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Come contrassegnare automaticamente le email in base a un allegato specifico in Outlook?

Author Xiaoyang Last modified

Quando si ricevono alcune email con allegati importanti specifici, potrebbe essere necessario contrassegnarle, in modo da poterle trovare rapidamente e facilmente per il follow-up. In questo articolo, vi parlerò di un modo semplice per contrassegnare automaticamente le email che hanno allegati con nomi specifici.

Contrassegna automaticamente le email in base a un allegato specifico con il codice VBA

Contrassegna automaticamente le email in base a un allegato specifico con il codice VBA

Per contrassegnare automaticamente le email che contengono l'allegato specifico, applicare il seguente codice VBA:

1. Avviare Outlook e quindi tenere premuti i tasti "ALT + F11" per aprire la finestra "Microsoft Visual Basic for Applications".

2. Nella finestra "Microsoft Visual Basic for Applications", fare doppio clic su "ThisOutlookSession" nel riquadro "Project1(VbaProject.OTM)" per aprire una nuova modalità, quindi copiare e incollare il seguente codice nel modulo vuoto.

Codice VBA: Contrassegna automaticamente le email in base a un allegato specifico:

Public WithEvents GMailItems As Outlook.Items
Private Sub Application_Startup()
    Set GMailItems = Outlook.Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Items
End Sub

Private Sub GMailItems_ItemAdd(ByVal Item As Object)
    If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
    FlagEmail_SpecificAttachments Item
End Sub

Sub FlagEmail_SpecificAttachments(Mail As Outlook.MailItem)
    Dim xAttachment As Outlook.Attachment
    Dim xExt As String
    Dim xFileName As String
    If Mail.Attachments.Count = 0 Then Exit Sub
    For Each xAttachment In Mail.Attachments
        xExt = SplitPath(xAttachment.FileName, 2)
        xFileName = SplitPath(xAttachment.FileName, 1)
        Select Case xExt
            Case "txt", "xlsx", "docx", "pdf"
                If InStr(LCase(xFileName), LCase("KTO")) > 0 Then
                    With Mail
                        .ReminderSet = True
                        .ReminderTime = Now + 1
                        .MarkAsTask olMarkTomorrow
                        .Save
                    End With
                End If
        End Select
    Next
End Sub

Public Function SplitPath(FullPath As String, ResultFlag As Integer) As String
Dim xSplitPos As Integer, xDotPos As Integer
xSplitPos = InStrRev(FullPath, "/")
xDotPos = InStrRev(FullPath, ".")
Select Case ResultFlag
    Case 0
        SplitPath = Left(FullPath, xSplitPos - 1)
    Case 1
        If xDotPos = 0 Then xDotPos = Len(FullPath) + 1
        SplitPath = Mid(FullPath, xSplitPos + 1, xDotPos - xSplitPos - 1)
    Case 2
        If xDotPos = 0 Then xDotPos = Len(FullPath)
        SplitPath = Mid(FullPath, xDotPos + 1)
    Case Else
    Err.Raise vbObjectError + 1, "SplitPath Function", "Invalid Parameter!"
End Select
End Function

Nota: Nel codice sopra, è possibile modificare l'estensione del file e il nome del file allegato secondo necessità.

doc auto flag emails 1

3. Salvare quindi il codice e riavviare Outlook per rendere operativo il codice; ora, quando si ricevono email i cui nomi degli allegati contengono il testo specificato, Outlook contrassegnerà automaticamente questa email per il follow-up, vedere screenshot:

doc auto flag emails 2

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