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Elimina, sposta o classifica rapidamente i messaggi di posta elettronica duplicati in Outlook

Quando desideri eliminare tutte le tue email duplicate contemporaneamente, sfortunatamente Outlook non offre una soluzione integrata. Di solito, devi eliminarli manualmente uno per uno o cercare un componente aggiuntivo utile per aiutarti in questa attività. Kutools for Outlook è un prezioso componente aggiuntivo progettato per aumentare la produttività in Outlook. Con Kutools for Outlook's Utilità duplicate, gestire le email duplicate è un gioco da ragazzi, permettendoti di eliminarle, spostarle o classificarle rapidamente in batch.


Elimina le email duplicate all'interno delle email selezionate

Per eliminare le email duplicate all'interno delle email selezionate, il file E-mail selezionate caratteristica di Kutools for Outlook può aiutarti a realizzarlo facilmente. Si prega di fare quanto segue.

1. Apri una cartella di posta elettronica e seleziona le email di cui desideri rimuovere i duplicati al suo interno.

  • Tenendo il Ctrl tasto , è possibile selezionare più messaggi di posta elettronica non adiacenti facendo clic su di essi uno per uno nell'elenco dei messaggi.
  • Tenendo il Shift tasto , è possibile selezionare più e-mail adiacenti facendo clic sulla prima e-mail e sull'ultima nell'elenco dei messaggi.

2. Selezionare Kutools > duplicare > E-mail selezionate.

3. Quindi a duplicare verrà visualizzata la finestra di dialogo che elenca tutti i duplicati all'interno delle e-mail selezionate. Quindi puoi fare clic su Elimina pulsante per avviare l'eliminazione delle email duplicate.

Consiglio: tutte le email duplicate vengono controllate per impostazione predefinita. Se non desideri eliminare tutti i duplicati, puoi espandere il gruppo di duplicati e selezionare solo i duplicati che devono essere eliminati.

4. Il Mail duplicati – Kutools verrà quindi visualizzata una finestra di dialogo per ricordarti quante email duplicate hai eliminato. Clic OK per chiudere questa finestra di dialogo.

5. Ora, tutte le email duplicate sono state eliminate, lasciandone solo una copia (l'email che mostra il punto rosso nell'angolo in basso a destra dell'icona dell'email). È possibile fare clic su Fine pulsante per chiudere la finestra di dialogo.

Note:
  • Per eliminare duplicati specifici, selezionali semplicemente nel file Elenco e-mail duplicato casella e quindi fare clic su delete pulsante.
  • Le email sono considerate duplicate se l'oggetto, il corpo e i nomi degli allegati sono gli stessi. Tutti e tre i criteri devono essere soddisfatti affinché un'e-mail venga classificata come duplicata.

Elimina le email duplicate dalle cartelle specificate

Nella sezione precedente, ho descritto come eliminare le email duplicate dalle email selezionate, qui descriverò come eliminare le email duplicate dalle cartelle specificate utilizzando il comando Elimina le email duplicate nelle cartelle caratteristica di Kutools for Outlook.

1. Dopo aver installato Kutools per Outlook, seleziona Kutools > duplicare > Cartella e-mail.

2. Nel Email duplicate: seleziona la cartella finestra di dialogo, è necessario configurare come segue.

2.1) Seleziona le cartelle di posta elettronica da cui desideri eliminare i duplicati.
2.2) Fare clic OK per continuare.
Suggerimenti::
  • Se desideri trovare email duplicate nelle cartelle selezionate, controlla il file Filtraggio tra file scatola. In caso contrario, la ricerca di email duplicate sarà limitata alle singole cartelle.
  • Sono disponibili più operazioni nel menu di scelta rapida per aiutarti a selezionare rapidamente le cartelle. Vedi schermata:

3. Quindi a Email duplicate verrà visualizzata la finestra di dialogo che elenca tutti i duplicati all'interno delle e-mail selezionate. Quindi puoi fare clic su Elimina pulsante per avviare l'eliminazione delle email duplicate.

Suggerimenti::
  • Tutte le email duplicate vengono controllate per impostazione predefinita. Se non desideri eliminare tutti i duplicati, puoi espandere il gruppo di duplicati e selezionare solo i duplicati che devono essere eliminati.
  • Facendo clic con il pulsante destro del mouse sull'elenco dei duplicati si aprirà il menu contestuale in cui potrai facilmente espandere e comprimere l'elenco facendo clic sull'opzione appropriata.

4. Quindi a Mail duplicati – Kutools verrà visualizzata una finestra di dialogo per ricordarti quante email duplicate hai eliminato. Clic OK per chiudere questa finestra di dialogo.

5. Ora, tutte le email duplicate sono state eliminate, lasciandone solo una copia (l'email che mostra il punto rosso nell'angolo in basso a destra dell'icona dell'email). Dopo aver terminato l'eliminazione, chiudere la finestra di dialogo.

Note:
  • Per eliminare duplicati specifici, selezionali semplicemente nel file Elenco e-mail duplicato casella e quindi fare clic su delete pulsante.
  • Le email sono considerate duplicate se l'oggetto, il corpo e i nomi degli allegati sono gli stessi. Tutti e tre i criteri devono essere soddisfatti affinché un'e-mail venga classificata come duplicata.

Elimina, sposta o classifica le email duplicate nelle cartelle specificate

Oltre alle due caratteristiche precedenti, Kutools for Outlook offre anche una funzionalità chiamata Duplicati avanzati. Questa funzionalità non si limita a eliminare le email duplicate nelle cartelle specificate in base ai filtri impostati; consente inoltre lo spostamento e la categorizzazione di tali duplicati.

1. Dopo aver installato Kutools per Outlook, seleziona Kutools > duplicare > Duplicazione avanzata.

2. Nel E-mail duplicate – Passaggio 1 procedura guidata, è necessario configurare come segue.

2.1) Seleziona le cartelle di posta elettronica da cui desideri eliminare i duplicati.
2.2) Fare clic su Avanti: seleziona i campi per filtrare le email duplicate pulsante per continuare.
Suggerimenti::
  • Fare clic destro del Nome della cartella elenco, puoi facilmente selezionare, deselezionare, selezionare, deselezionare, espandere o comprimere tutte le cartelle di cui hai bisogno con le opzioni del tasto destro.
  • Le cartelle selezionate sono elencate sul lato destro della procedura guidata e ai messaggi all'interno della cartella superiore verrà assegnata la priorità di conservazione.
  • È possibile selezionare una delle cartelle e quindi fare clic su una qualsiasi delle icone di spostamento per riorganizzare la cartella selezionata secondo necessità.
  • È possibile eliminare una cartella selezionandola e facendo clic su Elimina pulsante.

3. Ora entri nel file E-mail duplicate – Passaggio 2 procedura guidata. In questa procedura guidata, è necessario specificare le condizioni per determinare le email duplicate e fare clic su Successivo: seleziona i campi da elencare nei risultati pulsante.

Suggerimenti::
  • Le Corpo, Allegati ed Oggetto i campi sono selezionati per impostazione predefinita. Le email verranno considerate duplicate solo se queste tre condizioni sono tutte soddisfatte. Se necessario, puoi specificare i tuoi campi.
  • Se desideri trovare email duplicate nelle cartelle selezionate, controlla il file Cerca messaggi duplicati nelle cartelle scatola. In caso contrario, la ricerca di email duplicate sarà limitata alle singole cartelle.

4. Nel E-mail duplicate – Passaggio 3 procedura guidata, scegli una modalità di visualizzazione dei risultati e fai clic su Inizia a filtrare pulsante.

Suggerimenti::
  • Le Predefinito l'opzione è selezionata per impostazione predefinita, il che significa che il file percorso del file, soggetto ed stile di vita i campi verranno elencati nel risultato del filtro.
  • Puoi specificare i campi che desideri visualizzare nel risultato del filtro. Basta selezionare il Custom opzione e quindi controlla i campi necessari nel file Mail duplicate -Impostazione finestra di dialogo e salvare le impostazioni
  • Se si sceglie la Criteri duplicati selezionati opzione, i risultati del filtro elencheranno i campi delle condizioni specificati nel passaggio 3.

5. Nel E-mail duplicate – Passaggio 4 mago, a Kutools for Outlook verrà visualizzata innanzitutto la finestra di dialogo per ricordarti del completamento del filtro, fai clic su OK pulsante. Quindi tutte le email duplicate nelle cartelle selezionate verranno elencate nella procedura guidata. Quindi puoi eliminare, spostare o classificare le email duplicate come segue.

Elimina tutte le email duplicate

Per eliminare tutte le email duplicate, configurare come segue nel file Email duplicate - Passaggio 4 procedura guidata.

  1. Clicca su Modi per gestire le email duplicate dall'elenco a discesa, scegli il file Elimina (passa alla cartella Posta eliminata) opzione, quindi fare clic su Applica ora pulsante.
  2. Questo farà apparire un Kutools for Outlook finestra di dialogo che indica quante email duplicate sono state eliminate, fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo. Vedrai le email duplicate ad eccezione dell'email riservata (quella con un punto rosso visualizzato nell'angolo in basso a destra dell'icona dell'email) elencate nella procedura guidata con l'aggiunta di una barratura.
    Consiglio: queste email barrate sono state eliminate dalle cartelle specificate.
  3. Clicca su Fatto pulsante per chiudere la procedura guidata.
Sposta tutte le email duplicate

Se è necessario spostare tutte le email duplicate in una cartella specifica anziché rimuoverle, è possibile procedere come segue:

  1. Clicca su Modi per gestire le email duplicate dall'elenco a discesa, scegli il file Sposta i duplicati (tranne quelli riservati) or Sposta tutti i duplicati (compresi quelli riservati) opzione, quindi fare clic su Applica ora pulsante.
    Consiglio: L'e-mail riservata è quella con un punto rosso visualizzato nell'angolo in basso a destra dell'icona dell'e-mail.
  2. A Seleziona le cartelle viene visualizzata la finestra di dialogo, è necessario selezionare o creare una cartella per salvare i duplicati e quindi fare clic su OK pulsante.
  3. Poi un Kutools for Outlook viene visualizzata la finestra di dialogo che ti informa su quanti messaggi di posta elettronica duplicati sono stati spostati, fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo. Vedrai le email duplicate elencate nella procedura guidata con l'aggiunta di una barratura.
    Consiglio: queste email barrate sono state spostate nella cartella specificata.
  4. Clicca su Fatto pulsante per chiudere la procedura guidata.
Categorizza tutte le email duplicate

Per classificare tutte le email duplicate, devi procedere come segue:

  1. Clicca su Modi per gestire le email duplicate dall'elenco a discesa, scegli il file Aggiungi categorie (anche riservate) opzione, quindi fare clic su Applica ora pulsante.
    Consiglio: L'e-mail riservata è quella con un punto rosso visualizzato nell'angolo in basso a destra dell'icona dell'e-mail.
  2. In apertura Categorie di colore finestra di dialogo, seleziona una o più categorie di cui hai bisogno, quindi fai clic OK.
    Note:: Se è la prima volta che usi le categorie, a Rinomina categoria si aprirà la finestra di dialogo, potrai scegliere se rinominare o meno la categoria selezionata in base alle tue esigenze.
  3. Poi un Kutools for Outlook viene visualizzata una finestra di dialogo che ti informa su quante email duplicate sono state classificate, fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo. Vedrai le email duplicate elencate nella procedura guidata con l'aggiunta di una barratura.
    Consiglio: a tutti i duplicati elencati, compresi quelli riservati, è stata aggiunta la categoria specificata.
  4. Clicca su Fatto pulsante per chiudere la procedura guidata.
Note:

Ad eccezione dell'eliminazione, dello spostamento o della classificazione di tutte le email duplicate elencate nella procedura guidata, puoi anche utilizzare il menu di scelta rapida per gestire elementi specifici di tua scelta.

Elimina, sposta o classifica tutti i duplicati in un gruppo di duplicati

Se desideri gestire tutti i duplicati in un determinato gruppo di duplicati, fai clic con il pulsante destro del mouse sul nome del gruppo e quindi scegli l'opzione che ti serve.

  1. Selezionando qualsiasi opzione nel menu contestuale verrà visualizzata una finestra di dialogo per confermare l'azione, fare clic su Continua se vuoi continuare, oppure clicca su Annulla.
  2. Successivamente è necessario prendere nota di quanto segue
    • Se si sceglie di categorizzare tutti gli elementi selezionati nel gruppo corrente, dopo aver confermato l'azione, a Categorie di colore viene quindi visualizzata la finestra di dialogo per assegnare le categorie di colore.
    • Se si sceglie di sposta tutti gli elementi selezionati nel gruppo corrente, dopo aver confermato l'azione, a Seleziona le cartelle viene quindi visualizzata la finestra di dialogo in cui è possibile scegliere una cartella di destinazione.
    • Se si sceglie di elimina tutti gli elementi selezionati nel gruppo corrente, dopo aver confermato l'azione, tutti i duplicati tranne l'e-mail riservata verranno rimossi immediatamente.

Elimina, sposta o classifica un determinato duplicato in un gruppo di duplicati

Se desideri gestire solo una determinata email duplicata in un gruppo di duplicati, fai clic con il pulsante destro del mouse su quel duplicato e quindi scegli l'opzione che ti serve. Vedi schermata:

  1. Selezionando qualsiasi opzione (tranne l'opzione Imposta come e-mail riservata) nel menu di scelta rapida verrà visualizzata una finestra di messaggio per confermare l'azione, fare clic su Continua se vuoi continuare, oppure clicca su Annulla.
  2. Successivamente è necessario prendere nota di quanto segue
    • Se si sceglie di sposta questo elemento, dopo aver confermato l'azione, a Seleziona le cartelle viene quindi visualizzata la finestra di dialogo in cui è possibile scegliere una cartella di destinazione.
    • Se si sceglie di categorizzare questo elemento, dopo aver confermato l'azione, a Categorie di colore viene quindi visualizzata la finestra di dialogo per assegnare le categorie di colore.
    • Se si sceglie di elimina questo elemento, dopo aver confermato l'azione, tutti i duplicati tranne l'e-mail riservata verranno rimossi immediatamente.

Modifica l'email riservata

Se devi modificare l'e-mail riservata, fai clic con il pulsante destro del mouse sull'e-mail duplicata che desideri impostare come nuova e-mail riservata e seleziona l'opzione Imposta come e-mail riservata dal menu contestuale.

Utilizza facilmente le stesse impostazioni la prossima volta che cerchi email duplicate

Una volta applicata la funzione avanzata Duplica, manterrà le ultime configurazioni, consentendoti di utilizzare facilmente le stesse impostazioni la prossima volta che cerchi email duplicate. Per fare ciò è sufficiente selezionare Kutools > duplicare > Duplicazione avanzata e, nel E-mail duplicate – Passaggio 1 fare clic su Inizia a filtrare pulsante.


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