Gestisci i contatti duplicati in Outlook: elimina, unisci, sposta, classifica
Kutools for Outlook
Quando importi contatti in Outlook da un foglio di calcolo Excel o altro software, c'è la possibilità di creare voci duplicate nella cartella dei contatti. Tali duplicati possono ingombrare le cartelle dei contatti, consumando spazio non necessario in Outlook. Per una soluzione semplificata, consigliamo il Contatti duplicati utilità di Kutools for Outlook. Questa funzione ti consente di eliminare, unire, spostare e persino classificare facilmente i contatti duplicati su vari account di posta elettronica all'interno delle cartelle Contatti selezionate.
Vantaggi di Kutools per i contatti duplicati di Outlook
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- 🔄 Opzioni flessibili di gestione dei duplicati: Kutools per Outlook migliora la gestione dei contatti duplicati offrendo una suite versatile di opzioni che soddisfa le varie esigenze e preferenze degli utenti:
- 🗑️ Eliminazione temporanea o permanente dei duplicati: gli utenti possono scegliere di spostare temporaneamente i duplicati nella cartella "Elementi eliminati", consentendo il ripristino se necessario, o eliminarli definitivamente per semplificare l'elenco dei contatti, bilanciando tra la salvaguardia dei contatti e il mantenimento di un database pulito.
- 🔗 Unire le informazioni dei duplicati in un unico contatto: Quando si uniscono i duplicati, Kutools unisce le informazioni di tutti i contatti duplicati selezionati, garantendo che nessun dato venga perso.
- 📂 Spostare duplicati con flessibilità: gli utenti possono spostare selettivamente tutti i duplicati, inclusa la prima istanza, o solo i duplicati aggiuntivi in una cartella designata. Questa funzionalità è particolarmente utile per gli utenti che desiderano rivedere i duplicati in un secondo momento o mantenere elenchi separati per scopi diversi.
- 🏷️Categorizzazione dei duplicati per una facile identificazione in seguito: Consentendo agli utenti di classificare i duplicati, Kutools facilita una migliore gestione e organizzazione dei contatti. Questa funzionalità è particolarmente utile per la gestione di database di contatti di grandi dimensioni, dove una categorizzazione efficiente può far risparmiare tempo e migliorare il flusso di lavoro.
- 🌐 Gestione di più account e duplicati di cartelle: Kutools brilla nella sua capacità di gestire i duplicati su più account di posta elettronica e cartelle di contatti contemporaneamente. Questa funzionalità semplifica quello che altrimenti sarebbe un processo complicato e dispendioso in termini di tempo con gli strumenti nativi di Outlook, offrendo agli utenti un approccio unificato per affrontare i contatti duplicati indipendentemente dalla loro posizione all'interno di Outlook.
- 🔍 Rilevamento duplicati personalizzabile: A differenza del rilevamento duplicati di base di Outlook, Kutools consente una personalizzazione dettagliata nell'identificazione dei duplicati consentendo agli utenti di selezionare campi di contatto specifici per il confronto. Ciò garantisce un rilevamento più preciso dei duplicati in base ai criteri più rilevanti per l'utente.
- 🧭 Rifiltraggio che fa risparmiare tempo: Kutools ricorda le impostazioni precedenti per le cartelle e i campi dei contatti scelti, consentendo agli utenti di filtrare nuovamente rapidamente i duplicati senza riconfigurare le impostazioni. Questa funzionalità riduce significativamente il tempo impiegato nella gestione dei duplicati, soprattutto per gli utenti che eseguono questa attività regolarmente.
- 👥 Gestione gruppi di contatti duplicati: l'utilità estende la gestione dei duplicati ai gruppi di contatti, offrendo opzioni per gestire i gruppi di contatti duplicati in base al nome del gruppo, al nome del membro o all'indirizzo e-mail del membro.
Elimina, unisci, sposta o classifica rapidamente i contatti duplicati in Outlook
Ecco come applicare il Contatti duplicati funzionalità per eliminare, unire, spostare o classificare i contatti duplicati in Outlook.
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- Sulla Kutools scheda, nel Elimina gruppo, clicca Contatti duplicati (puoi anche cliccare Kutools Plus > Contatti duplicati).
- Nel Contatti duplicati - Passaggio 1 (di 5): specificare i file di dati procedura guidata, seleziona i file di dati in cui desideri rimuovere, unire, spostare o classificare i contatti duplicati. Una volta selezionato, fare clic su Passaggio successivo: specificare la cartella dei contatti pulsante.
Nota: Se disponi di più account di posta elettronica in Outlook con cartelle di contatti di dimensioni considerevoli, verrà visualizzata una finestra di caricamento delle cartelle dei contatti come mostrato nello screenshot seguente. Puoi scegliere di fare clic su Salta l'attuale account di posta elettronica di caricamento oppure attendi semplicemente il completamento del caricamento di tutte le cartelle dei contatti.
- Una volta terminato il caricamento delle cartelle dei contatti, tutte le cartelle dei contatti verranno visualizzate nella casella di sinistra del file Contatti duplicati – Passaggio 2 (di 5) finestra. Seleziona le cartelle Contatti che contengono i contatti duplicati a cui desideri rivolgerti, quindi fai clic su Avanti: Seleziona i campi dei contatti per il confronto duplicato pulsante.
Suggerimenti:- Per opzioni più rapide come Seleziona tutto per selezionare le cartelle, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'elenco delle cartelle.
- Tutte le cartelle selezionate appariranno nella casella di destra. Puoi eliminarli o ordinarli come richiesto. Ai contatti delle cartelle elencate in alto verrà assegnata la priorità per essere conservati durante la gestione dei duplicati.
- Se hai già utilizzato questo strumento e stabilito i criteri di filtro, puoi semplicemente fare clic su Inizia a filtrare pulsante per applicare questi criteri esistenti per filtrare i contatti duplicati.
- Nel Contatti duplicati – Passaggio 3 (di 5) procedura guidata, seleziona i campi dei contatti per identificare i duplicati (i contatti sono considerati duplicati se le loro informazioni in questi campi corrispondono esattamente) nella Si prega di selezionare i campi Contatti per il confronto duplicato casella, quindi fare clic su Avanti: seleziona i campi da elencare nei risultati pulsante.
Suggerimenti:- I campi selezionati mostrati nell'immagine sopra rappresentano le impostazioni predefinite fornite da Kutools. È possibile selezionare facilmente queste impostazioni predefinite facendo clic su Campi predefiniti pulsante.
- Se controlli la Cerca tutti i duplicati nelle cartelle Contatti selezionate opzione, l'utilità cercherà i contatti duplicati in tutte le cartelle che hai scelto. Se non selezioni questa opzione, i duplicati verranno cercati separatamente all'interno di ogni singola cartella di contatti.
- Nel Contatti duplicati – Passaggio 4 (di 5) procedura guidata, selezionare un'opzione per specificare i campi da elencare nella casella dei risultati, quindi fare clic su Inizia a filtrare pulsante.
Suggerimenti:- Predefinito: Questa opzione seleziona i campi preimpostati, che sono Nome del gruppo di contatti (Gruppo di contatti), Nome del membro (gruppo di contatti), Indirizzo e-mail del membro (Gruppo di contatti)e Nome e Cognome.
- Custom: Questa opzione attiva il Contenuti autodefiniti pulsante che ti consente di selezionare i campi che desideri visualizzare nei risultati.
- Campi selezionati: questa opzione seleziona i campi scelti nel passaggio precedente.
- Tutti i contatti duplicati verranno visualizzati nel file Elenco contatti/Elenco contatti duplicati (riquadro a sinistra) del Contatti duplicati – Passaggio 5 (di 5) procedura guidata, visualizzando i campi che hai scelto di visualizzare. In questa procedura guidata è possibile:
- Espandi i duplicati e seleziona o deseleziona un contatto per decidere se includerlo o escluderlo dal processo di gestione dei duplicati. Suggerimento: puoi espandere un gruppo facendo clic su di esso. Quindi, seleziona un contatto duplicato per visualizzarne i dettagli nel file Anteprima delle informazioni di contatto scatola.
- Dal Come gestire i contatti duplicati? nell'elenco a discesa, scegli un'azione da applicare ai duplicati selezionati.
- Elimina (sposta nella cartella "Elementi eliminati"): questo sposterà i duplicati nella cartella Posta eliminata senza eliminarli definitivamente.
- Elimina permanente: questo rimuoverà permanentemente tutti i duplicati selezionati.
- Unire: combina tutti i contatti duplicati selezionati, amalgamando le loro informazioni.
- Sposta tutti i contatti duplicati (tranne il primo): trasferisce i duplicati, escluse le prime istanze, in una cartella specificata.
- Sposta tutti i contatti duplicati (includi il primo): sposta tutte le istanze dei duplicati in una cartella designata.
- Aggiungi categoria: contrassegna tutti i contatti duplicati selezionati con una categoria designata per facilitarne l'identificazione in seguito.
- Clicchi Applica ora per elaborare i duplicati secondo l'azione selezionata.
Una volta completato il processo, tutti i contatti duplicati indirizzati verranno visualizzati barrati nel file Elenco contatti/Elenco contatti duplicati. Si prega di chiudere il file Contatti duplicati procedura guidata per finalizzare il processo.
Ulteriori suggerimenti sull'utilizzo di Kutools per la funzione Contatti duplicati di Outlook
- Gestire un contatto duplicato specifico
Puoi classificare, spostare, eliminare o eliminare permanentemente un singolo contatto duplicato facendo clic con il pulsante destro del mouse sul contatto e selezionando l'opzione necessaria dal menu contestuale.
- Gestisci tutti i duplicati controllati in un gruppo
Puoi classificare, spostare, unire, eliminare o eliminare permanentemente tutti gli elementi duplicati selezionati in un gruppo facendo clic con il pulsante destro del mouse sul gruppo e selezionando l'opzione necessaria dal menu contestuale.
- Rifiltraggio semplice dei contatti duplicati
Le Contatti duplicati l'utilità conserva le impostazioni precedenti, comprese le cartelle scelte e i campi dei contatti. La prossima volta che utilizzerai questa funzione, premi semplicemente il pulsante Inizia a filtrare nel pulsante Contatti duplicati – Passaggio 2 (di 5) procedura guidata. Ciò filtrerà direttamente i duplicati senza richiedere la riconfigurazione dei campi di contatto.
- Cosa succede se non vengono trovati contatti duplicati?
Se non vengono trovati contatti duplicati, puoi scegliere di riselezionare i campi per identificare i duplicati o terminare il processo in base alle tue esigenze.
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Gestisci gruppi di contatti duplicatiSe all'interno delle cartelle selezionate sono presenti gruppi di contatti duplicati, puoi indirizzarli in modo efficiente. Nel Contatti duplicati - Passaggio 3 (di 5) procedura guidata, seleziona semplicemente i criteri desiderati, che si tratti del Nome del gruppo di contatti (Gruppo di contatti), Nome del membro (gruppo di contatti) or Indirizzo e-mail del membro (Gruppo di contatti). Scegli in base alle tue esigenze come gestire questi gruppi duplicati.
Demo: elimina o sposta i contatti duplicati in Outlook
Consiglio: In questo video, Kutools la scheda viene aggiunta da Kutools for Outlook. Se ne hai bisogno, fai clic su qui per avere una prova gratuita di 60 giorni senza limitazioni!
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