Come cercare email in base ai nomi dei destinatari in Outlook?
Gestire le email in modo efficiente in Microsoft Outlook spesso significa recuperare rapidamente conversazioni passate. Tuttavia, se devi trovare email basandoti sul nome di un destinatario specifico, le cose possono complicarsi. Poiché Outlook consente ai destinatari di essere inseriti nei campi A, Cc o Ccn, una ricerca semplice potrebbe non restituire sempre risultati accurati. Fortunatamente, Outlook offre due soluzioni efficaci per facilitare la ricerca in base ai nomi dei destinatari:
Cerca email in base al nome di un destinatario utilizzando la funzione Ricerca istantanea (Veloce e facile)
Cerca email in base a più destinatari utilizzando la funzione Trova avanzato combinata con Kutools per Outlook (Potente e preciso)
Cerca email in base al nome di un destinatario utilizzando la funzione Ricerca istantanea
Se hai bisogno di trovare email associate a un singolo destinatario, la funzione Ricerca istantanea in Outlook fornisce un modo rapido ed efficiente per individuarle.
1. Apri "Outlook" e vai alla vista "Posta". Nella casella "Ricerca istantanea" (di solito in cima alla tua lista di email), digita il seguente criterio di ricerca: "a:"Nome Destinatario"".
2. Una volta inserito il criterio di ricerca, regola l'ambito della ricerca nel gruppo "Ambito" sotto la scheda "Ricerca" (ad esempio, cerca all'interno della cartella corrente, delle sottocartelle o in tutte le caselle di posta).
3. Outlook ora mostrerà tutte le email contenenti il destinatario specificato nei risultati della ricerca.
- Cerca tramite campo Cc → Usa: "cc:"Nome Destinatario"".
- Cerca tramite campo Ccn → Usa: "bcc:"Nome Destinatario"".
- Cerca in tutti i campi (A, Cc, Ccn) se non sei sicuro → Usa: "a:"Nome Destinatario" OR "cc:"Nome Destinatario" OR "bcc:"Nome Destinatario"".
Punti di forza e debolezza del metodo Ricerca istantanea:
- ✅ Veloce e facile: Permette ricerche rapide senza passaggi complessi.
- ✅ Nessuna configurazione aggiuntiva richiesta: Funziona direttamente nella barra di ricerca di Outlook.
- ❌ Limitato a ricerche semplici: Può cercare solo in un campo destinatario (A, Cc o Ccn) alla volta.
- ❌ Nessun filtro avanzato: Non può applicare condizioni logiche come AND/OR.
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Cerca email in base a più destinatari utilizzando la funzione Trova avanzato combinata con Kutools per Outlook
Se hai bisogno di cercare email che coinvolgono più destinatari o vuoi opzioni di filtraggio avanzate, la funzione "Trova avanzato", combinata con l'opzione "Generatore di query" di "Kutools per Outlook", offre la migliore soluzione.
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Passo 1: Attiva la scheda Generatore di query utilizzando Kutools per Outlook
1. Clicca su "Kutools" > "Opzioni".
2. Nella finestra di dialogo "Opzioni", vai alla scheda "Altri" e seleziona l'opzione "Ripristina la scheda 'Generatore di query' nella finestra di dialogo Trova avanzato di Outlook". Clicca su "OK".
Passo 2: Apri la finestra di dialogo Trova avanzato
1. Apri "Outlook" e vai alla vista "Posta". Seleziona la cartella email che desideri cercare.
2. Premi "Ctrl" + "Maiusc" + "F" per aprire la finestra di dialogo "Trova avanzato".
Passo 3: Configura i criteri di ricerca nel Generatore di query
Ora che la finestra di dialogo "Trova avanzato" è aperta, naviga alla scheda "Generatore di query" e segui questi passaggi:
1. Clicca su "Campo" > "Campi indirizzo" > "A"/"Cc"/"Ccn".
2. Dal menu a discesa "Condizione", seleziona "Contiene".
3. Inserisci il nome o l'email del destinatario nella casella "Valore".
4. Clicca su "Aggiungi alla lista" per applicare il filtro di ricerca.
5. Ripeti i passaggi da 1 a 4 per aggiungere ulteriori filtri per gli altri campi.
Passo 4: Imposta condizioni logiche ed esegui la ricerca
Dopo aver aggiunto tutti i criteri desiderati, li vedrai elencati nella casella a sinistra. Per definire la relazione tra più criteri:
1. Seleziona un criterio dall'elenco.
2. Clicca sul menu a discesa "Logico" e scegli "AND" o "OR".
- "AND": Trova email che soddisfano tutti i criteri specificati.
- "OR": Trova email che soddisfano almeno uno dei criteri specificati.
3. Clicca su "Trova ora" per eseguire la ricerca.
Risultato
Outlook mostrerà tutte le email che corrispondono ai criteri nella parte inferiore della finestra di dialogo "Trova avanzato". Una volta visualizzati i risultati della ricerca, puoi aprire email specifiche. Chiudi la finestra "Trova avanzato" quando hai finito.
Punti di forza e debolezza del metodo Trova avanzato:
- ✅ Cerca in più campi destinatari: Può filtrare email in base a A, Cc e Ccn simultaneamente.
- ✅ Opzioni di filtraggio avanzate: Permette ricerche precise utilizzando più destinatari e condizioni logiche.
- ❌ Più complesso da usare: Richiede più passaggi rispetto alla Ricerca istantanea.
- ❌ Richiede più tempo per l'elaborazione: L'esecuzione della ricerca potrebbe essere più lenta, specialmente con caselle di posta di grandi dimensioni.
Quale metodo dovresti usare?
Ecco un confronto tra i due metodi per aiutarti a decidere quale si adatta meglio alle tue esigenze:
| Metodo | Migliore per | Facilità d'uso | Potenza di filtraggio |
|---|---|---|---|
| Ricerca istantanea | Ricerche rapide per un singolo destinatario | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐ |
| Trova avanzato | Ricerca di più destinatari con filtri dettagliati | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
Per la maggior parte degli utenti, la "Ricerca istantanea" è la scelta migliore per ricerche rapide, mentre la "Trova avanzato" è ideale per ricerche dettagliate e multi-destinatario.
Demo: Cerca email in base ai nomi dei destinatari con la funzione Trova avanzato
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