Gestisci i contatti duplicati in Outlook: elimina, unisci, sposta, categorizza
Kutools per Outlook
Quando importi contatti in Outlook da un foglio di calcolo Excel o da altro software, c'è la possibilità di creare voci duplicate nella cartella dei contatti. Tali duplicati possono ingombrare le cartelle dei Contatti, consumando spazio non necessario in Outlook. Per una soluzione semplificata, consigliamo l'utilità Contatti Duplicati di Kutools per Outlook. Questa funzione ti permette di eliminare, unire, spostare e persino categorizzare facilmente i contatti duplicati tra vari account email all'interno delle cartelle Contatti selezionate.
Vantaggi dei Contatti Duplicati di Kutools per Outlook
- 🔄 Opzioni flessibili per la gestione dei duplicati: Kutools per Outlook migliora la gestione dei contatti duplicati offrendo una suite versatile di opzioni che soddisfano diverse esigenze e preferenze degli utenti:
- 🗑️ Eliminazione temporanea o permanente dei duplicati: Gli utenti possono scegliere di spostare temporaneamente i duplicati nella cartella "Elementi eliminati", consentendo il recupero se necessario, oppure eliminarli definitivamente per semplificare l'elenco dei contatti, bilanciando tra la protezione dei contatti e il mantenimento di un database pulito.
- 🔗 Unione delle informazioni dai duplicati in un unico contatto: Quando si uniscono i duplicati, Kutools combina le informazioni da tutti i contatti duplicati selezionati, garantendo che nessun dato venga perso.
- 📂 Spostamento flessibile dei duplicati: Gli utenti possono scegliere di spostare tutti i duplicati, inclusa la prima istanza, o solo i duplicati aggiuntivi in una cartella designata. Questa funzionalità è particolarmente utile per gli utenti che desiderano rivedere i duplicati in un secondo momento o mantenere liste separate per scopi diversi.
- 🏷️ Categorizzazione dei duplicati per una facile identificazione successiva: Consentendo agli utenti di categorizzare i duplicati, Kutools facilita una migliore gestione e organizzazione dei contatti. Questa funzionalità è particolarmente utile per la gestione di grandi database di contatti, dove una categorizzazione efficiente può risparmiare tempo e migliorare il flusso di lavoro.
- 🌐 Gestione dei duplicati tra account e cartelle: Kutools eccelle nella sua capacità di gestire i duplicati tra più account email e cartelle di contatti contemporaneamente. Questa funzionalità semplifica ciò che altrimenti sarebbe un processo ingombrante e dispendioso in termini di tempo con gli strumenti nativi di Outlook, offrendo agli utenti un approccio unificato per affrontare i contatti duplicati indipendentemente dalla loro posizione all'interno di Outlook.
- 🔍 Rilevamento personalizzabile dei duplicati: A differenza del rilevamento dei duplicati di base di Outlook, Kutools consente una personalizzazione dettagliata nell'identificazione dei duplicati permettendo agli utenti di selezionare campi di contatto specifici per il confronto. Ciò garantisce un rilevamento più preciso dei duplicati basato sui criteri più rilevanti per l'utente.
- 🧭 Ri-filtraggio che fa risparmiare tempo: Kutools ricorda le impostazioni precedenti per le cartelle e i campi di contatto scelti, consentendo agli utenti di ri-filtrare rapidamente i duplicati senza dover riconfigurare le impostazioni. Questa funzionalità riduce significativamente il tempo impiegato per gestire i duplicati, soprattutto per gli utenti che eseguono questa operazione regolarmente.
- 👥 Gestione dei gruppi di contatti duplicati: L'utilità estende la gestione dei duplicati ai gruppi di contatti, offrendo opzioni per gestire i gruppi di contatti duplicati in base al nome del gruppo, al nome del membro o all'indirizzo email del membro.
Elimina rapidamente, unisci, sposta o categorizza i contatti duplicati in Outlook
Ecco come applicare la funzione Contatti Duplicati per eliminare, unire, spostare o categorizzare i contatti duplicati in Outlook.
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- Nella scheda Kutools Plus, clicca su Elimina > Contatti Duplicati.
- Nella Contatti Duplicati - Passo 1 (di 5): Specifica il file/i dati procedura guidata, seleziona i file dati in cui desideri rimuovere, unire, spostare o categorizzare i contatti duplicati. Una volta selezionati, clicca sul pulsante Passo successivo: Specifica la cartella dei contatti .
Nota: Se hai più account email nel tuo Outlook con cartelle di contatti di grandi dimensioni, apparirà una finestra di caricamento delle cartelle di contatti come mostrato nello screenshot sottostante. Puoi scegliere di cliccare il pulsante Salta la casella di posta attualmente in caricamento, oppure semplicemente aspettare che tutte le cartelle di contatti completino il caricamento.
- Una volta che le cartelle dei contatti hanno finito di caricarsi, tutte le cartelle dei Contatti verranno visualizzate nella casella a sinistra della Contatti Duplicati – Passo 2 (di 5) finestra. Seleziona le cartelle dei Contatti che contengono i contatti duplicati che desideri gestire, e poi clicca sul pulsante Prossimo: Seleziona i campi dei contatti per il confronto dei duplicati .
Suggerimenti:- Per opzioni rapide come Seleziona tutto per selezionare le cartelle, fai clic con il tasto destro sulla lista delle cartelle.
- Tutte le cartelle selezionate appariranno nella casella a destra. Puoi eliminarle o ordinarle come richiesto. I contatti dalle cartelle elencate in alto saranno prioritari per essere conservati durante la gestione dei duplicati.
- Se hai utilizzato precedentemente questo strumento e stabilito criteri di filtro, puoi semplicemente cliccare il pulsante Avvia filtro per applicare questi criteri esistenti per filtrare i contatti duplicati.
- Nella Contatti Duplicati – Passo 3 (di 5) procedura guidata, seleziona i campi dei contatti per identificare i duplicati (i contatti sono considerati duplicati se le loro informazioni in questi campi corrispondono esattamente) nella Seleziona i campi dei contatti per il confronto dei duplicati casella, e poi clicca sul pulsante Prossimo: Seleziona i campi da elencare nei risultati .
Suggerimenti:- I campi selezionati mostrati nell'immagine sopra rappresentano le impostazioni predefinite fornite da Kutools. Puoi selezionare facilmente queste impostazioni predefinite cliccando il pulsante Campi Predefiniti.
- Se selezioni l'opzione Cerca tutti i duplicati nelle cartelle dei Contatti selezionate, l'utilità cercherà contatti duplicati in tutte le cartelle che hai scelto. Se non selezioni questa opzione, i duplicati verranno cercati separatamente all'interno di ogni singola cartella dei contatti.
- Nella Contatti Duplicati – Passo 4 (di 5) procedura guidata, seleziona un'opzione per specificare i campi da elencare nella casella dei risultati, e poi clicca sul pulsante Avvia filtro .
Suggerimenti:- Predefinito: Questa opzione seleziona i campi preimpostati, che sono Nome del Gruppo di Contatti (Gruppo di Contatti), Nome membro (Gruppo di Contatti), Indirizzo email del membro (Gruppo di Contatti) e Nome completo.
- Personalizzato: Questa opzione attiva il pulsante Contenuto risultato personalizzato, permettendoti di selezionare i campi che desideri visualizzare nei risultati.
- Campi Selezionati: Questa opzione seleziona i campi che hai scelto nel passo precedente.
- Tutti i contatti duplicati appariranno nella Elenco contatti/Elenco contatti duplicati (casella a sinistra) della Contatti Duplicati – Passo 5 (di 5) procedura guidata, mostrando i campi che hai scelto di visualizzare. In questa procedura guidata, puoi:
- Espandi i duplicati, e seleziona o deseleziona un contatto per decidere se includerlo o escluderlo dal processo di gestione dei duplicati. Suggerimento: Puoi espandere un gruppo facendo clic su di esso. Poi, seleziona un contatto duplicato per visualizzarne i dettagli nella casella Anteprima informazioni contatto.
- Dal Come gestire i contatti duplicati? menu a discesa, scegli un'azione da applicare ai duplicati selezionati.
- Elimina (Sposta nella cartella "Elementi eliminati"): Questo sposterà i duplicati nella cartella Elementi eliminati senza eliminarli definitivamente.
- Eliminazione permanente: Questo rimuoverà definitivamente tutti i duplicati selezionati.
- Unisci: Questo combina tutti i contatti duplicati selezionati, amalgamando le loro informazioni.
- Sposta tutti i contatti duplicati (eccetto il primo): Questo trasferisce i duplicati, escludendo le loro prime istanze, in una cartella specificata.
- Sposta tutti i contatti duplicati (incluso il primo): Questo sposta tutte le istanze dei duplicati in una cartella designata.
- Aggiungi categoria: Questo etichetta tutti i contatti duplicati selezionati con una categoria designata per una più facile identificazione in seguito.
- Clicca Esegui immediatamente per elaborare i duplicati in base all'azione selezionata.
Dopo che il processo è completo, tutti i contatti duplicati gestiti verranno visualizzati con un barrato nell'Elenco contatti/Elenco contatti duplicati. Chiudi la procedura guidata Contatti Duplicati per finalizzare il processo.
Ulteriori suggerimenti sull'uso della funzione Contatti Duplicati di Kutools per Outlook
- Gestisci un contatto duplicato specifico Puoi categorizzare, spostare, eliminare o eliminare definitivamente un singolo contatto duplicato facendo clic con il tasto destro sul contatto e selezionando l'opzione di cui hai bisogno dal menu contestuale.
- Gestisci tutti i duplicati selezionati in un gruppo Puoi categorizzare, spostare, unire, eliminare o eliminare definitivamente tutti gli elementi duplicati selezionati in un gruppo facendo clic con il tasto destro sul gruppo e selezionando l'opzione di cui hai bisogno dal menu contestuale.
- Ri-filtraggio senza sforzo dei contatti duplicati L'utilità Contatti Duplicati mantiene le tue impostazioni precedenti, incluse le cartelle scelte e i campi dei contatti. La prossima volta che utilizzi questa funzione, premi semplicemente il pulsante Avvia filtro nella procedura guidata Contatti Duplicati – Passo 2 (di 5). Questo filtrerà direttamente i duplicati senza richiederti di riconfigurare i campi dei contatti.
- Cosa fare se non vengono trovati contatti duplicati Se non vengono trovati contatti duplicati, puoi scegliere di riselectare i campi per identificare i duplicati o terminare il processo come necessario.
- Gestisci i gruppi di contatti duplicatiSe ci sono gruppi di contatti duplicati all'interno delle cartelle selezionate, puoi gestirli in modo efficiente. Nella procedura guidata Contatti Duplicati - Passo 3 (di 5), seleziona semplicemente i criteri desiderati - sia il Nome del Gruppo di Contatti (Gruppo di Contatti), il Nome membro (Gruppo di Contatti) o l'Indirizzo email del membro (Gruppo di Contatti). Scegli in base alle tue esigenze per gestire questi gruppi duplicati.
Demo: Elimina o sposta i contatti duplicati in Outlook
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