Come cercare email includendo le sottocartelle in Outlook?

In Microsoft Outlook, il comportamento predefinito all'avvio di una ricerca immediata è cercare le email esclusivamente nella cartella attualmente selezionata. Tuttavia, molti utenti organizzano la propria posta utilizzando sottocartelle e spesso hanno bisogno di eseguire ricerche che includano sia una cartella principale sia tutte le sue sottocartelle. Se non si attiva l’opzione “Includi sottocartelle”, si rischia di perdere email importanti nascoste in directory annidate. Questo tutorial offre istruzioni dettagliate su diversi metodi efficaci per cercare email tra cartelle e relative sottocartelle in Outlook, aiutandovi a evitare risultati mancanti e a migliorare la vostra efficienza lavorativa.

Cerca email Includi Sottocartelle in Outlook 2010 e versioni successive

Cerca email Includi Sottocartelle in Outlook 2007

VBA: Ricerca avanzata in batch tra cartelle e sottocartelle

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Cerca email Includi Sottocartelle in Outlook 2010 e versioni successive

Se si utilizza Outlook 2010 o versioni successive, è possibile estendere facilmente la ricerca in modo da includere sia la Cartella corrente sia tutte le sue sottocartelle. Questa funzione è particolarmente utile quando la struttura organizzativa delle email si basa ampiamente su cartelle annidate. La funzionalità semplifica le ricerche, eliminando la necessità di eseguirle manualmente in ciascuna sottocartella.

1. Innanzitutto, passa alla cartella email in cui desideri effettuare la ricerca. Le eventuali sottocartelle verranno incluse nei risultati se selezioni l’opzione corretta.

2. Fai clic nella casella «Ricerca immediata», in alto nell'elenco dei messaggi, per attivare la scheda «Strumenti di ricerca». Inserisci qui la tua parola chiave o le condizioni di ricerca desiderate. Successivamente, nel gruppo «Ambito» della scheda «Ricerca», fai clic sull'opzione «Tutte le sottocartelle». Vedi lo screenshot seguente:

Al termine di questi passaggi, Outlook mostrerà in un unico elenco tutti i messaggi che soddisfano i criteri di ricerca, inclusi quelli presenti nella cartella selezionata e in tutte le relative sottocartelle. In questo modo riduci il rischio di perdere email e risparmi tempo rispetto a una ricerca manuale cartella per cartella.

Suggerimento:Per identificare più facilmente la posizione originale di ciascune email filtrate nei risultati della ricerca, visualizza la colonna «Cartelle». Fai clic sull'intestazione di una colonna in alto nell'Elenco email (ad esempio «Da» o «Ricevuto») e assicurati che l'opzione «Cartelle» sia selezionata. In questo modo individuerai rapidamente dove si trova ciascuna email corrispondente all'interno della tua Struttura cartelle.

Nota:Se noti che non tutte le sottocartelle vengono ricercate, ricontrolla la selezione della cartella e assicurati che l’opzione «Tutte le sottocartelle» sia attiva nel gruppo Ambito. Verifica anche le impostazioni di indicizzazione di Outlook se i risultati sembrano incompleti.

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Cerca email Includi Sottocartelle in Outlook 2007

In Outlook 2007, la ricerca immediata integrata non supporta direttamente la ricerca nelle sottocartelle dall’interfaccia principale. Per eseguire questa operazione, è necessario invece utilizzare una Cartella di ricerca. Creare una Cartella di ricerca consente di aggregare in una vista virtuale ricercabile i messaggi provenienti da più cartelle, incluse le relative sottocartelle — un vantaggio particolarmente utile quando le email sono distribuite in una gerarchia complessa di cartelle. Questo approccio offre inoltre la flessibilità di riutilizzare facilmente condizioni di ricerca personalizzate.

1. Fare clic sul menu «File» in alto in Outlook, selezionare «Nuovo» e poi cliccare su «Cartella di ricerca». Vedere lo screenshot:

2. Nella finestra di dialogo «Nuova cartella di ricerca», scorri verso il basso fino a individuare e selezionare «Crea una cartella di ricerca personalizzata» nella sezione «Personalizzato», quindi fai clic sul pulsante «Scegli» per definirne i criteri.

3. Nella finestra di dialogo «Cartella di ricerca personalizzata», assegna un nome descrittivo alla nuova cartella di ricerca (ad esempio, «Ricerca Posta in arrivo e sottocartelle»), quindi fai clic sul pulsante «Sfoglia» per selezionare le cartelle da includere nell’ambito di ricerca.

4. Quando viene visualizzata la finestra «Seleziona cartella(e)», procedi nel seguente modo:

1). Seleziona la cartella principale in cui effettuare la ricerca, ad esempio «Posta in arrivo».

2). Seleziona la casella «Cerca nelle sottocartelle» per includere automaticamente tutte le sottocartelle.

3). Fare clic sul pulsante «OK» per confermare. Vedere lo screenshot:

5. Nella finestra di dialogo «Cartella di ricerca personalizzata», fai clic su «OK» per salvare le impostazioni.

6. Se viene visualizzata una finestra di richiesta per applicare le impostazioni di ricerca, fare clic su «Sì» per procedere.

7. Infine, fai nuovamente clic sul pulsante «OK» nella finestra di dialogo «Nuova cartella di ricerca» per completare la configurazione.

8. La cartella di ricerca personalizzata è ora creata e visualizza le email provenienti sia dalla Posta in arrivo (o da qualsiasi altra cartella selezionata) sia da tutte le relative sottocartelle. È possibile digitare le condizioni di ricerca desiderate nella casella di ricerca in alto nella cartella di ricerca e Outlook restituirà le email corrispondenti nell'intero ambito definito. Questa soluzione è particolarmente utile per ricerche regolari o complesse, poiché è sufficiente accedere nuovamente alla cartella di ricerca personalizzata in qualsiasi momento senza dover ripetere la configurazione.

Suggerimento:Per modificare l’ambito o i criteri della cartella di ricerca, fai clic con il pulsante destro del mouse su di essa nel riquadro di navigazione e seleziona «Personalizza questa cartella di ricerca». Apporta le modifiche necessarie.

Limitazione: Le cartelle di ricerca sono viste virtuali e non spostano fisicamente le email; mostrano semplicemente risultati aggregati. Caselle di posta particolarmente grandi o ricerche con criteri complessi potrebbero rallentare le prestazioni o aumentare l’utilizzo di CPU e memoria.

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