Gestisci i contatti duplicati in Outlook: elimina, unisci, sposta, categorizza
Kutools per Outlook
Quando importi i contatti in Outlook da un foglio di calcolo Excel o da altro software, c'è la possibilità di creare voci duplicate nella tua cartella dei contatti. Questi duplicati possono intasare le cartelle dei Contatti, consumando spazio inutilmente in Outlook. Per una soluzione semplificata, consigliamo l'utilità Contatti Duplicati di Kutools per Outlook. Questa funzione ti permette di eliminare, unire, spostare e persino categorizzare facilmente i contatti duplicati tra vari account email all'interno delle cartelle Contatti selezionate.
Vantaggi dei Contatti Duplicati di Kutools per Outlook
- 🔄 Opzioni flessibili per la gestione dei duplicati: Kutools per Outlook migliora la gestione dei contatti duplicati offrendo una suite versatile di opzioni che soddisfano diverse esigenze e preferenze degli utenti:
- 🗑️ Eliminazione temporanea o permanente dei duplicati: Gli utenti possono scegliere di spostare temporaneamente i duplicati nella cartella "Elementi eliminati", consentendo il recupero se necessario, oppure eliminarli definitivamente per semplificare la lista dei contatti, bilanciando tra la protezione dei contatti e il mantenimento di un database pulito.
- 🔗 Unione delle informazioni dai duplicati in un unico contatto: Quando si uniscono duplicati, Kutools combina le informazioni da tutti i contatti duplicati selezionati, garantendo che nessun dato venga perso.
- 📂 Spostamento flessibile dei duplicati: Gli utenti possono scegliere di spostare tutti i duplicati, inclusa la prima istanza, o solo i duplicati aggiuntivi in una cartella designata. Questa funzionalità è particolarmente utile per gli utenti che desiderano rivedere i duplicati in un secondo momento o mantenere liste separate per scopi diversi.
- 🏷️ Categorizzazione dei duplicati per una facile identificazione successiva: Consentendo agli utenti di categorizzare i duplicati, Kutools facilita una migliore gestione e organizzazione dei contatti. Questa funzionalità è particolarmente utile per gestire grandi database di contatti, dove una categorizzazione efficiente può risparmiare tempo e migliorare il flusso di lavoro.
- 🌐 Gestione dei duplicati tra account e cartelle: Kutools eccelle nella sua capacità di gestire i duplicati in più account email e cartelle di contatti contemporaneamente. Questa funzionalità semplifica ciò che altrimenti sarebbe un processo ingombrante e dispendioso in termini di tempo con gli strumenti nativi di Outlook, offrendo agli utenti un approccio unificato per affrontare i contatti duplicati indipendentemente dalla loro posizione all'interno di Outlook.
- 🔍 Rilevamento personalizzabile dei duplicati: A differenza del rilevamento di base dei duplicati di Outlook, Kutools consente una dettagliata personalizzazione nell'identificazione dei duplicati permettendo agli utenti di selezionare campi specifici dei contatti per il confronto. Ciò garantisce un rilevamento più preciso dei duplicati basato su criteri più rilevanti per l'utente.
- 🧭 Ri-filtraggio che fa risparmiare tempo: Kutools ricorda le impostazioni precedenti per le cartelle scelte e i campi dei contatti, consentendo agli utenti di ri-filtrare rapidamente i duplicati senza dover reconfigurare le impostazioni. Questa funzionalità riduce significativamente il tempo impiegato per gestire i duplicati, soprattutto per gli utenti che eseguono questa operazione regolarmente.
- 👥 Gestione dei gruppi di contatti duplicati: L'utilità estende la gestione dei duplicati ai gruppi di contatti, offrendo opzioni per gestire i gruppi di contatti duplicati in base al nome del gruppo, al nome del membro o all'indirizzo email del membro.
Elimina rapidamente, unisci, sposta o categorizza i contatti duplicati in Outlook
Ecco come applicare la Contatti Duplicati funzionalità per eliminare, unire, spostare o categorizzare i contatti duplicati in Outlook.
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- Nella scheda Kutools Plus, clicca su Contatti Duplicati nel gruppo Elimina.
- Nella Contatti Duplicati - Passo 1 (di 5): Specificare il file/i dati procedura guidata, seleziona i file dati in cui desideri rimuovere, unire, spostare o categorizzare i contatti duplicati. Una volta selezionati, clicca sul pulsante Passo successivo: Specifica la cartella dei contatti pulsante.
Nota: Se hai più account email in Outlook con cartelle di contatti di dimensioni considerevoli, apparirà una finestra di caricamento delle cartelle dei contatti come mostrato nello screenshot sottostante. Puoi scegliere di cliccare il pulsante Salta la casella di posta attualmente in caricamento, oppure semplicemente attendere che tutte le cartelle dei contatti completino il caricamento.
- Una volta completato il caricamento delle cartelle dei contatti, tutte le cartelle dei Contatti verranno visualizzate nella casella a sinistra della Contatti Duplicati – Passo 2 (di 5) finestra. Seleziona le cartelle dei Contatti che contengono i contatti duplicati che desideri gestire, quindi clicca sul pulsante Prossimo: Seleziona i campi dei contatti per il confronto dei duplicati pulsante.
Suggerimenti:- Per opzioni rapide come Seleziona tutto per selezionare le cartelle, fai clic con il tasto destro sulla lista delle cartelle.
- Tutte le cartelle selezionate appariranno nella casella a destra. Puoi eliminarle o ordinarle come richiesto. I contatti dalle cartelle elencate in alto avranno la priorità di essere conservati durante la gestione dei duplicati.
- Se hai utilizzato precedentemente questo strumento e stabilito criteri di filtro, puoi semplicemente cliccare il pulsante Avvia filtro per applicare questi criteri esistenti per filtrare i contatti duplicati.
- Nella Contatti Duplicati – Passo 3 (di 5) procedura guidata, seleziona i campi dei contatti per identificare i duplicati (i contatti sono considerati duplicati se le loro informazioni in questi campi corrispondono esattamente) nella Per favore seleziona i campi dei Contatti per il confronto dei duplicati casella, e poi clicca sul pulsante Prossimo: Seleziona i campi da elencare nei risultati pulsante.
Suggerimenti:- I campi selezionati mostrati nell'immagine sopra rappresentano le impostazioni predefinite fornite da Kutools. Puoi selezionarle facilmente cliccando il pulsante Campi Predefiniti.
- Se selezioni l'opzione Cerca tutti i duplicati nelle cartelle dei Contatti selezionate, l'utilità cercherà i contatti duplicati in tutte le cartelle che hai scelto. Se non selezioni questa opzione, i duplicati verranno cercati separatamente in ciascuna cartella dei contatti.
- Nella Contatti Duplicati – Passo 4 (di 5) procedura guidata, seleziona un'opzione per specificare i campi da elencare nella casella dei risultati, e poi clicca sul pulsante Avvia filtro pulsante.
Suggerimenti:- Predefinito: Questa opzione seleziona i campi preimpostati, che sono Nome del Gruppo di Contatti (Gruppo di Contatti), Nome del Membro (Gruppo di Contatti), Indirizzo email del Membro (Gruppo di Contatti) e Nome Completo.
- Personalizzato: Questa opzione attiva il pulsante Contenuto risultato personalizzato, consentendoti di selezionare i campi che vuoi visualizzare nei risultati.
- Campi Selezionati: Questa opzione seleziona i campi che hai scelto nel passaggio precedente.
- Tutti i contatti duplicati appariranno nella Lista Contatti/Lista Contatti Duplicati (casella a sinistra) della Contatti Duplicati – Passo 5 (di 5) procedura guidata, mostrando i campi che hai optato di mostrare. In questa procedura guidata, puoi:
- Espandi i duplicati e seleziona o deseleziona un contatto per decidere se includerlo o escluderlo dal processo di gestione dei duplicati. Suggerimento: Puoi espandere un gruppo facendo clic su di esso. Quindi, seleziona un contatto duplicato per visualizzarne i dettagli nella casella Anteprima informazioni contatto.
- Dal menu a tendina Come gestire i contatti duplicati? scegli un'azione da applicare ai duplicati selezionati.
- Elimina (Sposta nella cartella "Elementi eliminati"): Questo sposterà i duplicati nella cartella Elementi eliminati senza eliminarli definitivamente.
- Eliminazione permanente: Questo rimuoverà definitivamente tutti i duplicati selezionati.
- Unisci: Questo combina tutti i contatti duplicati selezionati, amalgamandone le informazioni.
- Sposta tutti i contatti duplicati (eccetto il primo): Questo trasferisce i duplicati, escludendo le loro prime istanze, in una cartella specificata.
- Sposta tutti i contatti duplicati (incluso il primo): Questo sposta tutte le istanze dei duplicati in una cartella designata.
- Aggiungi categoria: Questo contrassegna tutti i contatti duplicati selezionati con una categoria designata per una più facile identificazione successiva.
- Clicca Esegui immediatamente per elaborare i duplicati in base all'azione selezionata.
Dopo che il processo è completo, tutti i contatti duplicati gestiti saranno visualizzati con un barrato nella Lista Contatti/Lista Contatti Duplicati. Chiudi la procedura guidata Contatti Duplicati per finalizzare il processo.
Ulteriori suggerimenti per l'utilizzo della funzionalità Contatti Duplicati di Kutools per Outlook
- Gestisci un contatto duplicato specifico Puoi categorizzare, spostare, eliminare o eliminare permanentemente un singolo contatto duplicato facendo clic con il tasto destro sul contatto e selezionando l'opzione di cui hai bisogno dal menu contestuale.
- Gestisci tutti i duplicati selezionati in un gruppo Puoi categorizzare, spostare, unire, eliminare o eliminare permanentemente tutti i duplicati selezionati in un gruppo facendo clic con il tasto destro sul gruppo e selezionando l'opzione di cui hai bisogno dal menu contestuale.
- Ri-filtraggio dei contatti duplicati senza sforzo L'utilità Contatti Duplicati mantiene le tue impostazioni precedenti, inclusi le cartelle scelte e i campi dei contatti. La prossima volta che utilizzi questa funzionalità, basta premere il pulsante Avvia filtro nella procedura guidata Contatti Duplicati – Passo 2 (di 5). Questo filtrerà direttamente i duplicati senza dover reconfigurare i campi dei contatti.
- Cosa fare se non vengono trovati contatti duplicati Se non vengono trovati contatti duplicati, puoi scegliere di riselectare i campi per identificare i duplicati o terminare il processo come necessario.
- Gestisci gruppi di contatti duplicatiSe ci sono gruppi di contatti duplicati all'interno delle tue cartelle selezionate, puoi gestirli in modo efficace. Nella procedura guidata Contatti Duplicati - Passo 3 (di 5), seleziona semplicemente i criteri desiderati - sia esso il Nome del Gruppo di Contatti (Gruppo di Contatti), il Nome del Membro (Gruppo di Contatti) o l’Indirizzo email del Membro (Gruppo di Contatti). Scegli in base alle tue esigenze per gestire questi gruppi duplicati.
Demo: Elimina o sposta contatti duplicati in Outlook
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📧 Automazione Email: Risposta automatica (disponibile per POP e IMAP) / Programma invio Email / CC/BCC automatico tramite Regola durante l’invio delle Email / Inoltro automatico (Regola avanzata) / Aggiungi Saluto automaticamente / Dividi automaticamente Email multi-destinatario in messaggi singoli ...
📨 Gestione Email: Richiama Email / Blocca Email fraudulent (tramite Oggetto e altri parametri) / Elimina Email Duplicato / Ricerca Avanzata / Organizza cartelle ...
📁 Allegati Pro: Salva in Batch / Distacca in Batch / Comprimi in Batch / Salvataggio automatico / Distacca automaticamente / Auto Comprimi ...
🌟 Magia Interfaccia: 😊Più emoji belle e divertenti / Notifiche per le email importanti in arrivo / Riduci Outlook al posto di chiuderlo ...
👍 Funzioni rapide: Rispondi a Tutti con Allegati / Email Anti-Phishing / 🕘Mostra il fuso orario del mittente ...
👩🏼🤝👩🏻 Contatti & Calendario: Aggiungi in Batch contatti dalle Email selezionate / Dividi un Gruppo di Contatti in Gruppi singoli / Rimuovi promemoria di compleanno ...
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