Elimina o rimuovi rapidamente le email duplicate in Outlook

Semplifica la tua casella di posta: la potenza di Kutools per la funzione Elimina e-mail duplicate di Outlook

Quando gestisci le e-mail in Outlook, potresti riscontrarne numerose duplicate. Questi duplicati potrebbero derivare da operazioni di copia e incolla accidentali, cicli multipli di invio-ricezione, problemi di sincronizzazione della posta elettronica e altro ancora. Avere troppe email duplicate può sovraccaricare la tua casella di posta, rallentandone la velocità di apertura e rendendola difficile da gestire. A questo punto, eliminare questi duplicati diventa essenziale. Tuttavia, in Outlook, non esiste uno strumento integrato per la rimozione batch di email duplicate ma per la rimozione manuale. Per mantenere la nostra casella di posta pulita e organizzata in modo semplice e veloce, ci affidiamo a Kutools for Outlook. Questa caratteristica prevede tre opzioni distinte su misura per le specifiche esigenze dell’utente rimuovendo i duplicati da email selezionate, cartelle specificate, o applicare regole personalizzate per eliminare, spostare o classificare i duplicati.

Vantaggi dell'utilizzo dell'eliminazione delle email duplicate
Come applicare Elimina email duplicate

Elimina le email duplicate all'interno delle email selezionate
Elimina le email duplicate dalle cartelle specificate
Elimina, sposta o classifica le email duplicate dalle cartelle specificate

Vantaggi dell'utilizzo dell'eliminazione delle email duplicate

maggiore efficienza: Semplificazione della posta in arrivo per una navigazione e una gestione più semplici.
Posta in arrivo semplificata: mantiene pulito il tuo ambiente di posta elettronica, consentendoti di concentrarti più facilmente sulle email che contano.
Spazio di archiviazione ridotto: rimuovendo i duplicati, aiuta a ridurre i requisiti di archiviazione complessivi del tuo account Outlook.
Facilità d'uso: Con un'interfaccia intuitiva, offre un'esperienza senza problemi nella gestione dei duplicati.
Molteplici opzioni di eliminazione: Sia che tu preferisca una rapida pulizia delle e-mail selezionate, una scansione approfondita di cartelle specifiche o la necessità di applicare azioni personalizzate ai duplicati, Kutools per Outlook soddisfa tutti.
Sicurezza: garantisce un processo sicuro che protegge le tue e-mail importanti eliminando i duplicati.
Scansione completa: esegue una scansione approfondita per identificare i duplicati nella tua casella di posta, assicurando che non venga lasciata alcuna ridondanza.
Capacità di elaborazione in blocco: A differenza dell'eliminazione manuale, che richiede molto tempo e manodopera, questa funzionalità consente l'eliminazione in blocco di duplicati su più cartelle, risparmiando molto tempo.
Cancellazione con un clic: può eliminare tutte le email duplicate dalle email selezionate con un solo clic, risparmiando tempo e fatica.
Identificazione intelligente: Può identificare in modo intelligente le e-mail duplicate senza la necessità di ricerca manuale.
Feedback in tempo reale: Fornisce un feedback tempestivo sui risultati dell'eliminazione dopo il completamento, consentendo agli utenti di comprendere chiaramente il risultato dell'eliminazione.
Supporta l'aggiunta di categorie: trova rapidamente tutte le email duplicate e ti supporta nell'aggiunta di una o più categorie a tutti i duplicati per identificare facilmente gli elementi duplicati senza eliminarli o spostarli.

Kutools per Outlook: oltre 100 potenti funzionalità per potenziare il tuo Outlook.

Come applicare Elimina email duplicate

Kutools per Outlook offre un trio di funzionalità specializzate progettate per soddisfare le diverse esigenze quando si tratta di eliminare le email duplicate. Continua con questa guida per apprendere un approccio chiaro e passo passo su come utilizzare in modo efficace ciascuna funzionalità per ripulire la tua casella di posta.

🔵Elimina le email duplicate all'interno delle email selezionate

Ideale per quando hai identificato email specifiche e desideri una pulizia rapida.

Pro punta: quando si utilizza questa funzione, i messaggi di posta elettronica vengono identificati come duplicati se condividono lo stesso oggetto, contenuto del corpo e nomi degli allegati.

Passaggio 1: seleziona semplicemente le e-mail

Seleziona più e-mail continue: seleziona la prima, tieni premuto Shift tasto e quindi selezionare l'ultimo.
Seleziona più e-mail non continue: Trattieni Ctrl tasto , seleziona le email una per una.

Passaggio 2: applica la funzione Rimuovi email duplicate dalla selezione

Accedi alla scheda Kutools e fai clic Email duplicate > Rimuovi email duplicate da selezionati... per eliminare i duplicati all'interno della selezione.

Passaggio 3: elimina le email duplicate

Verrà visualizzata una finestra di dialogo Duplicato, che elenca tutti i duplicati all'interno delle e-mail selezionate, fare clic su Elimina pulsante per avviare l'eliminazione delle email duplicate.
Quindi viene visualizzata una finestra di dialogo che mostra il numero di elementi eliminati, fare clic OK.
Ora, tutte le email duplicate sono state eliminate, lasciando solo una copia (l'email che mostra il punto rosso nell'angolo in basso a destra dell'icona dell'email). È possibile fare clic su Fine pulsante per chiudere la finestra di dialogo.

Suggerimenti su questa superficie:

Per impostazione predefinita, tutti i messaggi di posta elettronica duplicati vengono controllati in ciascun gruppo, tranne il primo ad apparire. Se non desideri eliminare tutti i duplicati, puoi espandere il gruppo di duplicati e selezionare solo i duplicati che devono essere eliminati.
È disponibile il menu contestuale.
- Ripristina la selezione predefinita: seleziona questa opzione per controllare tutti gli elementi duplicati tranne il primo in ciascun gruppo duplicato.
- Seleziona tutto: seleziona questa opzione per controllare tutti gli elementi duplicati in ciascun gruppo.
- Deseleziona tutto: seleziona questa opzione per deselezionare tutti gli elementi duplicati in ciascun gruppo.
Mostra il numero totale di tutte le email che hai scansionato questa volta.
Mostra il numero di tutti gli elementi duplicati trovati questa volta.

🔵Elimina le email duplicate dalle cartelle specificate

Quando hai bisogno di una pulizia più ampia, questa opzione ti consente di prendere di mira intere cartelle.

Pro punta: quando si utilizza questa funzione, i messaggi di posta elettronica vengono identificati come duplicati se condividono lo stesso oggetto, contenuto del corpo e nomi degli allegati.

Passaggio 1: applica la funzione Scansione rapida e rimuovi email duplicate

Passare alla Kutools scheda, fare clic Email duplicate > Scansione rapida e rimozione di email duplicate….

Passaggio 2: controlla la cartella di cui desideri scansionare e da cui rimuovere i duplicati

Suggerimenti su questa superficie:

È disponibile il menu contestuale.
Filtraggio tra file: selezionando questa opzione lo strumento cerca elementi duplicati in tutte le cartelle selezionate. Se deselezionato, confronterà e cercherà solo i duplicati all'interno della singola cartella selezionata.
Mostra il numero di cartelle selezionate.

Passaggio 3: elimina le email duplicate

Email duplicate verrà visualizzata la finestra di dialogo che elenca tutti i duplicati all'interno delle cartelle selezionate, fare clic su Elimina pulsante per avviare l'eliminazione delle email duplicate.
Quindi viene visualizzata una finestra di dialogo che mostra il numero di elementi eliminati, fare clic OK.
Ora, tutte le email duplicate sono state eliminate, lasciando solo una copia (l'email che mostra il punto rosso nell'angolo in basso a destra dell'icona dell'email). È possibile fare clic su Chiudi pulsante per chiudere la finestra di dialogo.

Suggerimenti su questa superficie:

Per impostazione predefinita vengono selezionate tutte le email duplicate, tranne la prima che appare. Se non desideri eliminare tutti i duplicati, puoi espandere il gruppo di duplicati e selezionare solo i duplicati che devono essere eliminati.
È disponibile il menu contestuale.
- Nodo collassato: seleziona questa opzione per mostrare tutti i gruppi duplicati ma non mostrare gli elementi duplicati in ciascun gruppo.
- Espandi tutto: seleziona questa opzione per espandere tutti i gruppi duplicati e mostrare tutti gli elementi duplicati in ciascun gruppo.
- Comprimi tutto: seleziona questa opzione per comprimere tutti i gruppi duplicati e mostrare solo il nome della cartella.
- Ripristino predefinito Selezione: seleziona questa opzione per controllare tutti gli elementi duplicati tranne il primo in ciascun gruppo duplicato.
- Seleziona tutto: seleziona questa opzione per controllare tutti gli elementi duplicati in ciascun gruppo.
- Deseleziona tutto: seleziona questa opzione per deselezionare tutti gli elementi duplicati in ciascun gruppo.
Mostra il numero di tutti gli elementi duplicati trovati questa volta.

🔵Elimina, sposta o classifica le email duplicate da cartelle specificate

Passaggio 1: applica la funzionalità Scansione avanzata e rimozione email duplicate

Sotto il Kutools scheda, fare clic Email duplicate > Scansione avanzata e rimozione di email duplicate....

Passaggio 2: scegli le cartelle da cui desideri rimuovere le email duplicate

Nel popping Email duplicate - Passaggio 1 finestra,

Controlla i nomi delle cartelle da cui desideri cercare le email duplicate,
Quindi fare clic su Avanti: seleziona i campi per filtrare le email duplicate pulsante per andare al passaggio successivo.

Suggerimenti su questa superficie:

È disponibile il menu contestuale.
- Seleziona tutto: selezionare questa opzione per selezionare tutte le cartelle, comprese le sottocartelle.
- Deseleziona tutto: selezionare questa opzione per deselezionare tutte le cartelle, comprese le sottocartelle.
- Seleziona tutte le sottocartelle della cartella corrente: selezionare questa opzione per controllare tutte le sottocartelle della cartella selezionata.
- Deseleziona tutte le sottocartelle della cartella corrente: selezionare questa opzione per deselezionare tutte le sottocartelle della cartella selezionata.
- Espandi tutto: seleziona questa opzione per espandere tutte le cartelle, comprese le sottocartelle di ciascun account.
- Comprimi tutto: seleziona questa opzione per comprimere tutte le cartelle, comprese le sottocartelle di tutti gli account.
Le cartelle selezionate vengono elencate in questo riquadro e ai messaggi all'interno della cartella superiore verrà assegnata la priorità di conservazione. È possibile modificare l'ordine delle cartelle o eliminare le cartelle dall'elenco selezionandole e facendo clic su , , , o pulsanti.
Mostra il numero di cartelle selezionate.

Passaggio 3: specificare i criteri di filtraggio per identificare le e-mail duplicate

Nel E-mail duplicate – Passaggio 2 finestra,

Controlla i criteri in base ai quali desideri filtrare le email duplicate,
Clicchi Successivo: seleziona i campi da elencare nei risultati pulsante.

Suggerimenti su questa superficie:

Clicchi Predefinito Il pulsante sceglierà automaticamente Corpo, Allegato e Oggetto come criteri di filtraggio.
Controlla il Cerca messaggi duplicati nelle cartelle l'opzione confronterà e cercherà gli elementi duplicati in tutte le cartelle selezionate. Deseleziona questa opzione per confrontare e cercare elementi duplicati all'interno della singola cartella.
Se si fa clic sul Inizia a filtrare pulsante per filtrare direttamente le email duplicate, la finestra dei risultati visualizzerà i campi predefiniti.

Passaggio 4: identificare i campi da elencare nei risultati

Nel E-mail duplicate – Passaggio 3 finestra,

Scegli una modalità di visualizzazione di cui hai bisogno,
Fare clic sul pulsante Avvia filtraggio.

Suggerimenti su questa superficie:

Le Predefinito L'opzione è selezionata per impostazione predefinita, il che significa che i campi del percorso del file, dell'oggetto e del corpo verranno elencati nel risultato del filtro.
Le Custom l'opzione ti supporta nella specifica dei campi che devi visualizzare nel risultato del filtro.
1. Seleziona il Custom opzione
2. Clicchi Definito dall'utente pulsante
3. Quindi controlla i campi che ti servono nel file Mail duplicate -Impostazione Finestra di dialogo
4. Salva le impostazioni
Se controlla il file Criteri duplicati selezionati opzione, i risultati del filtro elencheranno i campi delle condizioni specificati nel passaggio 3.

Passaggio 5: elimina, sposta o classifica le email duplicate in base alle tue esigenze.

Nel E-mail duplicate – Passaggio 4 finestra, puoi vedere che tutte le email duplicate sono state filtrate in base ai criteri che hai personalizzato ed elencato.

Poi si può delete, cambiano or classificare questi elementi duplicati.

Elimina le email duplicate (sposta nella cartella Posta eliminata)

Fare clic sull'elenco a discesa accanto Modi per gestire le email duplicate, scegli il Elimina (passa alla cartella Posta eliminata) opzione, quindi fare clic su Applica ora pulsante
Quindi viene visualizzata una finestra di dialogo per ricordare il numero di elementi eliminati, fare clic OK per chiuderlo.
Puoi vedere che le email duplicate verranno visualizzate nella procedura guidata barrate e che sono state cancellate, ad eccezione dell'email riservata, che è indicata da un punto rosso nell'angolo in basso a destra dell'icona dell'email. Clic Fatto per uscire dalla procedura guidata.

Sposta le email duplicate in una cartella

Fare clic sull'elenco a discesa accanto Modi per gestire le email duplicate, scegli il Sposta tutte le email selezionate opzione, quindi fare clic su Applica ora pulsante.

Pro punta: per impostazione predefinita, verranno controllate tutte le email duplicate tranne la prima.
Nel Seleziona le cartelle finestra di dialogo, seleziona una cartella o creane una nuova per posizionare le email duplicate, fai clic su OK.
Quindi viene visualizzata una finestra di dialogo per ricordare il numero di elementi spostati, fare clic OK per chiuderlo.
Puoi vedere che le email duplicate verranno visualizzate nella procedura guidata barrate e che sono state cancellate, ad eccezione dell'email riservata, che è indicata da un punto rosso nell'angolo in basso a destra dell'icona dell'email. Clic Fatto per uscire dalla procedura guidata.

Aggiungi categorie alle email duplicate

Fare clic sull'elenco a discesa accanto Modi per gestire i duplicati e-mail, scegli il Aggiungi categorie (anche riservate) opzione, quindi fare clic su Applica ora pulsante.
Nel Categorie di colore finestra di dialogo, scegli una o più categorie di cui hai bisogno (puoi anche creare una nuova categoria di colori), quindi fai clic OK.
Quindi viene visualizzata una finestra di dialogo per ricordare il numero degli elementi completati, fare clic OK per chiuderlo.
Clicchi Fatto per uscire dalla procedura guidata.

Suggerimenti sulle email duplicate - Passaggio 4:

Ad eccezione dell'eliminazione, dello spostamento o della classificazione di tutte le email duplicate elencate nella procedura guidata, puoi anche utilizzare il menu di scelta rapida per gestire elementi specifici di tua scelta.

Elimina, sposta o classifica tutti i duplicati in un gruppo di duplicati

Se desideri gestire tutti i duplicati in un determinato gruppo di duplicati, fai clic con il pulsante destro del mouse sul nome del gruppo e quindi scegli l'opzione che ti serve.

Selezionando qualsiasi opzione nel menu di scelta rapida verrà visualizzata una finestra di messaggio per confermare l'azione, fare clic sul pulsante Continua se si desidera continuare o fare clic su Annulla.

Successivamente è necessario prendere nota di quanto segue
- Se scegli di classificare tutti gli elementi selezionati nel gruppo corrente, dopo aver confermato l'azione, verrà visualizzata una finestra di dialogo Categorie di colore per assegnare le categorie di colore.
- Se si sceglie di spostare tutti gli elementi selezionati nel gruppo corrente, dopo aver confermato l'azione, verrà visualizzata la finestra di dialogo Seleziona cartelle in cui è possibile scegliere una cartella di destinazione.
- Se scegli di eliminare tutti gli elementi selezionati nel gruppo corrente, dopo aver confermato l'azione, tutti i duplicati tranne l'e-mail riservata verranno rimossi immediatamente.
Elimina, sposta o classifica un determinato duplicato in un gruppo di duplicati

Se desideri gestire solo una determinata email duplicata in un gruppo di duplicati, fai clic con il pulsante destro del mouse su quel duplicato e quindi scegli l'opzione che ti serve.

Selezionando qualsiasi opzione (tranne l'opzione Imposta come e-mail riservata) nel menu di scelta rapida verrà visualizzata una finestra di messaggio per confermare l'azione, fare clic sul pulsante Continua se si desidera continuare o fare clic su Annulla.

Successivamente è necessario prendere nota di quanto segue
- Se scegli di spostare questo elemento, dopo aver confermato l'azione, verrà visualizzata la finestra di dialogo Seleziona cartelle per scegliere una cartella di destinazione.
- Se scegli di categorizzare questo elemento, dopo aver confermato l'azione, verrà visualizzata una finestra di dialogo Categorie di colore per assegnare le categorie di colore.
- Se scegli di eliminare questo elemento, dopo aver confermato l'azione, tutti i duplicati tranne l'e-mail riservata verranno rimossi immediatamente.
Modifica l'email riservata

Se devi modificare l'e-mail riservata, fai clic con il pulsante destro del mouse sull'e-mail duplicata che desideri impostare come nuova e-mail riservata e seleziona l'opzione Imposta come e-mail riservata dal menu contestuale.

Altri suggerimenti:

Utilizza facilmente le stesse impostazioni la prossima volta che cerchi email duplicate

Una volta applicata la funzione Scansione avanzata e rimozione email duplicate, manterrà le ultime configurazioni, consentendoti di utilizzare facilmente le stesse impostazioni la prossima volta che cercherai email duplicate. Per fare ciò, seleziona semplicemente Kutools > Email duplicate > Scansione avanzata e rimuovi email duplicate e, nella procedura guidata Email duplicate - Passaggio 1, fai clic sul pulsante Avvia filtro.

Ciò conclude la guida passo passo e la spiegazione per l'utilizzo di Kutools per le funzionalità Elimina email duplicate di Outlook.

Se sei interessato, puoi fare clic per scaricare e provarlo.

Se hai domande, non esitare a lasciare un messaggio nella sezione commenti qui sotto.

Kutools for Outlook vanta oltre 100 funzionalità e viene continuamente migliorato e aggiornato. Noi consiglio vivamente di provarloe scoprirai che il tuo lavoro con Outlook diventerà sempre più semplice.