Semplifica la tua casella di posta: la potenza di Kutools per la funzione Elimina e-mail duplicate di Outlook
Quando si gestiscono email in Outlook, è possibile imbattersi in numerosi duplicati. Questi duplicati potrebbero derivare da operazioni di copia e incolla accidentali, da molteplici cicli di invio e ricezione, da problemi di sincronizzazione delle email e altro ancora. Avere troppe email duplicate può sovraccaricare la casella di posta, rallentandone la velocità di apertura e rendendola difficile da gestire. A questo punto, eliminare questi duplicati diventa essenziale. Tuttavia, in Outlook non esiste uno strumento integrato per la rimozione batch delle email duplicate, ma solo la rimozione manuale. Per mantenere la posta in arrivo pulita e organizzata in modo rapido e semplice, ci affidiamo a "Kutools for Outlook". Questa funzionalità "offre tre opzioni distinte" pensate per le esigenze specifiche dell'utente: "rimuovere i duplicati da email selezionate, cartelle specifiche o applicare regole personalizzate per eliminare, spostare o categorizzare i duplicati".
Come applicare Elimina email duplicate
Vantaggi dell'utilizzo dell'eliminazione delle email duplicate
| "Maggiore efficienza": semplificazione della posta in arrivo per una navigazione e una gestione più semplici. |  |
| "Posta in arrivo semplificata": mantiene pulito l'ambiente di posta elettronica, consentendoti di concentrarti più facilmente sulle email importanti. |  |
| "Spazio di archiviazione ridotto": rimuovendo i duplicati, contribuisci a ridurre lo spazio di archiviazione complessivo richiesto dal tuo account Outlook. |  |
| "Facilità d'uso": grazie all'interfaccia intuitiva, offre un'esperienza senza problemi nella gestione dei duplicati. |  |
| "Opzioni di eliminazione multiple": che tu preferisca una rapida pulizia delle email selezionate, una pulizia approfondita di cartelle specifiche o che tu debba applicare azioni personalizzate ai duplicati, Kutools per Outlook è la soluzione giusta per te. |  |
| "Sicurezza": garantisce un processo sicuro che protegge le tue e-mail importanti eliminando i duplicati. |  |
| "Scansione completa": esegue una scansione approfondita per identificare i duplicati nella posta in arrivo, assicurando che non venga tralasciata alcuna ridondanza. |  |
| "Capacità di elaborazione in blocco": a differenza dell'eliminazione manuale, che richiede molto tempo e lavoro, questa funzionalità consente l'eliminazione in blocco dei duplicati in più cartelle, con un notevole risparmio di tempo. |  |
| "Eliminazione con un clic": consente di eliminare tutte le email duplicate dalle email selezionate con un solo clic, risparmiando tempo e fatica. |  |
| "Identificazione intelligente": può identificare in modo intelligente le email duplicate senza dover effettuare ricerche manuali. |  |
| "Feedback in tempo reale": fornisce un feedback tempestivo sui risultati dell'eliminazione dopo il completamento, consentendo agli utenti di comprenderne chiaramente l'esito. |  |
| "Supporto per l'aggiunta di categorie": trova rapidamente tutte le email duplicate e ti aiuta ad aggiungere una o più categorie a tutti i duplicati, così da identificare facilmente gli elementi duplicati senza eliminarli o spostarli. |  |
Kutools per Outlook: oltre 100 potenti funzionalità per potenziare il tuo Outlook.
Come applicare Elimina email duplicate
Kutools per Outlook offre un trio di funzionalità specializzate progettate per soddisfare le diverse esigenze quando si tratta di eliminare le email duplicate. Continua con questa guida per apprendere un approccio chiaro e passo passo su come utilizzare in modo efficace ciascuna funzionalità per ripulire la tua casella di posta.
🔵Elimina le email duplicate all'interno delle email selezionate
Ideale per quando hai identificato email specifiche e desideri una pulizia rapida.
Passaggio 1: seleziona semplicemente le e-mail
- Selezionare più email consecutive: selezionare la prima, tenere premuto il tasto "Maiusc" e quindi selezionare l'ultima.
- Selezionare più email non consecutive: tenere premuto il tasto "Ctrl" e selezionare le email una alla volta.
Passaggio 2: applica la funzione Rimuovi email duplicate dalla selezione
Accedi alla scheda "Kutools Plus" e clicca su "Email duplicate" > "Rimuovi email duplicate dalle email selezionate..." per eliminare i duplicati all'interno della selezione.
Passaggio 3: elimina le email duplicate
Apparirà una finestra di dialogo Duplicati, che elenca tutti i duplicati presenti nelle email selezionate; fare clic sul pulsante "Elimina" per avviare l'eliminazione di tutte le email duplicate.
Si aprirà una finestra di dialogo che mostra il numero di elementi eliminati; fare clic su "OK".
Ora tutte le email duplicate sono state eliminate, lasciandone solo una copia (l'email con il punto rosso nell'angolo in basso a destra dell'icona). Puoi fare clic sul pulsante "Chiudi" per chiudere la finestra di dialogo.
- Per impostazione predefinita, tutte le email duplicate vengono selezionate in ogni gruppo, tranne la prima che appare. Se non desideri eliminare tutti i duplicati, puoi selezionare solo quelli che devono essere eliminati.
- È disponibile il menu contestuale.
- "Ripristina selezione predefinita": seleziona questa opzione per selezionare tutti gli elementi duplicati, eccetto il primo in ogni gruppo di duplicati.
- "Seleziona tutto": seleziona questa opzione per selezionare tutti gli elementi duplicati in ciascun gruppo.
- "Deseleziona tutto": seleziona questa opzione per deselezionare tutti gli elementi duplicati in ciascun gruppo.
- "Espandi tutto": seleziona questa opzione per espandere tutti i gruppi duplicati e mostrare tutti gli elementi duplicati in ciascun gruppo.
- "Comprimi tutto": seleziona questa opzione per comprimere tutti i gruppi duplicati e mostrare solo l'oggetto, l'allegato, il corpo dei messaggi duplicati e la loro quantità.
- Mostra il numero totale di tutte le email che hai scansionato questa volta.
- Mostra il numero di tutti gli elementi duplicati trovati questa volta.
🔵Elimina le email duplicate dalle cartelle specificate
Quando hai bisogno di una pulizia più ampia, questa opzione ti consente di prendere di mira intere cartelle.
Passaggio 1: applica la funzione Scansione rapida e rimuovi email duplicate
Vai alla scheda "Kutools Plus", clicca su "Email duplicate" > "Scansione rapida e rimozione email duplicate...".
Passaggio 2: controlla la cartella di cui desideri scansionare e da cui rimuovere i duplicati
- È disponibile il menu contestuale.
- Filtro tra file: selezionando questa opzione, lo strumento cercherà gli elementi duplicati in tutte le cartelle selezionate. Se non selezionata, il confronto e la ricerca dei duplicati verranno eseguiti solo all'interno della singola cartella selezionata.
- Mostra il numero di cartelle selezionate.
Passaggio 3: elimina le email duplicate
Apparirà la finestra di dialogo "Email duplicate", che elenca tutti i duplicati presenti nelle cartelle selezionate. Fare clic sul pulsante "Elimina" per avviare l'eliminazione di tutte le email duplicate.
Si aprirà una finestra di dialogo che mostra il numero di elementi eliminati; fare clic su "OK".
Ora tutte le email duplicate sono state eliminate, lasciandone solo una copia (l'email con il punto rosso nell'angolo in basso a destra dell'icona). Puoi fare clic sul pulsante "Annulla" per chiudere la finestra di dialogo.
- Per impostazione predefinita vengono selezionate tutte le email duplicate, tranne la prima che appare. Se non desideri eliminare tutti i duplicati, puoi espandere il gruppo di duplicati e selezionare solo i duplicati che devono essere eliminati.
- È disponibile il menu contestuale.
- "Nodo compresso": seleziona questa opzione per mostrare tutti i gruppi duplicati ma non mostrare gli elementi duplicati in ciascun gruppo.
- "Espandi tutto": seleziona questa opzione per espandere tutti i gruppi duplicati e mostrare tutti gli elementi duplicati in ciascun gruppo.
- "Comprimi tutto": seleziona questa opzione per comprimere tutti i gruppi duplicati e mostrare solo il nome della cartella.
- "Ripristina selezione predefinita": seleziona questa opzione per selezionare tutti gli elementi duplicati, eccetto il primo in ogni gruppo di duplicati.
- "Seleziona tutto": seleziona questa opzione per selezionare tutti gli elementi duplicati in ciascun gruppo.
- "Deseleziona tutto": seleziona questa opzione per deselezionare tutti gli elementi duplicati in ciascun gruppo.
- Mostra il numero di tutti gli elementi duplicati trovati questa volta.
🔵Elimina, sposta o classifica le email duplicate da cartelle specificate
Passaggio 1: applica la funzionalità Scansione avanzata e rimozione email duplicate
Nella scheda "Kutools Plus", clicca su "Email duplicate" > "Scansione avanzata e rimozione email duplicate...".
Passaggio 2: scegli le cartelle da cui desideri rimuovere le email duplicate
Nella finestra che si apre "Email duplicate - Passaggio 1",
Controlla i nomi delle cartelle da cui desideri cercare le email duplicate,
Quindi fare clic sul pulsante "Avanti: seleziona i campi per filtrare le email duplicate" per passare al passaggio successivo.
- È disponibile il menu contestuale.
- "Seleziona tutto": seleziona questa opzione per selezionare tutte le cartelle, comprese le sottocartelle.
- "Deseleziona tutto": seleziona questa opzione per deselezionare tutte le cartelle, comprese le sottocartelle.
- "Seleziona tutte le sottocartelle della cartella corrente": seleziona questa opzione per controllare tutte le sottocartelle della cartella selezionata.
- "Deseleziona tutte le sottocartelle della cartella corrente": seleziona questa opzione per deselezionare tutte le sottocartelle della cartella selezionata.
- "Espandi tutto": seleziona questa opzione per espandere tutte le cartelle, comprese le sottocartelle di ciascun account.
- "Comprimi tutto": seleziona questa opzione per comprimere tutte le cartelle, comprese le sottocartelle di tutti gli account.
- Le cartelle selezionate vengono elencate in questo riquadro e ai messaggi all'interno della cartella superiore verrà assegnata la priorità di conservazione. È possibile modificare l'ordine delle cartelle o eliminare le cartelle dall'elenco selezionandole e facendo clic su
, 
, 
, o 
pulsanti. - Mostra il numero di cartelle selezionate.
Passaggio 3: specificare i criteri di filtraggio per identificare le e-mail duplicate
Nella finestra "Email duplicate – Passaggio 2",
Controlla i criteri in base ai quali desideri filtrare le email duplicate,
Fare clic sul pulsante "Avanti: seleziona i campi da elencare nei risultati".
- Facendo clic sul pulsante "Predefinito" verranno automaticamente selezionati come criteri di filtraggio il Corpo, l'Allegato e l'Oggetto.
- Selezionando l'opzione "Cerca messaggi duplicati nelle cartelle", verranno confrontati e cercati gli elementi duplicati in tutte le cartelle selezionate. Deselezionando questa opzione, verranno confrontati e cercati gli elementi duplicati all'interno della singola cartella.
Passaggio 4: identificare i campi da elencare nei risultati
Nella finestra "Email duplicate – Passaggio 3",
Scegli una modalità di visualizzazione di cui hai bisogno,
Fare clic sul pulsante Avvia filtraggio.
- L'opzione "Predefinita" è selezionata per impostazione predefinita, il che significa che i campi percorso file, oggetto e corpo verranno elencati nel risultato del filtro.
- L'opzione "Personalizzata" ti consente di specificare i campi che vuoi visualizzare nel risultato del filtro.
- Selezionare l'opzione "Personalizzata".
- Fare clic sul pulsante "Definito dall'utente".
- Quindi seleziona i campi necessari nella finestra di dialogo "Impostazioni posta duplicata".
- Salvare le impostazioni.
- Se selezioni l'opzione "Criteri duplicati selezionati", i risultati del filtro elencheranno i campi condizione specificati nel passaggio 3.
Passaggio 5: elimina, sposta o classifica le email duplicate in base alle tue esigenze.
Nella finestra "Email duplicate – Passaggio 4", puoi vedere che tutte le email duplicate sono state filtrate in base ai criteri personalizzati ed elencati.
Quindi puoi "eliminare", "spostare" o "categorizzare" questi elementi duplicati.
Elimina le email duplicate (sposta nella cartella Posta eliminata)
Fai clic sull'elenco a discesa accanto a "Modalità di gestione delle email duplicate", scegli l'opzione "Elimina (sposta nella cartella Posta eliminata)", quindi fai clic sul pulsante "Applica ora"
Apparirà quindi una finestra di dialogo che ti ricorderà il numero di elementi eliminati; clicca su "OK" per chiuderla.
Le email duplicate verranno visualizzate nella procedura guidata barrate e saranno quelle eliminate, ad eccezione dell'email riservata, indicata da un punto rosso nell'angolo in basso a destra dell'icona dell'email. Fai clic su "Fine" per uscire dalla procedura guidata.
Sposta le email duplicate in una cartella
Fare clic sull'elenco a discesa accanto a "Modalità di gestione delle email duplicate", scegliere l'opzione "Sposta tutte le email selezionate", quindi fare clic sul pulsante "Applica ora".
Suggerimento: per impostazione predefinita, verranno controllate tutte le email duplicate, tranne la prima.
Nella finestra di dialogo "Seleziona cartelle", seleziona una cartella o creane una nuova in cui collocare le email duplicate, quindi fai clic su "OK".
Si aprirà una finestra di dialogo che ti ricorderà il numero di elementi spostati; clicca su "OK" per chiuderla.
Le email duplicate verranno visualizzate nella procedura guidata barrate e saranno quelle eliminate, ad eccezione dell'email riservata, indicata da un punto rosso nell'angolo in basso a destra dell'icona dell'email. Fai clic su "Fine" per uscire dalla procedura guidata.
Aggiungi categorie alle email duplicate
Fare clic sull'elenco a discesa accanto a "Modalità di gestione delle email duplicate", scegliere l'opzione "Aggiungi categorie (incluse quelle riservate)", quindi fare clic sul pulsante "Applica ora".
Nella finestra di dialogo "Categorie colori", seleziona una o più categorie in base alle tue esigenze (puoi anche creare una nuova categoria colori), quindi fai clic su "OK".
Si aprirà quindi una finestra di dialogo che ti ricorderà il numero di elementi completati; clicca su "OK" per chiuderla.
Fare clic su "Fine" per uscire dalla procedura guidata.
Ad eccezione dell'eliminazione, dello spostamento o della classificazione di tutte le email duplicate elencate nella procedura guidata, puoi anche utilizzare il menu di scelta rapida per gestire elementi specifici di tua scelta.
Elimina, sposta o classifica tutti i duplicati in un gruppo di duplicati
Se desideri gestire tutti i duplicati in un determinato gruppo di duplicati, fai clic con il pulsante destro del mouse sul nome del gruppo e quindi scegli l'opzione che ti serve.
Selezionando qualsiasi opzione nel menu di scelta rapida verrà visualizzata una finestra di messaggio per confermare l'azione, fare clic sul pulsante Continua se si desidera continuare o fare clic su Annulla.
Successivamente è necessario prendere nota di quanto segue
- Se scegli di classificare tutti gli elementi selezionati nel gruppo corrente, dopo aver confermato l'azione, verrà visualizzata una finestra di dialogo Categorie di colore per assegnare le categorie di colore.
- Se si sceglie di spostare tutti gli elementi selezionati nel gruppo corrente, dopo aver confermato l'azione, verrà visualizzata la finestra di dialogo Seleziona cartelle in cui è possibile scegliere una cartella di destinazione.
- Se scegli di eliminare tutti gli elementi selezionati nel gruppo corrente, dopo aver confermato l'azione, tutti i duplicati tranne l'e-mail riservata verranno rimossi immediatamente.
Elimina, sposta o classifica un determinato duplicato in un gruppo di duplicati
Se desideri gestire solo una determinata email duplicata in un gruppo di duplicati, fai clic con il pulsante destro del mouse su quel duplicato e quindi scegli l'opzione che ti serve.
Selezionando qualsiasi opzione (tranne l'opzione Imposta come e-mail riservata) nel menu di scelta rapida verrà visualizzata una finestra di messaggio per confermare l'azione, fare clic sul pulsante Continua se si desidera continuare o fare clic su Annulla.
Successivamente è necessario prendere nota di quanto segue
- Se scegli di spostare questo elemento, dopo aver confermato l'azione, verrà visualizzata la finestra di dialogo Seleziona cartelle per scegliere una cartella di destinazione.
- Se scegli di categorizzare questo elemento, dopo aver confermato l'azione, verrà visualizzata una finestra di dialogo Categorie di colore per assegnare le categorie di colore.
- Se scegli di eliminare questo elemento, dopo aver confermato l'azione, tutti i duplicati tranne l'e-mail riservata verranno rimossi immediatamente.
Modifica l'email riservata
Se devi modificare l'e-mail riservata, fai clic con il pulsante destro del mouse sull'e-mail duplicata che desideri impostare come nuova e-mail riservata e seleziona l'opzione Imposta come e-mail riservata dal menu contestuale.
Utilizza facilmente le stesse impostazioni la prossima volta che cerchi email duplicate
Una volta applicata la funzionalità Scansione avanzata e rimozione email duplicate, verranno mantenute le ultime configurazioni, consentendoti di utilizzare facilmente le stesse impostazioni la prossima volta che cercherai email duplicate. Per farlo, seleziona "Kutools Plus" > "Email duplicate" > "Scansione avanzata e rimozione email duplicate" e, nella procedura guidata "Email duplicate - Passaggio 1 (di 4): Seleziona cartella email", fai clic sul pulsante "Avvia filtro".
Ciò conclude la guida passo passo e la spiegazione per l'utilizzo di Kutools per le funzionalità Elimina email duplicate di Outlook.
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Sommario
- Vantaggi dell'utilizzo dell'eliminazione delle email duplicate
- Come applicare Elimina email duplicate
- Elimina le email duplicate all'interno delle email selezionate
- Elimina le email duplicate dalle cartelle specificate
- Elimina, sposta o classifica le email duplicate dalle cartelle specificate
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