurazione, il Kutools AI è pronto per l'uso. È dotato di due pannelli: il Pannello di Lettura e l' Pannello di scrittura. Di default, il Pannello di lettura viene visualizzato. È possibile passare da un pannello all'altro facendo clic sul pulsante del pannello corrispondente.

Pannello di lettura

La Pannello di lettura comprende tre abilità: Riepilogo e-mail, Risposta velocee Traduci e-mail, ciascuno dei quali offre due modalità: modalità manuale e modalità automatica.

Per impostazione predefinita, il Riepilogo e-mail e Risposta veloce le competenze sono impostate Auto Mode, generando automaticamente risultati quando si fa clic su un'e-mail. IL Traduci e-mail l'abilità, tuttavia, è inizialmente presente Modalità manuale, richiedendo di fare clic su Generare pulsante per ottenere risultati. Per passare dalla modalità Manuale a quella Automatica, è sufficiente fare clic su Interruttore pulsante.

Pannello di scrittura

La Pannello di scrittura comprende quattro abilità: Bozza di posta elettronica, E-mail polacca, Continua a scrivere e-maile Traduci e-mail.

La Bozza di posta elettronica e E-mail polacca le abilità operano solo in Modalità manuale, richiedendo di fare clic su Generare pulsante per ottenere risultati. IL Continua a scrivere e-mail e Traduci e-mail le competenze offrono entrambi Manuale e Auto Mode, con il valore predefinito impostato su Modalità manuale. Per passare dalla modalità manuale a quella automatica, è sufficiente fare clic su Interruttore pulsante.

Usa Kutools AI nel tuo flusso di lavoro con esempi

Dopo la configurazione di Kutools AI, ora puoi utilizzare le sette abilità chiave nei due pannelli.

• Pannello di lettura
  • Riepilogo e-mail
  • Risposta veloce
  • Traduci e-mail
• Pannello di scrittura
  • Bozza di posta elettronica
  • E-mail polacca
  • Continua a scrivere e-mail
  • Traduci e-mail

Pannello di lettura

Per impostazione predefinita, il Pannello di lettura viene visualizzato nel Kutools AI riquadro. Ti aiuta a gestire le e-mail in arrivo in modo efficiente offrendo riepiloghi rapidi, risposte istantanee e traduzioni semplici. Facendo clic su Pannello di lettura il pulsante può passare a Pannello di scrittura. Viceversa.

Riepilogo e-mail: estrazione di punti chiave da messaggi lunghi

Hai appena aperto la tua casella di posta per trovare una lunga email di un cliente che delinea vari aggiornamenti e richieste del progetto. Invece di districarsi nel testo denso, puoi fare affidamento su Kutools AI's Riepilogo e-mail abilità. Quando apri l'e-mail, l'intelligenza artificiale genera rapidamente un riepilogo conciso, evidenziando le informazioni più cruciali. Ciò ti consente di cogliere rapidamente i punti principali e dare priorità ai passaggi successivi, risparmiando tempo prezioso e assicurandoti di non perdere nessun dettaglio importante.

Nel Pannello di lettura of Kutools AI, fai clic sull'e-mail che desideri riepilogare. IL Riepilogo e-mail skill genera automaticamente un riassunto sintetico dei punti principali dell'email.

Consigli: Copia pulsante: per copiare l'intero contenuto. Rigenerare pulsante: Per rigenerare. È possibile copiare il testo selezionato o selezionare tutto il contenuto dal contenuto generato.

Risposta rapida: generazione di risposte istantanee e sensibili al contesto

Supponiamo che tu stia gestendo più e-mail e all'improvviso ricevi una richiesta per un documento da un collega. Invece di perdere tempo a comporre una risposta da zero, Kutools AI's Risposta veloce l'abilità viene in tuo soccorso. L'intelligenza artificiale analizza il contesto dell'e-mail e suggerisce diverse basi di risposta per una risposta dettagliata.

1. Nel Pannello di lettura of Kutools AI, fai clic sull'e-mail a cui desideri ricevere una risposta rapida. IL Risposta veloce la competenza genera automaticamente diverse basi di risposta.

2. Fare clic su una delle basi di risposta di cui sopra per generare una risposta dettagliata.

3. Fare clic sul Rispondi pulsante. La risposta generata verrà inserita immediatamente nel corpo dell'e-mail come bozza.

Tradurre e-mail: colmare le lacune linguistiche senza sforzo

Stai lavorando con un partner internazionale e arriva un'e-mail in una lingua che non capisci. Invece di copiare il testo in uno strumento di traduzione separato, Kutools AI's Traduci e-mail skill traduce istantaneamente il contenuto direttamente in Outlook. Ora puoi comprendere appieno il messaggio e rispondere in modo appropriato senza il fastidio di passare da un'applicazione all'altra, rendendo la tua comunicazione transfrontaliera più fluida ed efficiente.

1. Nel Pannello di lettura of Kutools AI, Andare al Traduci e-mail sezione. Seleziona la lingua in cui desideri tradurre dal file Lingua elenco a discesa. Ad esempio, qui seleziono l'italiano come lingua di destinazione.

2.Dopo aver selezionato l'e-mail o il testo dell'e-mail che desideri tradurre, fai clic su Generare pulsante.

Risultato

Consigli: Copia pulsante: per copiare l'intero contenuto. Rigenerare pulsante: Per rigenerare. È possibile copiare il testo selezionato o selezionare tutto il contenuto dal contenuto generato.

Pannello di scrittura

La Pannello di scrittura of Kutools AI aiuta a comporre e perfezionare le e-mail con suggerimenti basati sull'intelligenza artificiale, miglioramenti grammaticali e capacità di traduzione. Facendo clic su Pannello di scrittura il pulsante può passare a Pannello di lettura. Viceversa.

Bozza di email: creazione di messaggi iniziali con la guida dell'intelligenza artificiale

Devi ricontattare un cliente dopo una riunione, ma non sai come iniziare. Kutools AI's Bozza di posta elettronica l'abilità interviene, offrendo suggerimenti basati sul contesto per aiutarti a creare il tuo messaggio. Durante la digitazione, l'intelligenza artificiale propone frasi e strutture su misura per le tue esigenze, consentendoti di redigere rapidamente un'e-mail professionale e chiara. Ciò non solo ti fa risparmiare tempo, ma garantisce anche che la tua comunicazione sia precisa ed efficace, riflettendo il tuo tono professionale.

1. Nella finestra del nuovo messaggio, vai a Bozza di posta elettronica sezione in Pannello di scrittura of Kutools AI. Inserisci i punti chiave nella casella di testo.

2. Fare clic sul Generare pulsante per generare la bozza.

3. Dopo aver generato la bozza, fare clic su inserire pulsante per inserire la bozza nel corpo dell'email.

Consigli: Copia pulsante: per copiare l'intero contenuto. Rigenerare pulsante: Per rigenerare. È possibile copiare il testo selezionato o selezionare tutto il contenuto dal contenuto generato.

Email polacca: perfezionare grammatica, tono e stile

Dopo aver redatto un'e-mail importante per il tuo supervisore, vuoi assicurarti che sia impeccabile prima di premere Invia. Kutools AI's E-mail polacca l'abilità migliora la tua bozza controllando la grammatica, migliorando il tono e perfezionando lo stile. Con un semplice clic, la tua email si trasforma in una comunicazione raffinata e professionale. Questo strumento è particolarmente utile quando comunichi con i superiori o con i clienti, assicurando che il tuo messaggio non solo sia corretto ma lasci anche un'impressione positiva.

1. Nel Pannello di scrittura of Kutools AI, Andare al E-mail polacca sezione. Dopo aver selezionato la bozza dell'e-mail o il testo nella bozza dell'e-mail che desideri riformulare, fai clic su Generare pulsante.

2. Dopo aver generato la bozza lucidata, fare clic su inserire pulsante per inserirlo nel corpo dell'email.

Consigli: Copia pulsante: per copiare l'intero contenuto. Rigenerare pulsante: Per rigenerare. È possibile copiare il testo selezionato o selezionare tutto il contenuto dal contenuto generato.

Continua a scrivere e-mail

Hai iniziato a scrivere un'e-mail dettagliata, ma a metà lavoro sei stato interrotto e hai dovuto lasciarla incompiuta. Quando ritorni, Kutools AI's Continua a scrivere e-mail Skill è pronta per aiutarti a riprendere da dove avevi interrotto. L'intelligenza artificiale esamina il contesto della bozza incompleta e fornisce suggerimenti per continuare e completare il messaggio. Ciò garantisce che la tua email rimanga coerente e puntuale, anche se si è verificata un'interruzione nel processo di scrittura.

Auto Mode

Quando inizi una risposta a un'e-mail nella tua Posta in arrivo, il file Pannello di lettura passa automaticamente a Pannello di scrittura. Quando inizi a redigere la tua risposta, il Continua a scrivere e-mail Skill continua automaticamente la bozza per te. Una volta generato il contenuto, premere Ctrl + ~ per inserirlo rapidamente nella bozza.

Modalità manuale

1. Nel Pannello di scrittura of Kutools AI, Andare al Continua a scrivere e-mail sezione. Posiziona il cursore nel punto in cui desideri che Kutools AI continui a scrivere nella bozza, quindi fai clic su Generare pulsante.

2. Una volta generato il contenuto, fare clic su inserire pulsante per inserirlo nel corpo dell'email.

Consigli: Copia pulsante: per copiare l'intero contenuto. Rigenerare pulsante: Per rigenerare. È possibile copiare il testo selezionato o selezionare tutto il contenuto dal contenuto generato.

Tradurre e-mail: preparare e-mail per un pubblico globale

Stai scrivendo un'e-mail a un cliente all'estero e devi assicurarti che il tuo messaggio sia tradotto accuratamente nella sua lingua madre. Invece di affidarsi a strumenti esterni, Kutools AI's Traduci e-mail Skill ti consente di tradurre la tua bozza in Outlook. Scrivi la tua email come al solito, poi con un semplice clic viene tradotta nella lingua desiderata. Questa abilità garantisce che la tua comunicazione sia accurata e culturalmente appropriata, rendendo più facile interagire in modo efficace con i clienti internazionali.

1. Nella bozza dell'e-mail, seleziona il testo che desideri tradurre.

2. Nel Pannello di scrittura of Kutools AI, Andare al Traduci e-mail sezione. Quindi scegli la lingua in cui vuoi tradurre dal file Lingua elenco a discesa. Ad esempio, qui seleziono il francese come lingua di destinazione.

3. Fare clic sul Generare pulsante.

4. Una volta tradotta la bozza, fare clic su inserire pulsante per inserirlo nel corpo dell'email.

Consigli: Copia pulsante: per copiare l'intero contenuto. Rigenerare pulsante: Per rigenerare. È possibile copiare il testo selezionato o selezionare tutto il contenuto dal contenuto generato.

Suggerimenti per massimizzare l'efficienza dell'intelligenza artificiale di Kutools