Sblocca il futuro delle email: eleva l’efficienza di Outlook con Kutools AI Assistant

Nel mondo frenetico della comunicazione digitale, l'efficienza è fondamentale: gestire le email in modo efficace può farti risparmiare tempo e fatica preziosi. Ecco Kutools AI Assistant per Outlook, uno strumento avanzato progettato per migliorare la tua esperienza email grazie a competenze intelligenti che ottimizzano il tuo workflow. Che tu stia scrivendo email, traducendo contenuti o rispondendo a messaggi, Kutools AI offre una gamma di possibilità che possono trasformare il modo in cui interagisci con le email. In questa guida scoprirai cos’è Kutools AI Assistant per Outlook, perché è uno strumento indispensabile, come installarlo e come integrarlo nella tua routine quotidiana, massimizzando così la produttività.

• Esempi di utilizzo di Kutools AI per email ricevute email:
  • Sommario email
  • Risposta rapida
• Esempi di utilizzo di Kutools AI per email inviate email:
  • Composizione email
  • Continua a scrivere

• Personalizza e aggiungi competenze per un utilizzo su misura
• Adatta le risposte con approfondimenti dalla cronologia delle email
• Gestisci modalità manuale/automatica e preferenze di visualizzazione personalizzate

• Controlli rapidi e accessi nel riquadro Kutools AI
• Gestione dei contenuti generati nella casella delle competenze
• Best practice per l’utilizzo di Kutools AI

Cos’è Kutools AI per Outlook?

Kutools AI per Outlook è una funzione avanzata sviluppata da ExtendOffice, che integra in modo fluido la tecnologia AI dei principali modelli come OpenAI e GoogleAI nella tua routine email quotidiana. Parte di una suite completa di oltre100 strumenti di Kutools per Outlook, rivoluziona la gestione e l’interazione con le email. Grazie all’interfaccia intuitiva, Kutools AI offre funzionalità potenti per aumentare la produttività sia nella lettura sia nella scrittura delle email.

Competenze nel Pannello di Lettura (per analizzare e rispondere alle email ricevute)

• Sommario: Ricevi sintesi concise per capire rapidamente i punti principali delle lunghe email.
• Rispondi: Utilizza l’AI per risposte efficienti e dettagliate alle email. (Supporta l’analisi delle email inviate per ottenere informazioni rilevanti.)
• Risposta rapida: Presenta diverse opzioni di risposta e genera una risposta in base alla direzione scelta. (Supporta l’analisi delle email inviate per ottenere informazioni rilevanti.)
• Risposta di ringraziamento: Genera automaticamente una lettera di ringraziamento sintetica per esprimere gratitudine in modo rapido.
• Traduci: Traduci istantaneamente le email ricevute nella lingua preferita, garantendo una comunicazione senza ostacoli.
• Analizza: Analizza la tendenza emotiva del contenuto dell’email, aiutando a determinare se il tono è positivo, negativo o neutrale.
• Estrai: Estrapola informazioni strutturate come nomi, località, date e importi dall’email per aiutarti a comprendere velocemente i dati chiave.
• Competenze personalizzate: Crea competenze personalizzate modulando i prompt del ruolo, prompt comando e aggiungendo opzioni extra per soddisfare le tue esigenze uniche di gestione email.

Competenze nel Pannello di Scrittura (per la composizione e perfezionamento di email in uscita)

• Componi: Sfrutta l’assistenza AI per accelerare la stesura delle email ricevendo suggerimenti personalizzati.
• Migliora: Migliora automaticamente le bozze di email per grammatica, tono e stile, garantendo un risultato professionale.
• Continua a scrivere: L’AI suggerisce i passaggi successivi e completa i paragrafi in modo contestuale, aiutando a proseguire la stesura.
• Traduci: Traduce facilmente le bozze di email in altre lingue per una comunicazione globale immediata.
• Verifica: Controlla e correggi errori di ortografia e grammatica nell’email per garantire accuratezza linguistica.
• Espandi: Amplia le informazioni chiave dell’email e fornisce spiegazioni dettagliate per arricchire il contenuto.
• Suggerisci: Dopo un’analisi logica o revisione dei contenuti, suggerisce miglioramenti logici o indica contenuti sensibili.
• Competenze personalizzate: Crea competenze personalizzate modulando i prompt del ruolo, prompt comando e aggiungendo opzioni extra per soddisfare le tue esigenze uniche di gestione email.

Perché scegliere Kutools AI Assistant per Outlook?

Nel mondo digitale attuale, una comunicazione efficace è fondamentale. Kutools AI Assistant sfrutta le più recenti tecnologie AI per assicurare non solo la lettura, ma la comprensione e l’apprezzamento delle tue email. Si tratta di innalzare il livello della gestione email, rendendo ogni interazione più significativa e incisiva. Che tu gestisca una mole di email quotidiane o ti concentri su un messaggio critico, Kutools AI è il tuo partner strategico, aiutandoti a rimanere sempre un passo avanti. Ecco alcuni dei principali vantaggi offerti da Kutools AI:

⏰ Automazione salva-tempo: Automatizza le attività email di routine come sommario e risposta rapida, liberando tempo per mansioni più importanti e aumentando la produttività generale.

🌐 Integrazione AI versatile: Kutools AI supporta molteplici piattaforme AI, tra cui OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI e SenseNovaAI, offrendo la flessibilità di scegliere il miglior modello AI per una gestione email precisa ed efficiente.

🖥️ Interfaccia intuitiva: Propone un’interfaccia semplice e facile da navigare, adatta a utenti con qualsiasi livello tecnico, per migliorare gestione e comunicazione delle email.

🌓 Funzionalità doppia modalità: Kutools AI offre Modalità Manuale e Automatica. In Modalità Automatica, attività come sommari email e risposte rapide vengono generate in automatico. Passare da una modalità all’altra è immediato con un solo clic, permettendo di adattare lo strumento al proprio workflow.

💡 Competenze personalizzate: Personalizza Kutools AI creando competenze su misura. Modifica prompt di ruolo, prompt comando e aggiungi opzioni extra per far sì che l’AI lavori esattamente come desideri, ottenendo la massima flessibilità ed efficienza nella gestione email.

📚 Apprendimento dalla cronologia email: Quando genera risposte, Kutools AI utilizza le tue interazioni passate (dopo che hai aggiunto le email alla cronologia) per offrire risposte contestualizzate e accurate basate sulle discussioni precedenti. Nel tempo, le risposte diventano sempre più corrette e personalizzate rispetto al tuo stile.

🌍 Capacità di traduzione linguistica: Supera le barriere linguistiche con modelli evoluti per traduzioni precise, facilitando la comunicazione globale.

⚙️ Integrazione perfetta con Outlook: Progettata esclusivamente per Outlook, valorizza l’esperienza email nell’ambiente familiare, garantendo workflow intuitivo ed efficiente.

✏️ Chiarezza e professionalità migliorate: Sfrutta modelli linguistici evoluti per ottimizzare le email, garantendo sempre chiarezza e professionalità in ogni messaggio.

🔐 Privacy e sicurezza avanzate: Adotta i protocolli di crittografia e sicurezza più recenti per proteggere i dati email, offrendoti la certezza di comunicazioni sempre sicure.

Come configurare Kutools AI Assistant per Outlook e migliorare l’efficienza email

Bastano pochi passaggi per trasformare la tua esperienza email con Kutools AI Assistant. Ecco la guida dettagliata su come configurare Kutools AI nel tuo Outlook.

Passo1: Installa Kutools AI

Vai alla pagina di download per scaricare e installare Kutools for Outlook e ottenere Kutools AI.

Passo2: Attiva Kutools AI

1. Dopo aver installato Kutools for Outlook, vai alla scheda Kutools e clicca su AI Assistant.

2. Si apre la finestra di dialogo Guida Kutools AI . Viene illustrato l’elenco delle competenze offerte da Kutools AI. Clicca sul pulsante Avanti per continuare.

3. Appariranno i Termini di utilizzo. Clicca su Avanti.

4. Ora puoi attivare Kutools AI selezionando il fornitore AI e inserendo la relativa chiave API. Al termine, clicca su OK.

Dopo aver cliccato OK, il riquadro Kutools AI comparirà sulla destra della finestra di Outlook come illustrato di seguito. Continua a leggere per esempi pratici di utilizzo!

Utilizza Kutools AI Assistant nel tuo workflow: esempi pratici

Sommario email: estrazione dei punti principali da messaggi lunghi

Hai appena aperto la casella di posta e trovato un’email lunga da un cliente che descrive vari aggiornamenti e richieste di progetto. Invece di leggere tutto il testo, puoi affidarti alla competenza Sommario di Kutools AI. Quando apri l’email, l’AI genera rapidamente una sintesi concisa evidenziando le informazioni cruciali. Così puoi cogliere i punti salienti e decidere subito i prossimi passi, risparmiando tempo prezioso e assicurandoti di non perdere nessun dettaglio importante.

1. Nel pannello Kutools AI assicurati di essere nel Pannello di Lettura.
2. Seleziona l’email che vuoi riassumere.

Il box Sommario genera automaticamente la sintesi dei punti principali dell’email, come illustrato di seguito:

Risposta rapida: generare risposte istantanee e contestuali

Invece di perdere tempo nella scrittura di una risposta da zero, la competenza Risposta rapida di Kutools AI analizza il contesto dell’email e propone più basi di risposta per una risposta dettagliata.

1. Nel pannello Kutools AI assicurati di essere nel Pannello di Lettura.
2. Seleziona l’email a cui vuoi rispondere. La Risposta rapida genererà automaticamente diverse basi di risposta come mostrato sotto.

   

   Nota:

   • Se selezioni il testo nell’email, la competenza risponderà solo al contenuto selezionato. Altrimenti, risponderà all’intera email.
   • Se nessuna base di risposta è adeguata, puoi cliccare sul link "Non adatto?" e inserire la base desiderata.

3. Seleziona una delle basi di risposta per generare la risposta.

4. Clicca il pulsante Rispondi. La risposta verrà inserita nella bozza dell’email, pronta per revisione, modifica e invio.

   

Composizione email: scrivere i messaggi iniziali con il supporto AI

Quando devi fare follow-up con un cliente dopo una riunione ma non sai come iniziare, la competenza Componi di Kutools AI ti assiste offrendo suggerimenti contestuali. Basta fornire i punti chiave a Kutools AI e ti suggerirà frasi e strutture adattate alle tue necessità, consentendoti di redigere in pochi clic un’email chiara e professionale.

1. Nel riquadro Kutools AI assicurati di essere nel Pannello di Scrittura.
2. Nel box Componi inserisci i punti chiave e clicca su Genera.
3. Clicca su Inserisci per aggiungere la bozza generata nel corpo dell’email.

Continua a Scrivere: riprendi da dove avevi interrotto nella stesura email

Hai iniziato a scrivere un’email dettagliata, ma a metà lavoro sei stato interrotto e costretto a lasciarla incompleta. Al tuo ritorno, la competenza Continua a scrivere di Kutools AI è pronta ad aiutarti a riprendere la bozza. L’AI analizza il contesto e suggerisce come continuare e completare il messaggio.

Il funzionamento della competenza Continua a scrivere è il seguente: quando attivi una risposta a un’email nella Posta in arrivo, il Pannello di Lettura passa automaticamente al Pannello di Scrittura. Mentre inizi la risposta, la competenza Continua a scrivere prosegue automaticamente la bozza. Una volta generato il contenuto, clicca su Inserisci per aggiungerlo velocemente alla tua bozza.

Trasforma Kutools AI nel tuo assistente personale

Dall’aggiunta e personalizzazione delle competenze alla possibilità per l’AI di apprendere dalla cronologia email, puoi ottimizzare Kutools AI per farlo diventare il tuo assistente personale. Grazie a queste funzioni otterrai risposte più precise e contestuali e potrai affinare le competenze AI secondo le tue necessità.

• Personalizza e aggiungi competenze per un utilizzo su misura
• Adatta le risposte con approfondimenti dalla cronologia delle email
• Gestisci modalità manuale/automatica e preferenze di visualizzazione personalizzate

Personalizza e aggiungi competenze per un utilizzo su misura

In basso nel riquadro Kutools AI è presente il pulsante Gestione Libreria Competenze, che apre la finestra di dialogo Gestione Libreria Competenze quando cliccato.

Nella finestra di dialogo Gestione Libreria Competenze puoi configurare competenze sia per il Pannello Lettura che per il Pannello Scrittura:

1. Seleziona Pannello Lettura o Pannello Scrittura per gestire le competenze relative a ciascun pannello.
2. Seleziona la casella accanto ad una competenza per attivarla e visualizzarla nel riquadro Kutools AI. Deseleziona per disabilitare la competenza e nasconderla.
3. Seleziona una competenza per personalizzarne le impostazioni, fra cui:
   • Prompt ruolo: indica all’AI quale comportamento e stile adottare.
   • Prompt comando: istruisce l’AI a svolgere uno specifico compito.
   • Opzioni aggiuntive: permettono una personalizzazione maggiore e l’aggiunta di impostazioni tramite il pulsante Aggiungi opzioni.
4. Aggiungi una nuova competenza cliccando su Aggiungi Competenza per crearne una su misura per le tue necessità.

Adatta le risposte con approfondimenti dalla cronologia delle email

Le competenze di risposta di Kutools AI sono in grado di apprendere dalle conversazioni email storiche. Creando un database locale con i dati delle email passate, l’AI può analizzare le comunicazioni precedenti, aumentando così la precisione e la pertinenza delle risposte contestuali.

Puoi aggiungere manualmente le email storiche all’apprendimento delle email oppure attivare l’aggiunta automatica , in modo che le email vengano incluse subito dopo l’invio, facilitando l’apprendimento e l’adattamento del sistema AI.

Aggiunta manuale

1. Clicca sul pulsante Apprendimento Email nella casella Rispondi o Risposta rapida nel riquadro Kutools AI.

2. Clicca sul pulsante Aggiunta manuale.

3. Nella finestra di dialogo Aggiunta manuale seleziona le email da apprendere e clicca OK.

• Per selezionare tutte le email di un account, spunta la casella accanto all’account.
• Per selezionare le email singolarmente, spunta la casella accanto a ciascuna email.
• Per selezionare le email dell’ultimo mese, clicca sul link Email del mese scorso.
• Per selezionare le email dell’ultimo anno, clicca sul link Email dell’anno scorso.

4. Comparirà una finestra per confermare il numero di email da apprendere. Clicca Sì.

5. Apparirà un altro avviso per comunicare il numero di email già apprese con successo. Clicca OK.

Aggiunta automatica

Clicca sul pulsante Apprendimento Email nella casella Rispondi o Risposta rapida nel riquadro Kutools AI e procedi come segue.

1. Seleziona la casella Aggiunta automatica.
2. Seleziona dai checkbox i singoli account email: le email inviate verranno aggiunte automaticamente all’apprendimento email.
3. Clicca sul pulsante Salva.

Gestisci modalità manuale/automatica e preferenze di visualizzazione personalizzate

Kutools AI offre la personalizzazione del funzionamento e dell’interfaccia visiva secondo le tue preferenze e modalità operative:

• Alcune competenze sono inizialmente impostate su Modalità Automatica, altre operano in Modalità Manuale. Per passare da Manuale ad Automatica per una competenza specifica, basta cliccare su Cambia nella casella della competenza, in alto a destra.
  

  Distinzione delle competenze automatizzate tra Pannello Lettura e Pannello Scrittura:

  • Pannello Lettura: le competenze in Modalità Automatica vengono eseguite ogni volta che viene selezionata una nuova email.
  • Pannello Scrittura: le competenze in Modalità Automatica vengono eseguite automaticamente quando varia la selezione nella bozza, tranne la competenza "Continua a scrivere" che viene attivata solo alla modifica del contenuto stesso.
  Nota:

  Dopo aver impostato una competenza su Modalità Manuale, clicca su Genera per ottenere i risultati. Se selezioni del testo in una email, la competenza elaborerà solo il contenuto selezionato; altrimenti processerà l’intera email. In Modalità Automatica le competenze elaborano l’intera email dopo la selezione. Per elaborare solo una parte, evidenzia la sezione e clicca su Rigenera in basso a sinistra.

• Puoi personalizzare la visualizzazione scegliendo Visualizzazione a pagina singola per vedere tutte le competenze nel Kutools AI riquadro contemporaneamente, oppure Visualizzazione a schede per organizzare le competenze in schede separate.
  

Consigli per massimizzare l’efficienza di Kutools AI

Ecco suggerimenti e accorgimenti per sfruttare Kutools AI in Outlook:

Cosa puoi controllare e gestire rapidamente dal riquadro Kutools AI

Per passare tra Pannello Lettura e Pannello Scrittura, basta alternare il pulsante di selezione Lettura/Scrittura. Per cambiare tra visualizzazione pagina singola e a schede, utilizza il pulsante di selezione Pagina singola/Schede. Per passare rapidamente tra diversi fornitori e modelli AI nel riquadro Kutools AI, clicca sul menu a tendina Modello AI e seleziona l’opzione preferita. Per passare tra le modalità Manuale e Automatica per una competenza, basta cliccare su Cambia nella casella della competenza. Se necessario, clicca su Espandi contenuto per visualizzare il risultato completo. La lingua utilizzata da una competenza segue di default le impostazioni di Outlook. Puoi cambiarla tramite il menu a tendina Lingua nella casella della competenza. Aprendo il menu a tendina Opzioni aggiuntive puoi selezionare parametri che guidano l’AI verso risultati più specifici. Il contenuto generato dall’AI potrebbe non essere corretto: ti consigliamo di verificare sempre le informazioni importanti.

Cosa puoi fare con i contenuti generati nelle caselle delle competenze