Come cercare email in base ai nomi dei destinatari in Outlook?
Gestire le email in modo efficiente in Microsoft Outlook spesso significa recuperare rapidamente conversazioni passate. Tuttavia, se è necessario trovare email basandosi sul nome di un destinatario specifico, le cose possono complicarsi. Poiché Outlook consente ai destinatari di essere inseriti nei campi A, Cc o CCN, una ricerca semplice potrebbe non sempre restituire risultati accurati. Fortunatamente, Outlook offre due soluzioni efficaci per rendere più facile la ricerca in base ai nomi dei destinatari:
Cerca email per nome del destinatario utilizzando la funzione Ricerca istantanea (Veloce e facile)
Cerca email per più destinatari utilizzando la funzione Ricerca avanzata combinata con Kutools per Outlook (Potente e preciso)
Cerca email per nome del destinatario utilizzando la funzione Ricerca istantanea
Se hai bisogno di trovare email associate a un singolo destinatario, la funzione Ricerca istantanea in Outlook fornisce un modo rapido ed efficiente per individuarle.
1. Apri "Outlook" e vai alla vista "Posta". Nella casella "Ricerca istantanea" (di solito in cima all'elenco delle email), digita i seguenti criteri di ricerca: "a:"Nome Destinatario"".
2. Una volta inseriti i criteri di ricerca, regola l'ambito di ricerca nel gruppo "Ambito" sotto la scheda "Ricerca" (ad esempio, cerca all'interno della cartella corrente, nelle sottocartelle o in tutte le caselle di posta).
3. Outlook ora visualizzerà tutte le email contenenti il destinatario specificato nei risultati di ricerca.
- Cerca tramite il campo Cc → Utilizza: "cc:"Nome Destinatario"".
- Cerca tramite il campo CCN → Utilizza: "ccn:"Nome Destinatario"".
- Cerca in tutti i campi (A, Cc, CCN) se incerto → Utilizza: "a:"Nome Destinatario" OR "cc:"Nome Destinatario"" OR "ccn:"Nome Destinatario"".
Punti di forza e limiti del metodo Ricerca istantanea:
- ✅ Veloce e facile: Permette ricerche rapide senza passaggi complessi.
- ✅ Nessuna configurazione aggiuntiva richiesta: Funziona direttamente nella barra di ricerca di Outlook.
- ❌ Limitato a ricerche semplici: Può cercare solo in un campo del destinatario (A, Cc o CCN) alla volta.
- ❌ Nessun filtro avanzato: Non può applicare condizioni logiche come AND/OR.
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Cerca email per più destinatari utilizzando la funzione Ricerca avanzata combinata con Kutools per Outlook
Se devi cercare email che coinvolgono più destinatari o vuoi opzioni di filtraggio avanzate, la funzione "Ricerca avanzata"—combinata con l'opzione "Generatore di query" di "Kutools per Outlook"—offre la migliore soluzione.
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Passo 1: Attiva la scheda Generatore di query usando Kutools per Outlook
1. Clicca su "Kutools" > "Opzioni".
2. Nella finestra di dialogo "Opzioni", vai alla scheda "Altri" e seleziona l'opzione "Ripristina la scheda "Generatore di query" nella finestra di dialogo Ricerca avanzata di Outlook". Clicca su "OK".
Passo 2: Apri la finestra di dialogo Ricerca avanzata
1. Apri "Outlook" e vai alla vista "Posta". Seleziona la cartella di email che desideri cercare.
2. Premi "Ctrl" + "Shift" + "F" per aprire la finestra di dialogo "Ricerca avanzata".
Passo 3: Configura i criteri di ricerca nel Generatore di query
Ora che la finestra di dialogo "Ricerca avanzata" è aperta, naviga verso la scheda "Generatore di query" e segui questi passaggi:
1. Clicca su "Campo" > "Campi indirizzo" > "A"/"Cc"/"CCN".
2. Dal menu a discesa "Condizione", seleziona "Contiene".
3. Inserisci il nome o l'email del destinatario nella casella "Valore".
4. Clicca su "Aggiungi alla lista" per applicare il filtro di ricerca.
5. Ripeti i passaggi da 1 a 4 per aggiungere ulteriori filtri per gli altri campi.
Passo 4: Imposta condizioni logiche ed esegui la ricerca
Dopo aver aggiunto tutti i criteri desiderati, li vedrai elencati nella casella a sinistra. Per definire la relazione tra più criteri:
1. Seleziona un criterio dall'elenco.
2. Clicca sul menu a discesa "Logica" e scegli "AND" o "OR".
- "AND": Trova email che soddisfano tutti i criteri specificati.
- "OR": Trova email che soddisfano almeno uno dei criteri specificati.
3. Clicca su "Trova ora" per eseguire la ricerca.
Risultato
Outlook mostrerà tutte le email che corrispondono ai criteri in fondo alla finestra di dialogo "Ricerca avanzata". Una volta che appaiono i risultati della ricerca, puoi aprire email specifiche. Chiudi la finestra "Ricerca avanzata" quando hai finito.
Punti di forza e limiti del metodo Ricerca avanzata:
- ✅ Cerca in più campi destinatari: Può filtrare email per A, Cc e CCN contemporaneamente.
- ✅ Opzioni di filtraggio avanzate: Permette ricerche precise utilizzando più destinatari e condizioni logiche.
- ❌ Più complesso da usare: Richiede più passaggi rispetto alla Ricerca istantanea.
- ❌ Richiede più tempo per l'esecuzione: L'esecuzione della ricerca potrebbe essere più lenta, specialmente con caselle di posta grandi.
Quale metodo dovresti usare?
Ecco un confronto tra i due metodi per aiutarti a decidere quale sia il più adatto alle tue esigenze:
| Metodo | Migliore per | Facilità d'uso | Potenza di filtraggio |
|---|---|---|---|
| Ricerca istantanea | Ricerche rapide per un singolo destinatario | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐ |
| Ricerca avanzata | Ricerche per più destinatari con filtri dettagliati | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
Per la maggior parte degli utenti, "Ricerca istantanea" è l'opzione migliore per ricerche rapide, mentre "Ricerca avanzata" è ideale per ricerche dettagliate e multi-destinatario.
Demo: Cerca email per nomi dei destinatari con la funzione Ricerca avanzata
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