Come impedire ai partecipanti di inoltrare una riunione di Outlook?

In alcuni casi, potresti voler impedire ai partecipanti alla riunione di inoltrare il tuo invito in Outlook, per tutelare la privacy, garantire la riservatezza o per altri motivi. In questo articolo ti presenterò due soluzioni:

• Impedisci ai partecipanti di inoltrare la riunione di Outlook con VBA
• Impedisci ai partecipanti di inoltrare la riunione progettando un modulo

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Impedisci ai partecipanti di inoltrare la riunione di Outlook con VBA

Questo metodo ti guiderà nell’aggiungere i pulsanti «Disabilita inoltro» e «Abilita inoltro» alla Barra multifunzione nella finestra della riunione tramite VBA, consentendoti di impedire ai partecipanti di inoltrare la riunione con un semplice clic sul pulsante «Disabilita inoltro». Procedi come segue:

1. Premi i tasti «Alt» + «F11» per aprire la finestra di Microsoft Visual Basic, Applications Edition.

2. Fai clic su «Inserisci» > «Modulo» e incolla il seguente codice VBA nella nuova finestra del modulo.

VBA: Impedisci ai partecipanti di inoltrare la riunione

Sub ItemDisableForwarding()
  Dim xCurrentItem As Object
  Set xCurrentItem = Outlook.ActiveInspector.CurrentItem
  xCurrentItem.Actions("Forward").Enabled = False
  MsgBox "Forwarding current meeting has been disabled. Any meeting attendee is prevented from forwarding this meeting."
End Sub

Sub ItemEnableForwarding()
  Dim xCurrentItem As Object
  Set xCurrentItem = ActiveInspector.CurrentItem
  xCurrentItem.Actions("Forward").Enabled = True
  MsgBox "Forwarding current meeting has been enabled."
End Sub

3. Salva il codice VBA e chiudi la finestra di Microsoft Visual Basic, Applications Edition.

4. Apri una cartella del calendario e fai clic su «Home» > «Incontro» per creare un nuovo incontro.

5. Fai clic su «File» > «Opzioni» per aprire la finestra di dialogo Opzioni di Outlook.

6. Nella finestra di dialogo Opzioni di Outlook, fai clic su «Personalizza barra multifunzione» nel riquadro sinistro, seleziona «Appuntamento» nel riquadro destro e clicca sul pulsante «Nuovo gruppo». Vedi screenshot:

7. Ora è stato aggiunto un nuovo gruppo sotto la scheda «Appuntamento». Fai clic sul pulsante «Rinomina», digita un nuovo nome e conferma con «OK» nella finestra di dialogo Rinomina. Vedi screenshot:

8. Prosegui selezionando (1) «Macro» dall’elenco a discesa «Scegli comandi da», (2) scegliendo «Project1.ItemDisableForwarding» nella casella a sinistra e (3) facendo clic sul pulsante «Aggiungi».

9. Il comando selezionato è ora aggiunto alla casella di destra. Mantienilo selezionato e: (1) fai clic sul pulsante «Rinomina», (2) nella finestra di dialogo Rinomina assegna un’icona al comando, (3) digita un nuovo nome e infine (4) fai clic su «OK». Vedi screenshot:

10. Ripeti i passaggi 8-9 indicati sopra per aggiungere anche «Project1.ItemEnableForwarding» al riquadro di destra, quindi fai clic su «OK» nella finestra di dialogo Opzioni di Outlook.

Ora torna alla finestra della riunione e noterai che i due comandi sono stati aggiunti nella scheda «Riunione». Vedi screenshot:

11. Fai clic su «Riunione» > «Disabilita inoltro», quindi su «OK» nella finestra di dialogo che appare. Vedi screenshot:

12. Aggiungi gli elementi necessari alla riunione e fai clic sul pulsante «Invia» per inviarla.

Se i partecipanti tentano di inoltrare questa riunione tramite «Riunione» > «Inoltra» in Outlook, verrà visualizzata una finestra di dialogo che blocca l’azione di inoltro.

Note:
(1) Questo metodo non impedisce ai partecipanti di inoltrare la riunione come allegato iCalendar.
(2) Questo metodo funziona perfettamente con account Exchange.

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Impedisci ai partecipanti di inoltrare la riunione progettando un modulo

In realtà, puoi modificare il modulo della riunione e disabilitare la funzione «Inoltra» al suo interno: tutte le riunioni create basandosi su questo modulo non consentiranno l’inoltro in Outlook.

1. Apri una cartella del calendario e fai clic su «Home» > «Incontro» per creare un nuovo incontro.

2. Nella finestra della riunione, fai clic su «File» > «Opzioni».

3. Nella finestra di dialogo Opzioni di Outlook, fai clic su «Personalizza barra multifunzione» nel riquadro sinistro, seleziona la casella «Sviluppatore» nel riquadro destro e conferma con «OK». Vedi screenshot:

4. Torna ora alla finestra della riunione e fai clic su «Sviluppatore» > «Progetta questo modulo». Vedi screenshot:

5. Abilita la scheda «(Azioni)» e fai doppio clic sulla riga «Inoltra» per aprire la finestra di dialogo Proprietà azione modulo.

6. Nella finestra di dialogo Proprietà azione modulo, deseleziona l’opzione «Abilita» e fai clic su «OK». Vedi screenshot:

7. Fai clic su «Sviluppatore» > «Esegui questo modulo». Vedi screenshot:

8. Ora viene creato un incontro basato sul modulo di riunione modificato. Aggiungi gli elementi necessari e fai clic sul pulsante «Invia».

Note:
(1) Se devi applicare frequentemente questo modulo di riunione personalizzato, ti consigliamo di salvarlo facendo clic su «Sviluppatore» > «Pubblica» > «Pubblica modulo».
(2) Tutte le riunioni create a partire da questo modulo personalizzato non consentiranno ai partecipanti di inoltrarle. Tuttavia, i partecipanti potranno comunque inviare la riunione come allegato iCalendar.
(3) Questo metodo è perfettamente compatibile con gli account Exchange.

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