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Elimina o sposta rapidamente i contatti duplicati in Outlook

Quando si importano contatti in Outlook da un foglio di calcolo Excel o da altre applicazioni, potrebbero creare contatti duplicati nella cartella dei contatti. I contatti duplicati affollati nelle cartelle Contatti occuperanno spazio in Outlook. Qui consiglio il Contatti duplicati utilità di Kutools per Outlook. Con questa funzione, puoi facilmente eliminare, spostare anche categorizzare i contatti duplicati nelle cartelle Contatti selezionate su diversi account di posta elettronica.

Elimina, sposta o classifica rapidamente i contatti duplicati in Outlook


Elimina, sposta o classifica rapidamente i contatti duplicati in Outlook

Vediamo come applicare il Contatti duplicati funzionalità per eliminare, spostare o classificare i contatti duplicati in Outlook.

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1. Clic Kutools > Elimina duplicatoContatti duplicati in Elimina gruppo (puoi anche fare clic su Kutools Plus > Contatti duplicati per abilitare la funzione).

2. Nel Contatti duplicati - Passaggio 1 (di 5): specificare i file di dati selezionare i file di dati che si desidera rimuovere, eliminare o aggiungere categorie per i contatti duplicati, quindi fare clic su Passaggio successivo: specificare la cartella dei contatti pulsante.

Nota: Se ci sono più account di posta elettronica con cartelle di contatti di grandi dimensioni in Outlook, verrà visualizzata una finestra di caricamento delle cartelle dei contatti come mostrato nell'immagine sottostante. Puoi saltare l'attuale account di posta elettronica di caricamento per aumentare la velocità di caricamento in base alle tue esigenze o semplicemente attendere che tutte le cartelle dei contatti abbiano terminato il caricamento.

3. Al termine del caricamento delle cartelle dei contatti, il file Contatti duplicati - Passaggio 2 (di 5) viene visualizzata la procedura guidata, puoi vedere tutte le cartelle dei contatti sono elencate nella casella a sinistra, controlla le cartelle dei contatti contenenti i contatti duplicati che gestirai, quindi fai clic sul Avanti: Seleziona i campi dei contatti per il confronto duplicato pulsante.

Suggerimenti:

  • 1. Quando si selezionano le cartelle, è possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sull'elenco delle cartelle per ulteriori opzioni rapide.
  • 2. Tutte le cartelle selezionate sono elencate nella casella a destra, è possibile eliminarle, ordinarle secondo le necessità. E l'elenco dei contatti nella cartella sopra sarà la priorità da conservare durante la gestione dei duplicati.

4. Nel Contatti duplicati - Passaggio 3 (di 5) procedura guidata, selezionare i campi dei contatti per filtrare i contatti duplicati nel file Si prega di selezionare i campi Contatti per il confronto duplicato casella, quindi fare clic su Avanti: seleziona i campi da elencare nei risultati pulsante.

Nota: Se controlli la Cerca tutti i duplicati nelle cartelle Contatti selezionate opzione, verranno cercati i contatti duplicati all'interno di tutte le cartelle selezionate. In caso contrario, i duplicati verranno cercati nella propria cartella dei contatti separatamente.

5. Nel Contatti duplicati - Passaggio 4 (di 5) procedura guidata, specificare i campi da elencare nella casella dei risultati, quindi fare clic su Inizia a filtrare pulsante.

6. Quindi tutti i contatti duplicati vengono elencati nel file Elenco dei risultati dei Contatti duplicati - passaggio 5 (di 5) procedura guidata. In questa procedura guidata puoi:

  • 5.1) Tutti i contatti duplicati sono elencati nel file Elenco dei risultati scatola;
  • 5.2) Espandi un gruppo, puoi fare clic su un contatto duplicato per visualizzare in anteprima le sue informazioni nel file Anteprima delle informazioni di contatto scatola;
  • 5.3) Scegli un modo per gestire tutti i duplicati elencati nel file Come gestire i contatti duplicati? menu `A tendina;
  • 5.4) Fare clic su Applica ora in base al modo in cui scegli di gestire i duplicati. Vedi screenshot:

Modi per gestire i contatti duplicati:

1. Elimina (passa alla cartella "Posta eliminata")
Se desideri eliminare tutti i contatti duplicati ma non eliminarli definitivamente, seleziona questa opzione Elimina (passa alla cartella "Posta eliminata") opzione dal Come gestire i contatti duplicati? menu `A tendina. Quindi fare clic Applica ora pulsante per avviare l'eliminazione dei contatti duplicati.
2. Eliminazione permanente
Se desideri eliminare definitivamente tutti i contatti duplicati da Outlook, seleziona questa opzione Elimina permanente opzione dal Come gestire i contatti duplicati? elenco a discesa, quindi fare clic su Applica ora pulsante per avviare l'eliminazione dei contatti duplicati.
3. Sposta tutti i contatti duplicati (tranne il primo) / Sposta tutti i contatti duplicati (includi il primo)
Se desideri spostare tutti i contatti duplicati tranne il primo o spostare tutti i contatti duplicati includendo il primo in una cartella specifica, scegli questo Sposta tutti i contatti duplicati (tranne il primo) or Sposta tutti i contatti duplicati (includi il primo) opzione dal Come gestire i contatti duplicati? elenco a discesa, quindi fare clic su Applica ora pulsante.

Poi un Seleziona le cartelle si apre la finestra di dialogo, selezionare una cartella esistente o creare una nuova cartella per salvare i duplicati, quindi fare clic su OK pulsante.
4. Aggiungi categoria
Puoi scegliere di aggiungere la stessa categoria a tutti i contatti duplicati nelle cartelle di contatti selezionate per distinguerli facilmente a colpo d'occhio in futuro. Per favore seleziona Aggiungi categoria opzione dal Come gestire i contatti duplicati? elenco a discesa, quindi fare clic su Applica ora pulsante.
Nel Categorie di colore finestra di dialogo, specificare una categoria per tutti i contatti duplicati, quindi fare clic su OK pulsante.

7. Di seguito spuntano fuori Kutools per Outlook finestra di dialogo, fare clic OK per chiuderlo.

Quindi tutti i contatti duplicati gestiti vengono contrassegnati con un barrato nel file Elenco dei risultati. Si prega di chiudere il file Contatti duplicati procedura guidata per terminare il processo. Vedi screenshot:

Suggerimenti:

1. Gestire un singolo contatto duplicato
Supporta la classificazione, lo spostamento, l'eliminazione o l'eliminazione permanente di un singolo contatto duplicato con le opzioni di clic destro.

2. Gestire tutti i duplicati selezionati in un gruppo
È possibile classificare, spostare, eliminare o eliminare definitivamente tutti gli elementi duplicati selezionati in un gruppo.

3. Filtrare rapidamente i contatti duplicati senza riconfigurare i campi
Il Contatti duplicati la funzione ricorda tutte le impostazioni (comprese le cartelle selezionate e i campi dei contatti) specificate l'ultima volta. La prossima volta che applichi questa funzione, puoi fare clic su Inizia a filtrare nel pulsante Contatti duplicati - Passaggio 2 (di 5) procedura guidata per filtrare direttamente i duplicati senza riconfigurare i campi dei contatti.

4. Riselezionare i campi per filtrare i duplicati
Se non vengono trovati contatti duplicati, puoi scegliere di riselezionare i campi per filtrare i duplicati o terminare il processo in base alle tue esigenze.
5. Gestire gruppi di contatti duplicati.
Se si duplicano gruppi di contatti esistenti nelle cartelle selezionate, è possibile gestirli selezionando il file Gruppo di contatto Nome(Gruppo di contatto), Nome membro (gruppo di contatti) or Indirizzo e-mail del membro (gruppo di contatti) campi in Contatti duplicati - Passaggio 3 (di 5) procedura guidata in base alle tue necessità.


Demo: elimina o sposta i contatti duplicati in Outlook

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