Intraprendi un viaggio di trasformazione con Kutools' Assistente di posta AI, dove Outlook diventa non solo un client di posta elettronica, ma un faro di efficienza, chiarezza e intuizione. Questo strumento pionieristico trascende la tradizionale gestione della posta elettronica, offrendo una miscela di raffinatezza e semplicità che ridefinisce la tua comunicazione. Sfruttando la potenza di modelli IA avanzati come GPT-3.5 e GPT-4, AI Mail Assistant migliora ogni aspetto della tua esperienza di posta elettronica. Mette in primo piano quattro caratteristiche chiave: Rispondi alle e-mail, con risposte così sfumate da sembrare realizzate personalmente da te; Ottimizza le email, perfezionando il tuo messaggio per il massimo impatto; Riepilogo e-mail, distillando fili complessi in panoramiche concise; E Traduci email, abbattendo le barriere linguistiche senza sforzo. Questo non è solo un miglioramento della tua routine di posta elettronica; è una revisione completa.

Cos'è l'Assistente di posta AI in Kutools per Outlook?

Perché scegliere l'Assistente di posta AI per il tuo Outlook?

Come configurare l'Assistente posta AI per una maggiore efficienza della posta elettronica?

• Passo 1 : installa AI Mail Assistant
• Passo 2 : attiva la funzione AI Mail Assistant
• Passo 3 : configura le impostazioni di AI Mail Assistant per un uso personalizzato
  • Impostazioni per la configurazione AI
  • Impostazioni per l'azione
  • Impostazioni per Conoscenza

Utilizza l'Assistente posta AI nel tuo flusso di lavoro con esempi

• Rispondi alle e-mail: creazione di una risposta analizzando le comunicazioni e-mail passate
• Ottimizza le email: Riformulare un'e-mail per chiarezza
• Riepilogo e-mail: Riepilogo di un lungo thread di posta elettronica per una rapida comprensione
• Traduci email: Tradurre un'e-mail da un cliente straniero nella tua lingua preferita

Suggerimenti per massimizzare l'efficienza di AI Mail Assistant

Cos'è l'Assistente di posta AI in Kutools per Outlook?

Kutools' Assistente di posta AI, uno straordinario tra i 100+ funzioni avanzate di Kutools for Outlook, è un capolavoro realizzato da ExtendOffice. Rappresenta l’apice dell’innovazione della posta elettronica, unendo le capacità di modelli di intelligenza artificiale come GPT-3.5 e GPT-4 con le esigenze quotidiane degli utenti di Outlook. IL Assistente di posta AI trasforma la tua esperienza con Outlook con quattro funzionalità chiave:

• Rispondi alle e-mail: crea risposte che riflettono il tuo stile e il tuo tono personali, facendo sembrare che ogni risposta provenga direttamente da te, grazie alle sue capacità di deep learning.
• Ottimizza le email: valorizza le tue email per garantire chiarezza e professionalità, applicando modelli linguistici avanzati per affinare e perfezionare il tuo messaggio.
• Riepilogo e-mail: Offri riassunti concisi di lunghi thread di posta elettronica, utilizzando l'elaborazione del linguaggio naturale per estrarre e presentare i punti chiave, risparmiando tempo e fatica.
• Traduci email: rimuovi le barriere linguistiche traducendo le e-mail in più lingue, utilizzando modelli linguistici sofisticati per traduzioni accurate e contestualmente pertinenti.

Integrando queste funzionalità nella tua routine quotidiana di posta elettronica, il Assistente di posta AI non solo semplifica il tuo flusso di lavoro ma arricchisce anche la tua comunicazione, assicurando che ogni email che invii o ricevi soddisfi i più alti standard di efficienza ed efficacia.

Perché scegliere l'Assistente di posta AI per il tuo Outlook?

Nel frenetico mondo digitale di oggi, una comunicazione efficace è fondamentale. IL Assistente di posta AI sfrutta la tecnologia AI all'avanguardia per garantire che le tue e-mail non vengano solo lette ma sentite, comprese e apprezzate. Si tratta di elevare il tuo gioco di posta elettronica e rendere ogni interazione più significativa e di impatto. Che tu stia gestendo un flusso di e-mail quotidiane o concentrandoti su un unico messaggio critico, AI Mail Assistant è il tuo partner strategico, assicurandoti di rimanere all'avanguardia nel gioco della comunicazione. Eccone alcuni vantaggi chiave questa funzionalità offre:

⚙️ Integrazione perfetta con Outlook: Progettato esclusivamente per Outlook, migliora la tua esperienza di posta elettronica all'interno dell'ambiente familiare, garantendo un flusso di lavoro intuitivo ed efficiente.

???? Risposte e-mail personalizzate: Sfruttando modelli di intelligenza artificiale come GPT-3.5, GPT-4 e Gemini, crea risposte che rispecchiano il tuo stile e tono unici, garantendo che ogni email sembri scritta personalmente da te.

️ Maggiore chiarezza e professionalità: Utilizza modelli linguistici avanzati per ottimizzare le tue email, garantendo chiarezza e professionalità in ogni messaggio che invii.

📄 Riepilogo efficiente via e-mail: Utilizza l'elaborazione del linguaggio naturale per fornire riepiloghi concisi di lunghi thread di posta elettronica, estraendo e presentando solo le informazioni essenziali.

???? Funzionalità di traduzione linguistica: Abbatte le barriere linguistiche con modelli sofisticati per traduzioni accurate, semplificando la comunicazione globale.

🔄 Apprendimento adattivo: Apprende continuamente dal comportamento e dalle preferenze delle tue e-mail per allinearsi meglio alle tue esigenze, migliorando la sua assistenza nel tempo per un supporto ancora più personalizzato durante l'utilizzo della funzione Rispondi alle e-mail. Questo sistema si adatta per migliorare la precisione delle tue risposte in base ai tuoi modelli di interazione, garantendo che le risposte diventino più accurate e adattate al tuo stile di comunicazione, portando in definitiva a un'esperienza di gestione della posta elettronica più efficiente ed efficace.

⏰ Automazione che fa risparmiare tempo: Automatizza le attività di posta elettronica di routine, come l'organizzazione delle e-mail e la pianificazione dei follow-up, liberando tempo per attività più importanti e aumentando la produttività complessiva.

️ Interfaccia intuitiva: Presenta un'interfaccia intuitiva e facile da navigare, che rende semplice per gli utenti di tutti i livelli tecnologici migliorare la gestione e la comunicazione della posta elettronica.

🔐 Privacy e sicurezza migliorate: Utilizza i più recenti protocolli di crittografia e sicurezza per garantire che i tuoi dati e-mail siano protetti, offrendoti tranquillità nella sicurezza delle tue comunicazioni.

Come configurare l'Assistente posta AI per una maggiore efficienza della posta elettronica?

Trasforma la tua esperienza di posta elettronica con Assistente di posta AI è a pochi passi di distanza. Qui ti mostriamo la guida passo passo su come configurare il Assistente di posta AI nel tuo Outlook.

Passaggio 1: installa AI Mail Assistant

Passare alla pagina di download per scaricare e installare Kutools for Outlook.

Passaggio 2: attiva la funzione AI Mail Assistant

1. Dopo l'installazione Kutools for Outlook, Andare al Kutools scheda e fare clic Assistente di posta AI.

2. il Assistente di posta AI il riquadro viene visualizzato a destra della finestra di Outlook.

3. E allo stesso tempo, il Guida all'assistente di posta AI viene visualizzata la finestra di dialogo. Presenta le quattro funzioni offerte da AI Mail Assistant. Clicca il Avanti pulsante per continuare.

Note:: questa finestra di dialogo apparirà solo quando attivi per la prima volta AI Mail Assistant. Se desideri accedere nuovamente a questa guida in futuro, fai semplicemente clic su pulsante.

4. Un altro Guida all'assistente di posta AI viene visualizzata la finestra di dialogo. Presenta il Condizioni d'uso di questo strumento. Clic OK per chiudere la finestra di dialogo. Oppure fare clic Di ritorno per tornare alla finestra di dialogo precedente della Guida di AI Mail Assistant.

Passaggio 3: configura le impostazioni di AI Mail Assistant per un uso personalizzato

Nel riquadro AI Mail Assistant, fare clic su Configurazione dell'IA icona per aprire il Impostazioni IA la finestra di dialogo. È possibile configurare le impostazioni in tre aspetti: Configurazione dell'IA, Actione Conoscenza.

Impostazioni per la configurazione AI

Vai Configurazione dell'IA linguetta nella Impostazioni IA finestra di dialogo e seguire i passaggi seguenti:

1. Selezionare il fornitore AI (OpenAI, GoogleAI, o AzureAI) dal Fornitore di intelligenza artificiale menu `A tendina.

2. Copia e incolla la tua chiave API nel file Chiave API casella di testo.

3. Selezionare il modello (gpt-3.5-turbo, gpt-4-turbo-anteprima, o gpt-4) dal Modello menu `A tendina.

4. Infine, fare clic su Risparmi pulsante.

Impostazioni per l'azione

Dopo aver configurato le informazioni sul provider AI, vai a Action scheda per definire il ruolo del modello e specificare le attività che dovrebbe eseguire all'interno di quel ruolo.

Nel Action sezione, sono presenti quattro schede: Rispondi alle e-mail, Ottimizza le email, Riepilogo e-maile Traduci email. Passare a ciascuna scheda per personalizzare il Richiesta di ruolo ed Prompt dei comandi secondo le tue preferenze.

Esempio di configurazione dell'azione

Ad esempio, voglio tradurre l'e-mail in Francia. Puoi fare come segue:

1. Passare alla Traduci email nel Action .
2. modificare la Prompt dei comandi nella casella di testo.
   Ecco, cambia il testo “Si prega di tradurre il seguente contenuto in Cinese:"al testo"Si prega di tradurre il seguente contenuto in Francia:".
3. Clicca su Risparmi pulsante.

Note:: se si desidera utilizzare l'impostazione predefinita Richiesta di ruolo ed Prompt dei comandi di nuovo, fare clic su Reset pulsante.

Impostazioni per Conoscenza

Per migliorare la precisione e la pertinenza al contesto delle risposte dell'intelligenza artificiale, vai a Conoscenza scheda per aggiungere email storiche.

Qual è il ruolo della Conoscenza?

I Conoscenza funziona come un database locale centralizzato, memorizzando i dati storici delle e-mail. Migliora la precisione e la pertinenza al contesto delle risposte dell'intelligenza artificiale analizzando e imparando dalle comunicazioni e-mail passate.

Uso della conoscenza

Puoi aggiungere manualmente le email storiche alla Conoscenza. O abilitare la funzione di aggiunta automatica in modo che le e-mail vengano immediatamente aggiunte alla Conoscenza dopo l'invio, aiutando il sistema AI ad apprendere e ad adattarsi meglio.

Aggiungi manualmente

1. Fare clic sul Aggiungi manualmente pulsante.

2. Nel pop-up Aggiungi manualmente finestra di dialogo, seleziona le email che desideri leggere e fai clic OK.

• Selezionare tutte le email di un account, seleziona la casella di controllo prima dell'account
• Selezionare e-mail una per una, seleziona la casella di controllo prima di un'e-mail.
• Selezionare e-mail dell'ultimo mese, clicca il Email recenti di un mese collegamento;
  Oppure selezionare e-mail dell'ultimo anno, clicca il E-mail recenti di un anno collegamento.

3. Viene visualizzata una finestra di dialogo per ricordare il numero di email che devono essere apprese. Clic Sì.

4. Viene visualizzata un'altra finestra di dialogo per ricordare il numero di email che sono state apprese con successo. Clic OK.

Aggiungi automaticamente

1. Controlla il Aggiungi automaticamente casella di controllo.
2. Scegli gli indirizzi e-mail dai quali desideri aggiungere le e-mail contrassegnando la casella di controllo accanto a ciascun indirizzo.
3. Clicca su Risparmi pulsante.

Utilizza l'Assistente posta AI nel tuo flusso di lavoro con esempi

Dopo la configurazione del Assistente di posta AI, ora puoi utilizzare le quattro funzionalità principali di AI Mail Assistant.

• Rispondi alle e-mail
• Ottimizza le email
• Riepilogo e-mail
• Traduci email

Rispondi alle e-mail: creazione di una risposta analizzando le comunicazioni e-mail passate

Immagina di aver ricevuto un'e-mail da un cliente che ti chiede informazioni dettagliate su un progetto di cui hai discusso settimane fa. Invece di sfogliare manualmente le tue e-mail, usi il file Assistente di posta AI's Rispondi alle e-mail caratteristica. Analizzando le tue precedenti comunicazioni e-mail, l'intelligenza artificiale crea una risposta completa e coerente che cattura tutti i dettagli necessari sul progetto, riflettendo il tuo tono personale e garantendo continuità nella tua comunicazione.

1. Dopo aver selezionato l'e-mail o il testo dell'e-mail a cui desideri rispondere, fai clic su Rispondi alle e-mail icona nel Assistente di posta AI riquadro.

2. Fare clic sul Generare pulsante.

3. Puoi vedere che la risposta generata viene automaticamente inserita nel corpo dell'email come bozza.

Ottimizza le email: riformulare un'email per maggiore chiarezza

Prima di inviare un'e-mail cruciale, decidi di perfezionarne il contenuto per una maggiore chiarezza e impatto. Selezionando la bozza e facendo clic su Ottimizza le email icona, il Assistente di posta AI riformula il tuo messaggio, rendendolo più conciso, persuasivo e professionale. Ciò garantisce che la tua proposta non solo sia ben accolta ma anche pienamente compresa, aumentando le possibilità di una risposta positiva.

1. Dopo aver selezionato la bozza dell'e-mail o il testo nella bozza dell'e-mail che desideri riformulare, fai clic su Ottimizza le email icona nel Assistente di posta AI riquadro.

2. Fare clic sul Generare pulsante.

3. Una volta generato il contenuto ottimizzato, fare clic su inserire pulsante per inserirlo nel corpo dell'email.

Riepilogo e-mail: riepilogo di un lungo thread di e-mail per una rapida comprensione

Di fronte a un lungo thread di posta elettronica che include vari partecipanti e punti discussi, ti rivolgi al Assistente di posta AI's Riepilogo e-mail caratteristica. Con un solo clic, lo strumento distilla il thread in un breve riepilogo, evidenziando le decisioni chiave e le azioni da intraprendere. Questo riepilogo ti consente di cogliere rapidamente l'essenza della discussione senza passare al setaccio l'intera lunga email.

1. Dopo aver selezionato l'e-mail o il testo dell'e-mail che desideri riassumere, fai clic su Riepilogo e-mail icona nel Assistente di posta AI riquadro.

2. Fare clic sul Generare pulsante.

3. Puoi vedere il riepilogo dell'e-mail generato correttamente.

Traduci e-mail: traduzione di un'e-mail da un cliente straniero nella tua lingua preferita

Quando ricevi un'e-mail importante da un cliente straniero in una lingua che non capisci appieno, utilizzi il Traduci email caratteristica del Assistente di posta AI. Selezionando il testo e avviando la traduzione, l'intelligenza artificiale fornisce una traduzione accurata e contestualmente pertinente nella tua lingua preferita. Ciò non solo abbatte le barriere linguistiche, ma garantisce anche che tu possa rispondere in modo appropriato e mantenere una comunicazione fluida.

1. Dopo aver selezionato l'e-mail o il testo nell'e-mail che desideri tradurre, fai clic su Traduci email icona nel Assistente di posta AI riquadro.

2. Fare clic sul Generare pulsante.

3. Puoi vedere che il contenuto tradotto è stato generato correttamente.

Suggerimenti per massimizzare l'efficienza di AI Mail Assistant