Ottimizza la tua casella di posta: la potenza di Kutools for Outlook con la funzione Elimina Email Duplicate
Quando gestisci le email in Outlook, potresti trovarti di fronte a numerosi duplicati. Questi possono essere causati da copia e incolla accidentali, molteplici cicli di invio-ricezione, problemi di sincronizzazione della posta elettronica e altro ancora. Un'eccessiva quantità di email duplicate può sovraccaricare la casella di posta, rallentando la velocità di apertura e rendendo difficile la gestione. Eliminare questi duplicati diventa quindi fondamentale. Tuttavia, Outlook non dispone di uno strumento integrato per la rimozione in blocco delle email duplicate, permettendo solo la rimozione manuale. Per mantenere rapidamente e con facilità la casella di posta pulita e organizzata, ci affidiamo a "Kutools for Outlook". Questa funzione "offre tre opzioni distinte" pensate per diverse esigenze degli utenti: "eliminare i duplicati dalle email selezionate, dalle cartelle specificate, oppure applicare regole personalizzate per eliminare, spostare o categorizzare i duplicati".
Come utilizzare la funzione Elimina Email Duplicate
Vantaggi dell'uso della funzione Elimina Email Duplicate
| "Efficienza migliorata": Semplifica la gestione della posta, rendendo la navigazione e l'organizzazione più facili. |  |
| "Casella di posta semplificata": Mantiene il tuo ambiente email pulito, facilitando la concentrazione solo sulle email importanti. |  |
| "Riduzione dello spazio occupato": L’eliminazione dei duplicati contribuisce a ridurre lo spazio richiesto dal tuo account Outlook. |  |
| "Facilità d’uso": Grazie a un’interfaccia intuitiva, offre un'esperienza priva di complicazioni nella gestione dei duplicati. |  |
| "Molte opzioni di eliminazione": Che tu preferisca una pulizia rapida delle email selezionate, una scansione approfondita delle cartelle specifiche oppure abbia bisogno di azioni personalizzate sui duplicati, Kutools for Outlook ti offre tutte queste possibilità. |  |
| "Sicurezza": Garantisce un processo sicuro che protegge le email importanti mentre elimina i duplicati. |  |
| "Scansione completa": Esegue una scansione approfondita per identificare i duplicati nell’intera casella di posta, assicurando che nessuna ridondanza venga lasciata. |  |
| "Elaborazione in massa": Diversamente dalla cancellazione manuale, che richiede tempo e fatica, questa funzione consente la rimozione massiva dei duplicati da più cartelle, risparmiando tempo prezioso. |  |
| "Eliminazione con un clic": Permette di eliminare tutte le email duplicate tra quelle selezionate con un solo clic, risparmiando tempo e impegno. |  |
| "Identificazione intelligente": Riconosce con precisione le email duplicate senza bisogno di una ricerca manuale. |  |
| "Feedback in tempo reale": Fornisce un riscontro immediato sui risultati dell’eliminazione, permettendo di comprendere chiaramente l'esito della procedura. |  |
| "Supporto all'aggiunta di categorie": Trova rapidamente tutte le email duplicate e consente di aggiungere una o più categorie a tutti i duplicati in modo da identificarli facilmente senza doverli eliminare o spostare. |  |
Kutools for Outlook - Oltre100 potenti funzionalità per ottimizzare il tuo lavoro su Outlook.
Come utilizzare la funzione Elimina Email Duplicate
Kutools for Outlook mette a disposizione tre funzionalità specializzate pensate per esigenze diverse nell'eliminazione delle email duplicate. Segui questa guida per imparare, passo dopo passo, a sfruttare ciascuna funzione e rendere la tua casella di posta più ordinata.
🔵Elimina le email duplicate tra quelle selezionate
Ideale quando hai già identificato delle email specifiche e desideri una pulizia rapida.
Passo1: Seleziona semplicemente le email
- Seleziona più email consecutive: seleziona la prima, tieni premuto il tasto "Shift" e seleziona l'ultima.
- Seleziona più email non consecutive: tieni premuto il tasto "Ctrl" e seleziona le email una per una.
Passo2: Usa la funzione Rimuovi Email Duplicate dalle Selezionate
Vai alla scheda "Kutools Plus" e fai clic su "Duplicate Emails" > "Remove Duplicate Emails from Selected Emails…" per eliminare i duplicati nella selezione.
Passo3: Elimina le email duplicate
Si aprirà una finestra di dialogo Duplicati che mostrerà tutte le email duplicate tra quelle selezionate, quindi clicca sul pulsante "Elimina" per avviare la cancellazione dei duplicati.
Successivamente apparirà una finestra che mostra il numero di elementi eliminati, clicca su "OK".
Ora tutte le email duplicate sono state eliminate e ne rimane solo una copia (indicata dal pallino rosso nell'angolo in basso a destra dell'icona dell'email). Puoi cliccare su "Chiudi" per chiudere la finestra.
- Ogni gruppo di email duplicate viene selezionato di default ad eccezione della prima email visualizzata. Se non vuoi eliminare tutti i duplicati, puoi selezionare solamente quelli da eliminare.
- È disponibile il menu del tasto destro.
- "Ripristina selezione predefinita": scegli questa opzione per selezionare tutte le email duplicate eccetto la prima di ogni gruppo.
- "Seleziona tutto": scegli questa opzione per selezionare tutte le email duplicate in ogni gruppo.
- "Deseleziona tutto": scegli questa opzione per deselezionare tutte le email duplicate in ogni gruppo.
- "Espandi tutto": scegli questa opzione per visualizzare tutti i gruppi di duplicati e mostrare tutti gli elementi duplicati di ogni gruppo.
- "Comprimi tutto": scegli questa opzione per comprimere tutti i gruppi di duplicati e mostrare solo oggetto, allegato, corpo delle email duplicate e la loro quantità.
- Visualizza il numero totale di tutte le email esaminate in questa scansione.
- Visualizza il numero di tutti gli elementi duplicati trovati in questa sessione.
🔵Elimina le email duplicate dalle cartelle specificate
Quando hai bisogno di una pulizia più ampia, questa opzione ti permette di intervenire su intere cartelle.
Passo1: Usa la funzione Duplica Email nelle Cartelle
Vai alla scheda "Kutools Plus", fai clic su "Duplicate Emails" > "Quick Scan and Remove Duplicate Emails…".
Passo2: Seleziona la cartella da esaminare e da cui rimuovere i duplicati
- È disponibile il menu del tasto destro.
- Filtro tra cartelle: Selezionando questa opzione, lo strumento cercherà i duplicati tra tutte le cartelle selezionate. Se deselezionata, la ricerca sarà limitata solo alla singola cartella selezionata.
- Visualizza il numero di cartelle selezionate.
Passo3: Elimina le email duplicate
Si aprirà la finestra di dialogo "Duplicate Emails" che elenca tutti i duplicati trovati nelle cartelle selezionate. Fai clic su "Elimina" per avviare la rimozione dei duplicati.
Successivamente apparirà una finestra che mostra il numero di elementi eliminati, clicca su "OK".
Ora tutte le email duplicate sono state eliminate e ne rimane solo una copia (indicata dal pallino rosso nell'angolo in basso a destra dell'icona dell'email). Puoi cliccare su "Annulla" per chiudere la finestra.
- Tutte le email duplicate sono selezionate di default tranne la prima che appare. Se non vuoi eliminare tutti i duplicati, puoi espandere il gruppo e selezionare solo quelli da cancellare.
- È disponibile il menu del tasto destro.
- "Nodo compresso": scegli questa opzione per mostrare tutti i gruppi di duplicati senza mostrare gli elementi duplicati all'interno di ciascun gruppo.
- "Espandi tutto": scegli questa opzione per mostrare tutti i gruppi e i loro duplicati.
- "Comprimi tutto": scegli questa opzione per comprimere tutti i gruppi e mostrare soltanto il nome della cartella.
- "Ripristina selezione predefinita": scegli questa opzione per selezionare tutti i duplicati tranne il primo elemento di ciascun gruppo.
- "Seleziona tutto": scegli questa opzione per selezionare tutti gli elementi duplicati in ogni gruppo.
- "Deseleziona tutto": scegli questa opzione per deselezionare tutti gli elementi duplicati in ogni gruppo.
- Visualizza il numero di elementi duplicati trovati.
🔵Elimina, sposta o categorizza le email duplicate dalle cartelle specificate
Passo1: Usa la funzione Deduplicazione avanzata
Nel pannello "Kutools Plus", clicca su "Duplicate Emails" > "Advanced Scan and Remove Duplicate Emails…".
Passo2: Scegli le cartelle da cui vuoi rimuovere le email duplicate
Nella finestra popup "Duplicate Emails - Step1",
Seleziona i nomi delle cartelle da cui cercare le email duplicate,
Quindi clicca sul pulsante "Next: Select fields to filter duplicate emails" per proseguire.
- È disponibile il menu del tasto destro.
- "Seleziona tutto": scegli questa opzione per selezionare tutte le cartelle, incluse le sottocartelle.
- "Deseleziona tutto": scegli questa opzione per deselezionare tutte le cartelle, incluse le sottocartelle.
- "Seleziona tutte le sottocartelle": scegli questa opzione per selezionare tutte le sottocartelle della cartella selezionata.
- "Deseleziona tutte le sottocartelle": scegli questa opzione per deselezionare tutte le sottocartelle della cartella selezionata.
- "Espandi tutto": scegli questa opzione per espandere tutte le cartelle e le relative sottocartelle di ciascun account.
- "Comprimi tutto": scegli questa opzione per comprimere tutte le cartelle e sottocartelle degli account.
- Le cartelle selezionate sono elencate in questo riquadro e i messaggi nella cartella superiore avranno priorità di essere conservati. Puoi modificare l'ordine delle cartelle o eliminarle dall’elenco selezionando e cliccando il
, 
, 
, oppure 
i pulsanti. - Visualizza il numero di cartelle selezionate.
, 
, 
, oppure 
i pulsanti.
Passo3: Specifica i criteri di filtro per individuare le email duplicate
Nella finestra "Duplicate Emails – Step2",
Seleziona i criteri su cui vuoi filtrare le email duplicate,
Clicca su "Next: Select the fields to be listed in the results".
- Cliccando su "Predefiniti", saranno automaticamente scelti come criteri di filtro il Corpo, Allegato e Oggetto.
- Se selezioni l’opzione "Cerca email duplicate tra le cartelle", i duplicati saranno confrontati tra tutte le cartelle selezionate. Se deselezionata, la ricerca riguarderà solo la singola cartella.
Passo4: Individua i campi da visualizzare nei risultati
Nella finestra "Duplicate Emails – Step3",
Scegli la modalità di visualizzazione che preferisci,
Clicca sul pulsante Avvia filtro.
- L’opzione "Predefiniti" è selezionata di default, quindi nel risultato saranno visualizzati percorso file, oggetto e corpo della email.
- L’opzione "Personalizzato" ti permette di scegliere i campi da mostrare nei risultati del filtro.
- Seleziona l’opzione "Personalizzato".
- Clicca sul pulsante "Definito dall’utente".
- Poi seleziona i campi desiderati nella finestra di dialogo "Duplicate Mails -Setting".
- Salva le impostazioni.
- Se selezioni l’opzione "Condizioni di giudizio selezionate", il risultato del filtro elencherà i campi di condizione specificati al passo3.
Passo5: Elimina, sposta o categorizza le email duplicate secondo le tue necessità.
Nella finestra "Duplicate Emails – Step4" vedrai tutte le email duplicate filtrate secondo i criteri personalizzati.
Ora puoi "eliminare", "spostare" o "categorizzare" questi elementi duplicati.
Elimina le email duplicate (sposta nella cartella Elementi eliminati)
Clicca sulla lista a discesa accanto a "Metodo di gestione delle email duplicate", scegli "Elimina (sposta nella cartella Elementi eliminati)", e poi clicca su "Esegui immediatamente"
Apparirà una finestra di dialogo che mostra il numero di elementi eliminati, clicca su "OK" per chiuderla.
Noterai che le email duplicate saranno visualizzate nella procedura guidata con il testo barrato per quelle eliminate, tranne per l'email conservata, evidenziata dal punto rosso in basso a destra dell'icona email. Clicca su "Fine" per uscire dalla procedura guidata.
Sposta le email duplicate in una cartella
Clicca sulla lista a discesa accanto a "Metodo di gestione delle email duplicate", seleziona l’opzione "Sposta tutte le email selezionate" e poi clicca su "Esegui immediatamente".
Consiglio: Di default, tutte le email duplicate saranno selezionate ad eccezione della prima.
Nella finestra di dialogo "Seleziona una cartella", seleziona o crea una nuova cartella dove spostare le email duplicate, poi clicca su "OK".
Se richiesto, una finestra indicherà il numero di email spostate, clicca su "OK" per chiuderla.
Noterai che le email duplicate saranno visualizzate nella procedura guidata come eliminate (testo barrato), ad eccezione dell'email conservata, rappresentata dal punto rosso nell'angolo in basso a destra. Clicca "Fine" per terminare.
Aggiungi categorie alle email duplicate
Clicca sulla lista a discesa accanto a "Metodo di gestione delle email duplicate", scegli "Aggiungi categorie (incluse quelle conservate)", e poi clicca su "Esegui immediatamente".
Nella finestra "Categoria colore", seleziona una o più categorie come desideri (puoi anche crearne una nuova), poi clicca su "OK".
Una finestra indicherà il numero di elementi completati, clicca su "OK" per chiuderla.
Clicca su "Fine" per uscire dalla procedura guidata.
Oltre a eliminare, spostare o categorizzare tutte le email duplicate elencate nella procedura guidata, puoi anche gestire singoli elementi tramite il menu del tasto destro.
Elimina, sposta o categorizza tutti i duplicati di un gruppo
Se desideri gestire tutti i duplicati di un gruppo specifico, clicca col tasto destro sul nome del gruppo e scegli l'opzione desiderata.
Scegliendo un'opzione nel menu contestuale apparirà una finestra di conferma; clicca "Continua" per procedere oppure "Annulla".
Nota bene:
- Se scegli di categorizzare tutti gli elementi selezionati del gruppo corrente, dopo la conferma apparirà la finestra Categoria colore per assegnare la categoria desiderata.
- Se scegli di spostare tutti gli elementi selezionati del gruppo corrente, dopo la conferma apparirà la finestra Seleziona una cartella per scegliere la cartella di destinazione.
- Se scegli di eliminare tutti gli elementi selezionati del gruppo corrente, dopo la conferma, tutti i duplicati tranne l'email conservata saranno rimossi immediatamente.
Elimina, sposta o categorizza una singola email duplicata in un gruppo
Se vuoi gestire solo una specifica email duplicata all'interno di un gruppo, clicca col tasto destro su quell'elemento e scegli l'opzione desiderata.
Scegliendo qualsiasi opzione (eccetto Imposta come email conservata) dal menu contestuale si aprirà una finestra di conferma, clicca su Continua per eseguire oppure Annulla.
Nota bene:
- Se scegli di spostare questo elemento, dopo la conferma apparirà la finestra Seleziona una cartella per indicare la cartella di destinazione.
- Se scegli di categorizzare questo elemento, dopo la conferma apparirà la finestra Categoria colore per assegnare la categoria desiderata.
- Se scegli di eliminare questo elemento, dopo la conferma tutti i duplicati tranne l'email conservata saranno rimossi immediatamente.
Cambia l'email conservata
Se vuoi cambiare l’email conservata, clicca col tasto destro sull’email duplicata da impostare come conservata e seleziona Imposta come email conservata dal menu contestuale.
Applica facilmente le stesse impostazioni la prossima volta che cerchi email duplicate
Dopo aver utilizzato la funzione Deduplicazione avanzata, le ultime configurazioni verranno mantenute, permettendoti di riutilizzare immediatamente le stesse impostazioni la volta successiva. Per farlo, seleziona "Kutools Plus" > "Duplicate Emails" > "Advanced Scan and Remove Duplicate Emails" e nella procedura guidata "Duplicate Emails – Step1 (di4): Seleziona la cartella email" clicca su Avvia filtro.
Questa è la guida completa e dettagliata per utilizzare la funzione Elimina Email Duplicate di Kutools for Outlook.
Se sei interessato, puoi cliccare per scaricarlo e provarlo.
Se hai domande, contattaci all'indirizzo support@extendoffice.com.
I migliori strumenti per la produttività in Office
Ultime notizie: Kutools per Outlook lancia la versione gratuita!
Scopri il nuovissimo Kutools per Outlook con oltre100 funzionalità straordinarie! Clicca per scaricare ora!
📧 Automazione Email: Risposta automatica (disponibile per POP e IMAP) / Programma invio Email / CC/BCC automatico tramite Regola durante l’invio delle Email / Inoltro automatico (Regola avanzata) / Aggiungi Saluto automaticamente / Dividi automaticamente Email multi-destinatario in messaggi singoli ...
📨 Gestione Email: Richiama Email / Blocca Email fraudulent (tramite Oggetto e altri parametri) / Elimina Email Duplicato / Ricerca Avanzata / Organizza cartelle ...
📁 Allegati Pro: Salva in Batch / Distacca in Batch / Comprimi in Batch / Salvataggio automatico / Distacca automaticamente / Auto Comprimi ...
🌟 Magia Interfaccia: 😊Più emoji belle e divertenti / Notifiche per le email importanti in arrivo / Riduci Outlook al posto di chiuderlo ...
👍 Funzioni rapide: Rispondi a Tutti con Allegati / Email Anti-Phishing / 🕘Mostra il fuso orario del mittente ...
👩🏼🤝👩🏻 Contatti & Calendario: Aggiungi in Batch contatti dalle Email selezionate / Dividi un Gruppo di Contatti in Gruppi singoli / Rimuovi promemoria di compleanno ...
Utilizza Kutools nella lingua che preferisci – supporta Inglese, Spagnolo, Tedesco, Francese, Cinese e oltre40 altre!
🚀 Download con un solo clic — Ottieni tutti gli Add-in per Office
Consigliato: Kutools per Office (5-in-1)
Un solo clic per scaricare cinque installatori contemporaneamente — Kutools per Excel, Outlook, Word, PowerPoint e Office Tab Pro. Clicca per scaricare ora!
- ✅ Comodità con un solo clic: scarica tutti e cinque i pacchetti di installazione in una sola azione.
- 🚀 Pronto per qualsiasi attività Office: installa i componenti aggiuntivi necessari, quando ti servono.
- 🧰 Inclusi: Kutools per Excel / Kutools per Outlook / Kutools per Word / Office Tab Pro / Kutools per PowerPoint
Indice
- Vantaggi dell'uso della funzione Elimina Email Duplicate
- Come utilizzare la funzione Elimina Email Duplicate
- Elimina le email duplicate tra quelle selezionate
- Elimina le email duplicate dalle cartelle specificate
- Elimina, sposta o categorizza le email duplicate dalle cartelle specificate
- Articoli correlati
- I migliori strumenti di produttività per Office