Come si revoca un invito a una riunione in Outlook quando non si è l’organizzatore?

Se l’organizzatore della riunione lascia l’ufficio e una serie di riunioni da lui o lei create deve essere annullata, puoi (in qualità di partecipante) annullare tali riunioni per conto dell’organizzatore? La risposta è sì. Tuttavia, l’organizzatore deve prima concederti l’autorizzazione condividendo il proprio calendario. In questa guida vedremo come revocare un invito a una riunione se non sei l’organizzatore.

Nota: In questa guida viene utilizzato come esempio Microsoft Outlook 365; i passaggi e le descrizioni potrebbero presentare alcune differenze nelle altre versioni di Outlook.

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L’organizzatore condivide il calendario con te

Prima che l’organizzatore lasci l’ufficio, chiedigli/le di condividere il calendario con te. Tieni presente che Microsoft offre l’opzione di condividere un calendario aggiornato automaticamente solo agli utenti di Outlook 365 o con account basati su Exchange. Per inviarti un invito alla condivisione, l’organizzatore può procedere come segue.

1. Apri Outlook. Passa alla visualizzazione Calendario.

2. Nella scheda Home, fai clic su Condividi calendario nel gruppo Gestisci calendari. Scegli il calendario da condividere.

3. Viene visualizzata la finestra di dialogo Proprietà calendario. Fai clic sul pulsante Aggiungi.

4. Seleziona il nome nella Rubrica e fai clic sul pulsante Aggiungi. Poi clicca sul pulsante OK.

5. L’organizzatore può vedere le persone aggiunte con il livello di autorizzazione predefinito. Modifica il livello di autorizzazione in Può modificare affinché le persone aggiunte possano successivamente modificare il calendario condiviso. Quindi, fai clic sul pulsante OK.

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6. Ora viene inviata un’e-mail con l’invito a condividere il calendario.

Da questo momento in poi, il compito dell’organizzatore è concluso. Scopri ora cosa puoi fare tu.

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Revocare un invito a una riunione per conto dell’organizzatore

Dopo che l’organizzatore ha condiviso con te il proprio calendario, riceverai un’e-mail che ti informa di essere stato invitato a visualizzarne il calendario. Per annullare un invito a una riunione per conto dell’organizzatore, procedi come segue.

1. Apri Outlook. Trova quindi l’e-mail inviata dall’organizzatore.

2. Seleziona Accetta per accettare l’invito.

3. Per visualizzare e modificare il calendario condiviso, passa innanzitutto alla visualizzazione Calendario. Vai alla sezione Calendari condivisi e fai clic sull’icona di espansione per visualizzare i calendari condivisi. Seleziona il calendario condiviso dell’organizzatore.

4. Individua la riunione da annullare e fai doppio clic su di essa.

5. Nella scheda Riunione, fai clic su Annulla riunione.

6. Fai clic sul pulsante Invia annullamento.

7. Ora vedrai che la riunione nel calendario condiviso è stata annullata correttamente e non è più visibile.

8. Ora vai al tuo calendario; noterai che la riunione è ancora presente. Allo stesso tempo, riceverai una nuova email che ti ricorda di aver annullato la riunione per conto dell’organizzatore. Fai clic su Rimuovi dal calendario per eliminare la riunione dal tuo calendario personale.
Nota: anche gli altri partecipanti a questa riunione riceveranno lo stesso messaggio di annullamento e dovranno eseguire lo stesso passaggio descritto sopra per rimuoverla dai propri calendari.

La riunione è stata correttamente annullata sia nel calendario condiviso che nel tuo calendario personale.

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