Scopri il futuro delle email: aumenta l'efficienza di Outlook con Kutools AI

Nel mondo frenetico della comunicazione digitale, l'efficienza è fondamentale e una gestione efficace delle email può farti risparmiare tempo ed energie preziose. Ecco Kutools AI per Outlook, uno strumento potente progettato per migliorare la tua esperienza email grazie a funzionalità intelligenti che ottimizzano il tuo flusso di lavoro. Che tu stia scrivendo email, traducendo contenuti o rispondendo ai messaggi, Kutools AI offre una gamma di capacità che possono rivoluzionare il tuo modo di interagire con le email. In questo tutorial scoprirai cos'è Kutools AI per Outlook, perché è uno strumento indispensabile, come configurarlo e come integrarlo nella tua routine quotidiana per massimizzare la produttività.

• Esempi di utilizzo di Kutools AI in in arrivo email:
  • Sommario Email
  • Risposta Rapida
• Esempi di utilizzo di Kutools AI in in uscita email:
  • Composizione Email
  • Continua a Scrivere

• Personalizza e aggiungi competenze per un utilizzo su misura
• Personalizza le risposte sfruttando la cronologia delle email
• Controlla le modalità Manuale/Automatica e personalizza le preferenze di visualizzazione

• Controlli rapidi e accesso dal riquadro Kutools AI
• Gestione dei contenuti generati in una casella delle competenze
• Best practice per l'utilizzo di Kutools AI

Cos'è Kutools AI per Outlook?

Kutools AI per Outlook è una funzionalità avanzata sviluppata da ExtendOffice, che integra perfettamente la tecnologia AI dei principali modelli come OpenAI e GoogleAI nella tua routine quotidiana di email. Come parte di una suite completa di oltre100 strumenti in Kutools per Outlook, trasforma il modo in cui gestisci e interagisci con le email. Grazie alla sua interfaccia intuitiva, Kutools AI offre potenti funzionalità per aumentare la produttività sia nella lettura che nella scrittura delle email.

Competenze nel Pannello di Lettura (per analizzare e rispondere alle email ricevute)

• Sommario: Ottieni riassunti concisi per comprendere rapidamente i punti principali delle email lunghe.
• Rispondi: Sfrutta l'AI per risposte efficienti e dettagliate alle email. (Supporta l'analisi delle email inviate per informazioni rilevanti.)
• Risposta Rapida: Presenta diverse opzioni di risposta e genera una risposta in base alla direzione scelta. (Supporta l'analisi delle email inviate per informazioni rilevanti.)
• Risposta di Ringraziamento: Genera una lettera di ringraziamento concisa per aiutarti a esprimere rapidamente la tua gratitudine.
• Traduci: Traduci istantaneamente le email ricevute nella lingua che preferisci, garantendo una comunicazione senza barriere.
• Analizza: Analizza la tendenza emotiva del contenuto dell'email per aiutarti a determinare se il sentimento è positivo, negativo o neutro.
• Estrai: Estrai informazioni strutturate come nomi, luoghi, date e importi dall'email per aiutarti a comprendere rapidamente i dati chiave nel contenuto.
• Competenze Personalizzate: Crea le tue competenze personalizzando i prompt di ruolo, i comandi e aggiungendo ulteriori opzioni per soddisfare le tue esigenze uniche di gestione email.

Competenze nel Pannello di Scrittura (per comporre e perfezionare le email in uscita)

• Componi: Usa l'assistenza AI per accelerare la stesura delle email con suggerimenti personalizzati.
• Migliora: Migliora automaticamente le bozze delle tue email per grammatica, tono e stile, garantendo un risultato professionale.
• Continua a Scrivere: Lascia che l'AI fornisca suggerimenti e completamenti basati sul contesto per aiutarti a proseguire nella stesura delle bozze.
• Traduci: Traduci facilmente le bozze delle tue email in altre lingue, preparandole per un pubblico globale.
• Controlla: Verifica e correggi errori di ortografia e grammatica nell'email per garantire la correttezza linguistica.
• Espandi: Amplia le informazioni chiave dell'email e fornisci spiegazioni dettagliate per un contenuto più completo.
• Suggerisci: Fornisci suggerimenti per miglioramenti logici o contenuti sensibili tramite analisi logica o revisione dei contenuti.
• Competenze Personalizzate: Crea le tue competenze personalizzando i prompt di ruolo, i comandi e aggiungendo ulteriori opzioni per soddisfare le tue esigenze uniche di gestione email.

Perché scegliere Kutools AI per il tuo Outlook?

Nel mondo digitale di oggi, dove tutto si muove rapidamente, una comunicazione efficace è fondamentale. Kutools AI sfrutta la tecnologia AI più avanzata per assicurare che le tue email non siano solo lette, ma anche comprese e apprezzate. Si tratta di portare la tua comunicazione email a un livello superiore, rendendo ogni interazione più significativa e d'impatto. Che tu debba gestire una valanga di email quotidiane o concentrarti su un messaggio cruciale, Kutools AI è il tuo partner strategico per mantenerti sempre un passo avanti. Ecco alcuni dei principali vantaggi offerti da Kutools AI:

⏰ Automazione che fa risparmiare tempo: Automatizza le attività email di routine, come il sommario delle email e la risposta rapida, liberando tempo per compiti più importanti e aumentando la produttività complessiva.

🌐 Integrazione AI versatile: Kutools AI supporta una vasta gamma di piattaforme AI, tra cui OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI e SenseNovaAI, offrendoti la flessibilità di scegliere il modello AI migliore per una gestione delle email precisa ed efficiente.

🖥️ Interfaccia intuitiva: Offre un'interfaccia semplice e facile da navigare, rendendo più semplice per utenti di ogni livello tecnologico migliorare la gestione e la comunicazione delle email.

🌓 Funzionalità a doppia modalità: Kutools AI offre la Modalità Manuale e la Modalità Automatica. In Modalità Automatica, attività come i sommari delle email e le risposte rapide vengono generate automaticamente. Il passaggio tra le modalità è immediato con un solo clic, consentendoti di personalizzare lo strumento in base al tuo flusso di lavoro.

💡 Competenze personalizzate: Personalizza Kutools AI in base alle tue esigenze di gestione email creando le tue competenze. Personalizza i prompt di ruolo, i comandi e le opzioni aggiuntive per assicurarti che l'AI lavori esattamente come desideri, offrendo la massima flessibilità ed efficienza nella gestione delle email.

📚 Apprendimento dalla cronologia email: Quando genera risposte, Kutools AI utilizza le tue interazioni email passate (una volta aggiunte le email storiche) per fornire risposte contestuali, offrendo risposte precise basate su discussioni precedenti. Nel tempo, le risposte diventano sempre più accurate e personalizzate in base al tuo stile di comunicazione.

🌍 Capacità di traduzione linguistica: Abbatte le barriere linguistiche grazie a modelli sofisticati per traduzioni accurate, rendendo la comunicazione globale semplice.

⚙️ Integrazione perfetta con Outlook: Progettato esclusivamente per Outlook, migliora la tua esperienza email all'interno di un ambiente familiare, garantendo un flusso di lavoro intuitivo ed efficiente.

✏️ Chiarezza e professionalità migliorate: Utilizza modelli linguistici avanzati per ottimizzare le tue email, garantendo chiarezza e professionalità in ogni messaggio inviato.

🔐 Privacy e sicurezza avanzate: Utilizza i più recenti protocolli di crittografia e sicurezza per proteggere i tuoi dati email, offrendoti la massima tranquillità nella sicurezza delle tue comunicazioni.

Come configurare Kutools AI per Outlook per una maggiore efficienza nelle email?

Trasformare la tua esperienza email con Kutools AI richiede solo pochi passaggi. Ecco una guida dettagliata su come configurare Kutools AI nel tuo Outlook.

Passaggio1: Installa Kutools AI

Vai alla pagina di download per scaricare e installare Kutools for Outlook e ottenere Kutools AI.

Passaggio2: Attiva Kutools AI

1. Dopo aver installato Kutools for Outlook, vai alla scheda Kutools e clicca su AI.

2. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Guida Assistente Email AI . Ti presenta le competenze offerte da Kutools AI. Clicca sul pulsante Avanti per continuare.

3. Appariranno i Termini di utilizzo. Clicca su Avanti.

4. Ora puoi attivare Kutools AI selezionando un fornitore di IA e inserendo la relativa chiave API. Una volta fatto, clicca su OK.

Dopo aver cliccato su OK, il riquadro Kutools AI apparirà sul lato destro della finestra di Outlook, come mostrato di seguito. Continua a leggere per esempi su come utilizzarlo!

Utilizza Kutools AI nel tuo flusso di lavoro con esempi pratici

Sommario Email: estrazione dei punti chiave da messaggi lunghi

Hai appena aperto la posta in arrivo e trovato una lunga email da un cliente con vari aggiornamenti e richieste di progetto. Invece di leggere tutto il testo, puoi affidarti alla competenza Sommario di Kutools AI. Quando apri l'email, l'AI genera rapidamente un riassunto conciso, evidenziando le informazioni più importanti. Questo ti permette di cogliere subito i punti principali e di stabilire le priorità, risparmiando tempo prezioso e assicurandoti di non perdere dettagli importanti.

1. Nel riquadro Kutools AI, assicurati di essere nel Pannello di Lettura.
2. Seleziona l'email che desideri riassumere.

La casella Sommario genera automaticamente un riassunto conciso dei punti principali dell'email, come mostrato di seguito:

Risposta Rapida: generazione di risposte istantanee e contestuali

Invece di perdere tempo a scrivere una risposta da zero, la competenza Risposta Rapida di Kutools AI ti aiuta ad analizzare il contesto dell'email e suggerisce diverse basi di risposta per una replica dettagliata.

1. Nel riquadro Kutools AI, assicurati di essere nel Pannello di Lettura.
2. Seleziona l'email a cui vuoi rispondere. La Risposta Rapida genererà automaticamente diverse basi di risposta come mostrato di seguito.

   

   Nota:

   • Se selezioni del testo in un'email, la risposta sarà riferita solo al contenuto selezionato. Altrimenti, risponderà all'intera email.
   • Se nessuna delle basi di risposta è adatta, puoi cliccare sul link "Non adatta?" ed inserire la base desiderata.

3. Seleziona una delle basi di risposta per generare una risposta.

4. Clicca sul pulsante Rispondi. La risposta verrà inserita nella bozza dell'email, pronta per essere rivista, modificata e inviata.

   

Composizione Email: creare messaggi iniziali con il supporto dell'AI

Quando devi ricontattare un cliente dopo una riunione ma non sai come iniziare, la competenza Componi di Kutools AI interviene offrendo suggerimenti contestuali per aiutarti a scrivere il messaggio. Dopo aver fornito a Kutools AI i punti chiave, riceverai frasi e strutture su misura, permettendoti di redigere rapidamente un'email professionale e chiara.

1. Nel riquadro Kutools AI, assicurati di essere nel Pannello di Scrittura.
2. Nella casella Componi, inserisci i punti chiave e clicca sul pulsante Genera.
3. Clicca su Inserisci per aggiungere la bozza generata al corpo dell'email.

Continua a Scrivere Email: riprendi da dove avevi lasciato

Hai iniziato a scrivere una lunga email, ma a metà sei stato interrotto e hai dovuto lasciarla incompleta. Quando torni, la competenza Continua a Scrivere di Kutools AI è pronta ad aiutarti a riprendere il lavoro. L'AI analizza il contesto della bozza incompleta e fornisce suggerimenti per continuare e completare il messaggio.

La competenza Continua a Scrivere funziona così: quando inizi a rispondere a un'email nella Posta in arrivo, il Pannello di Lettura passa automaticamente al Pannello di Scrittura. Mentre inizi a scrivere la risposta, la competenza Continua a Scrivere completa automaticamente la bozza per te. Una volta generato il contenuto, clicca sul pulsante Inserisci per inserirlo rapidamente nella bozza.

Trasforma Kutools AI nel tuo assistente personale

Dall'aggiunta e personalizzazione delle competenze alla possibilità di far apprendere all'AI la tua cronologia email, puoi ottimizzare Kutools AI per diventare il tuo assistente personale. Grazie a queste funzionalità riceverai risposte più accurate e contestuali, con la possibilità di perfezionare le competenze dell'AI in base alle tue esigenze.

• Personalizza e aggiungi competenze per un utilizzo su misura
• Personalizza le risposte sfruttando la cronologia delle email
• Controlla le modalità Manuale/Automatica e personalizza le preferenze di visualizzazione

Personalizza e aggiungi competenze per un utilizzo su misura

In fondo al riquadro Kutools AI, trovi il pulsante Gestione Libreria Competenze, che apre la finestra di dialogo Gestione Libreria Competenze quando viene cliccato.

Nella finestra di dialogo Gestione Libreria Competenze puoi configurare le competenze sia per il Pannello di Lettura che per il Pannello di Scrittura:

1. Seleziona Pannello di Lettura o Pannello di Scrittura per gestire le competenze di quel pannello.
2. Spunta la casella accanto a una competenza per attivarla e visualizzarla nel riquadro Kutools AI. Deseleziona la casella per disattivare la competenza e nasconderla dal riquadro.
3. Seleziona una competenza per personalizzarne le impostazioni, tra cui:
   • Prompt di Ruolo: Indica all'AI di adottare un comportamento e uno stile specifici.
   • Prompt di Comando: Istruisce l'AI a svolgere un compito particolare.
   • Opzioni Aggiuntive: Consente ulteriori personalizzazioni, con la possibilità di aggiungere altre impostazioni tramite il pulsante Aggiungi Opzioni.
4. Aggiungi una nuova competenza cliccando sul pulsante Aggiungi Competenza per crearne una su misura per le tue esigenze.

Personalizza le risposte sfruttando la cronologia delle email

Le competenze di Rispondi in Kutools AI supportano l'apprendimento dalle conversazioni email storiche. Creando un database locale che memorizza i dati delle email passate, l'AI può analizzare le comunicazioni precedenti, migliorando la precisione e la pertinenza contestuale delle sue risposte per repliche più precise e mirate.

Puoi aggiungere manualmente email storiche a Email Learning oppure abilitare la funzione di aggiunta automatica , così le email verranno aggiunte immediatamente a Email Learning dopo l'invio, aiutando il sistema Al a imparare e adattarsi meglio.

Aggiunta Manuale

1. Clicca sul pulsante Email Learning nella casella Rispondi o Risposta Rapida nel riquadro Kutools AI.

2. Clicca sul pulsante Aggiunta Manuale.

3. Nella finestra di dialogo Aggiunta Manuale che appare, seleziona le email che desideri apprendere e clicca su OK.

• Per selezionare tutte le email di un account, spunta la casella prima dell'account.
• Per selezionare le email una per una, spunta la casella prima di ogni email.
• Per selezionare le email dell'ultimo mese, clicca sul link Email dal Mese Scorso.
• Per selezionare le email dell'ultimo anno, clicca sul link Email dall'Anno Scorso.

4. Apparirà una finestra di dialogo che ti informa sul numero di email da apprendere. Clicca su Sì.

5. Un'altra finestra di dialogo ti informerà sul numero di email apprese con successo. Clicca su OK.

Aggiunta Automatica

Clicca sul pulsante Email Learning nella casella Rispondi o Risposta Rapida nel riquadro Kutools AI, quindi procedi come segue.

1. Spunta la casella Aggiunta Automatica.
2. Seleziona gli account email marcando la casella accanto a ciascun indirizzo, così le email inviate da questi verranno aggiunte automaticamente a Email Learning.
3. Clicca sul pulsante Salva.

Controlla le modalità Manuale/Automatica e personalizza le preferenze di visualizzazione

Kutools AI ti consente di personalizzare il funzionamento e l'interfaccia visiva in base alle tue preferenze e al tuo flusso di lavoro:

• Alcune competenze sono inizialmente impostate su Modalità Automatica, mentre altre funzionano in Modalità Manuale. Per passare dalla Modalità Manuale alla Modalità Automatica per una competenza specifica, basta cliccare sul Cambia pulsante nell'angolo in alto a destra della casella della competenza.
  

  Ecco la differenza tra le competenze automatiche nel Pannello di Lettura e nel Pannello di Scrittura:

  • Pannello di Lettura: le competenze impostate su Modalità Automatica verranno eseguite automaticamente ogni volta che si passa a una nuova email.
  • Pannello di Scrittura: le competenze in Modalità Automatica si attivano automaticamente quando cambia la selezione nella bozza, tranne la competenza "Continua a Scrivere", che si attiva solo quando cambia il contenuto.
  Nota:

  Dopo aver attivato la Modalità Manuale per una competenza, clicca sul pulsante Genera per ottenere i risultati. Se selezioni del testo in un'email, la competenza elaborerà solo il contenuto selezionato; altrimenti, elaborerà l'intera email. In Modalità Automatica, le competenze elaborano l'intera email dopo la selezione. Se vuoi elaborare solo una parte dell'email, evidenzia la sezione desiderata e poi clicca sull'icona Rigenera nell'angolo in basso a sinistra.

• Puoi personalizzare la visualizzazione scegliendo tra Visualizzazione a Pagina Unica per vedere tutte le competenze nel Kutools AI riquadro contemporaneamente, oppure Visualizzazione a Schede per organizzare le competenze in schede separate.
  

Consigli per massimizzare l'efficienza di Kutools AI

Ecco alcuni suggerimenti e trucchi per utilizzare Kutools AI in Outlook:

Cosa puoi controllare e accedere rapidamente dal riquadro Kutools AI

Per passare dal Pannello di Lettura al Pannello di Scrittura, utilizza il pulsante di cambio Pannello Lettura/Scrittura. Per passare dalla Visualizzazione a Pagina Unica alla Visualizzazione a Schede, utilizza il pulsante di cambio Visualizzazione Pagina Unica/Schede. Per cambiare rapidamente fornitore e modello di AI nel riquadro Kutools AI, clicca sul menu a discesa Modello AI utilizzato e seleziona l'opzione desiderata dall'elenco. Per passare dalla Modalità Manuale alla Modalità Automatica per una competenza specifica, basta cliccare sul Cambia pulsante nella casella della competenza. Se necessario, clicca sul pulsante Espandi contenuto per visualizzare tutto il risultato. La lingua utilizzata da una competenza corrisponderà per impostazione predefinita alle impostazioni di Outlook. Puoi modificarla selezionando la lingua dal menu a discesa nella casella della competenza. Espandendo il menu a discesa Opzioni Aggiuntive, puoi selezionare un'opzione per guidare l'AI nella generazione di risultati più specifici. Il contenuto generato dall'AI potrebbe non essere corretto; valuta sempre di verificare le informazioni importanti.

Cosa puoi fare con il contenuto generato in una casella delle competenze