Come unire i contatti duplicati in Outlook?
Quando si copiano o si spostano contatti tra cartelle in Outlook, spesso appaiono contatti duplicati. Eliminarli semplicemente potrebbe non essere la soluzione migliore, poiché diversi duplicati potrebbero contenere informazioni uniche in determinati campi. Invece, unire i contatti duplicati assicura che nessun dato prezioso vada perso. In questa guida, esploreremo due metodi per unire i contatti duplicati in Outlook.
Metodo 1: Unisci i contatti duplicati durante lo spostamento in Outlook (Manuale e Limitato)
Metodo 2: Unisci facilmente i contatti duplicati esistenti con Kutools per Outlook 👍 (Veloce e Automatico)
Metodo 1: Unisci i contatti duplicati durante lo spostamento in Outlook
Se stai spostando contatti dalla Cartella A alla Cartella B, puoi abilitare la funzione di rilevamento dei duplicati integrata di Outlook per unire i duplicati durante il trasferimento. Segui questi passaggi:
Passo 1: Abilita il Rilevamento dei Contatti Duplicati in Outlook
1. Clicca su "File" > "Opzioni" per aprire la finestra di dialogo "Opzioni di Outlook".
2. Nel riquadro sinistro, seleziona "Persone".
3. Nella sezione "Nomi e Compilazione", seleziona "Controlla i duplicati quando salvi nuovi contatti".
4. Clicca OK per salvare le impostazioni.
Passo 2: Sposta i Contatti Unendo i Duplicati
1. Passa alla visualizzazione Persone (o Contatti), apri la Cartella A e seleziona un contatto. Poi premi "Ctrl" + "A" per selezionare tutti i contatti nella cartella.
2. Fai clic con il tasto destro sui contatti selezionati e scegli "Sposta" > "Cartella B" dal menu contestuale.
3. Se esistono contatti duplicati, Outlook mostrerà la finestra di dialogo "Contatto Duplicato Rilevato". Clicca su "Aggiorna Tutto" per unire i duplicati invece di creare voci separate.
Risultato
Tutti i contatti della Cartella A sono stati spostati nella Cartella B, con i contatti duplicati uniti automaticamente in base ai dettagli dei contatti esistenti.
Limitazioni del Metodo:
- ❌ Solo Efficace Durante lo Spostamento: Questo metodo unisce i duplicati solo quando si spostano i contatti tra cartelle; non può gestire i duplicati già esistenti in una singola cartella.
- ❌ Non Può Unire Duplicati Esistenti: Se i duplicati esistono già all'interno della stessa cartella, questo metodo non può unirli retroattivamente.
- ❌ Richiesta di Conferma Manuale: Ogni volta che vengono trovati duplicati durante uno spostamento, devi confermare manualmente l'azione di unione nella finestra di dialogo "Contatto Duplicato Rilevato".
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Metodo 2: Unisci Facilmente i Contatti Duplicati Esistenti con Kutools per Outlook 👍
Se la tua cartella contatti contiene già duplicati, Outlook non offre una funzione integrata per unirli. L'utilità "Contatti Duplicati" in "Kutools per Outlook" ti permette di trovare rapidamente, confrontare e unire i contatti duplicati in più cartelle.
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Passo 1: Abilita l'Utilità Contatti Duplicati
Clicca su "Kutools Plus" > "Contatti Duplicati" per avviare lo strumento.
Passo 2: Seleziona i File di Dati dei Contatti
1. Nella procedura guidata "Contatti Duplicati – Passo 1 (di 5)", seleziona i file di dati in cui sono memorizzati i tuoi contatti.
2. Clicca su "Prossimo passo: Specifica la cartella contatti".
Passo 3: Scegli le Cartelle Contatti da Scansionare per Trovare Duplicati
1. Tutte le cartelle contatti saranno elencate nella finestra "Contatti Duplicati – Passo 2 (di 5)". Seleziona le cartelle che contengono i contatti duplicati.
2. Clicca su "Avanti: Seleziona i campi contatto per il confronto dei duplicati".
Passo 4: Definisci i Criteri di Identificazione dei Duplicati
1. In "Contatti Duplicati – Passo 3 (di 5)", seleziona i campi contatto che devono corrispondere per essere considerati duplicati (ad esempio, Nome, Indirizzo Email, Telefono).
2. Clicca su "Avanti: Seleziona i campi da elencare nei risultati".
Passo 5: Seleziona i Campi da Visualizzare nei Risultati
1. In "Contatti Duplicati – Passo 4 (di 5)", scegli quali campi verranno visualizzati nei risultati.
2. Clicca su "Avvia filtro".
Passo 6: Unisci i Contatti Duplicati
1. In "Contatti Duplicati – Passo 5 (di 5)", tutti i contatti duplicati appariranno nel riquadro dei risultati. Dal menu a discesa Come gestire i contatti duplicati, seleziona "Unisci".
2. Clicca su "Esegui immediatamente".
Risultato
Tutti i contatti duplicati nelle cartelle selezionate vengono uniti automaticamente. I contatti uniti sono contrassegnati con un barrato nei risultati, indicando che l'elaborazione è stata completata con successo.
Vantaggi del Metodo Kutools per Outlook:
- ✅ Funziona su Contatti Esistenti: Non è necessario spostare i contatti; questo metodo trova e unisce i duplicati esistenti.
- ✅ Veloce e Automatico: Scansiona e unisce automaticamente i duplicati senza richiedere interventi manuali.
- ✅ Supporto Multiplo Cartelle: Unisce i duplicati in più cartelle contatti contemporaneamente.
- ✅ Criteri di Unione Personalizzabili: Gli utenti possono definire quali campi devono essere considerati duplicati, offrendo maggiore controllo sull'unione.
Quale Metodo Dovresti Usare?
Ecco un confronto rapido tra i due metodi per aiutarti a decidere la soluzione migliore per unire i contatti duplicati in Outlook:
| Metodo | Migliore Per | Facilità d'Uso | Automazione | Flessibilità |
|---|---|---|---|---|
| Unione Durante lo Spostamento (Manuale) | Utenti che uniscono duplicati durante il trasferimento tra cartelle | ⭐⭐⭐ | ⭐ | ⭐⭐ |
| Kutools per Outlook (Automatico) | Unire facilmente i duplicati esistenti in più cartelle | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
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