Come eliminare automaticamente i messaggi email scaduti dopo un certo numero di giorni?

Per impostazione predefinita, tutte le email ricevute e inviate rimangono nelle cartelle di Outlook. Giorno dopo giorno, le cartelle di Outlook diventeranno affollate e funzioneranno sempre più lentamente se non si interviene per pulire le email scadute. Alcuni messaggi devono essere conservati solo per alcuni giorni o settimane. Se non li si elimina dalla Posta in arrivo, resteranno inutili come rifiuti. In questa guida ti spiegheremo come eliminare gli elementi email scaduti dopo un certo numero di giorni per mantenere Outlook pulito e veloce.

Eliminare gli elementi email scaduti dopo un certo numero di giorni in Outlook

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Eliminare gli elementi email scaduti dopo un certo numero di giorni in Outlook

Per eliminare automaticamente i messaggi email scaduti dopo un certo numero di giorni, devi innanzitutto impostare una data di scadenza per le tue email.

Impostazione della data di scadenza per le email

1. Apri la finestra di dialogo «Proprietà» («Opzioni messaggio» in Outlook 2007):

In Outlook 2010 e 2013, fai doppio clic per aprire il messaggio a cui desideri impostare una data di scadenza, quindi clicca sul pulsante «Opzioni messaggio» nel gruppo «Tag» della scheda «Messaggio».

2. Nella finestra di dialogo «Proprietà» (in Outlook 2007 denominata «Opzioni messaggio»), seleziona la casella «Scade dopo» in «Opzioni di recapito», scegli una data di scadenza e un orario dall’elenco a discesa, quindi fai clic su «Chiudi». Vedi screenshot:

3. Salva quindi le modifiche e chiudi l’email. In alternativa, fai clic sul pulsante «Chiudi». Dopo averlo selezionato, si aprirà la finestra di dialogo «Microsoft Outlook»: clicca su «Sì» per salvare le modifiche.

Non appena le tue email superano la data specificata, verranno visualizzate con una linea barrata negli elementi email, come mostrato nello screenshot seguente:

Configurare Archiviazione automatica per eliminare gli elementi email scaduti

Dopo aver impostato la data di scadenza per le tue email, puoi eliminare gli elementi email scaduti seguendo questi passaggi:

1. Apri la finestra di dialogo «Archiviazione automatica». In Outlook 2010 e 2013, fai clic su «File» > «Opzioni».

2. Nella finestra di dialogo «Opzioni di Outlook» di Outlook 2010/2013, fai clic su «Avanzate» nel riquadro sinistro, quindi sul pulsante «Impostazioni archiviazione automatica» nell’area destra della finestra. Vedi screenshot:

3. Quando appare la finestra di dialogo «Archiviazione automatica», seleziona l’opzione «Esegui Archiviazione automatica ogni 14 giorni» per attivare la funzione. Dopodiché, spunta la casella «Elimina elementi scaduti (solo cartelle e-mail)» e conferma facendo clic su «OK». Vedi screenshot:

4. Dopo aver configurato le opzioni di «Archiviazione automatica», vai alla cartella da cui desideri eliminare i messaggi scaduti nel riquadro «Navigazione», fai clic con il tasto destro del mouse su di essa e seleziona «Proprietà» dal menu contestuale. Vedi screenshot:

5. Nella finestra di dialogo «Proprietà Posta in arrivo» (in questo esempio è stata selezionata la cartella Posta in arrivo), vai alla scheda «Archiviazione automatica», seleziona l’opzione «Archivia gli elementi in questa cartella utilizzando le impostazioni predefinite» e fai clic su «OK» per completare.

Ora tutte le impostazioni sono state completate. Quando le tue email raggiungeranno la fine del periodo di conservazione e arriveranno alla data di archiviazione automatica da te impostata, verrà visualizzata una finestra di avviso per ricordarti di eliminare i messaggi scaduti.

Fai quindi clic sul pulsante «Sì» per eliminare immediatamente tutte le tue email scadute.

Nota:

Per impostazione predefinita, l’archiviazione automatica avviene ogni 14 giorni; puoi personalizzare questo intervallo in base alle tue esigenze.