Creare, modificare, utilizzare e condividere un Gruppo di contatti in Outlook

L’esercitazione si concentra sui problemi che potrebbero verificarsi in Outlook durante l’utilizzo di un Gruppo di contatti, precedentemente noto come “elenco di distribuzione”. Sono state raccolte le soluzioni più comuni e pratiche. Clicca sulle soluzioni elencate di seguito per visualizzarne le istruzioni dettagliate.

Creare un Gruppo di contatti in Outlook

• Creare un Gruppo di contatti dai contatti di Outlook o da Rubrica
• Creare un Gruppo di contatti dai dati in Excel, Word o altre applicazioni
• Creare un Gruppo di contatti per i destinatari o i mittenti della propria casella di posta

Modificare un Gruppo di contatti in Outlook

• Aggiungere o rimuovere membri da un Gruppo di contatti
• Dividere un Gruppo di contatti in Outlook
  • Dividi un Gruppo di contatti in Outlook copiandolo e rimuovendone parte
  • Dividi facilmente un Gruppo di contatti in Outlook con uno strumento eccezionale
• Scomporre un Gruppo di contatti e aggiungere i suoi membri come contatti in Outlook
  • Suddividi un Gruppo di contatti con la funzionalità integrata di Outlook
  • Suddividi facilmente un Gruppo di contatti con Kutools per Outlook
• Unire più Gruppo di contatti in uno solo in Outlook

Inviare un messaggio di posta elettronica a un Gruppo di contatti in Outlook

Condividere e salvare un Gruppo di contatti in Outlook

• Condividere un Gruppo di contatti in Outlook
• Salvare un Gruppo di contatti in Outlook

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Creare un Gruppo di contatti in Outlook

Potrebbero verificarsi situazioni in cui è necessario inviare un messaggio collettivo ai membri di un’azienda o di un team per esigenze professionali, oppure un biglietto di auguri a tutti i propri familiari e amici. In questi casi, creare un Gruppo di contatti permette di risparmiare molto tempo, evitando di inviare ogni messaggio singolarmente. Il team di ExtendOffice ha raccolto i metodi per creare un Gruppo di contatti partendo dai contatti di Outlook, dalla Rubrica o da dati presenti in Excel, Word o in formato testuale, nonché per configurare gruppi dedicati ai mittenti o ai destinatari delle proprie caselle di posta in Outlook.

Creare un Gruppo di contatti dai contatti di Outlook o da Rubrica

1. Fare clic su Persone o Contatti nella barra di spostamento del proprio Outlook.

2. Nella scheda Home, fare clic su Nuovo gruppo di contatti nel gruppo Nuovo.

3. Nella finestra Gruppo di contatti, assegna un nome al gruppo di contatti nel campo Nome.

4. Fare clic su Aggiungi membri nel gruppo Membri, quindi scegliere Da contatti di Outlook o Aggiungi da Rubricanell’elenco a discesa in base alle proprie esigenze. (Se si desidera aggiungere un solo contatto in questo momento, non presente nei contatti di Outlook o in Rubrica, scegliere)Contatto Email.)

5. Nella finestra di dialogo Seleziona membri, per selezionare più contatti non contigui, tieni premuto il tasto Ctrl e fai clic sui contatti uno alla volta; per selezionare più contatti contigui, fai clic sul primo contatto, tieni premuto Maiusc e seleziona l’ultimo.

6. Fai clic sul pulsante Membri in basso a sinistra nella finestra di dialogo per aggiungere tutti i contatti selezionati al campo Membri, quindi fai clic su OK.

7. Nella finestra Gruppo di contatti, fai clic su Salva e chiudi.

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Creare un Gruppo di contatti dai dati in Excel, Word o altre applicazioni

Supponiamo che tu abbia ricevuto un elenco di indirizzi email in un foglio Excel, in un documento Word o in altre applicazioni, come mostrato sopra. Per aggiungerli in blocco a un gruppo di contatti nel tuo Outlook, procedi come segue:

1. Fai clic su Persone o Contatti sulla barra di navigazione del tuo Outlook.

2. Nella scheda Home, fai clic su Nuovo gruppo di contatti nel gruppo Nuovo.

3. Nella finestra Gruppo di contatti, assegna un nome al gruppo di contatti nel campo Nome.

4. Fai clic su Aggiungi membri nel gruppo Membri, quindi scegli Da contatti di Outlook.

5. Copia i dati dal tuo foglio Excel o dal documento Word.

6. Nella finestra di dialogo Seleziona membri, incolla i dati nel campo Membri, quindi fai clic su OK.

7. Nella finestra Gruppo di contatti, fai clic su Salva e chiudi.

√ Nota: ogni indirizzo email deve essere separato da un punto e virgola o da un segno di paragrafo (un nome e un indirizzo per riga). Se non è specificato un nome, l’indirizzo verrà utilizzato come nome visualizzato nel gruppo di contatti.

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Crea un Gruppo di contatti per destinatari o mittenti nella tua casella di posta

Se desideri aggiungere tutti i destinatari e i mittenti di una o più email a un Gruppo di contatti, oppure se vuoi raggruppare alcuni dei mittenti o destinatari presenti nella tua casella di posta, puoi utilizzare la funzionalità Aggiungi al gruppo di Kutools per Outlook, un pratico componente aggiuntivo per Outlook sviluppato dal nostro team. Creerà rapidamente un Gruppo di contatti in base alle tue esigenze.

1. Seleziona le email dei destinatari o dei mittenti che desideri aggiungere al Gruppo di contatti.

2. Vai alla scheda KUTOOLS PLUS, nel gruppo Contatto, fai clic su Aggiungi al gruppo.

3. Nella finestra di dialogo Aggiungi destinatari a Gruppo di contatti, seleziona Tutti, Tutti i mittenti o Tutti i destinatari nel menu a discesa dell’opzione Ambito. Le caselle accanto agli indirizzi email che soddisfano la condizione verranno selezionate.

4. Sul lato destro della finestra di dialogo, seleziona il o i gruppi di contatti in cui desideri aggiungere gli indirizzi; in alternativa, puoi creare un nuovo gruppo di contatti facendo clic su Nuovo gruppo di contatti, quindi spunta la casella corrispondente. Clicca su OK.

Se non hai ancora installato il nostro componente aggiuntivo per Outlook, fai clic qui per scaricarlo. In alternativa, puoi utilizzare un metodo meno pratico: copia gli indirizzi dei mittenti o destinatari che desideri aggiungere a un Gruppo di contatti, quindi incollali nel campo Membri nella finestra di dialogo Seleziona membri. Per ulteriori dettagli, consulta i passaggi 4-7 di creazione di un Gruppo di contatti dai contatti di Outlook o da Rubrica.

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Modifica un Gruppo di contatti in Outlook

A volte è necessario modificare i propri Gruppo di contatti: ci sono cambiamenti nel personale aziendale, colleghi e progetti che entrano ed escono, pertanto devi aggiungere o rimuovere alcuni membri; i membri di un Gruppo di contatti sono troppo eterogenei e desideri suddividere il gruppo in due o più gruppi; due reparti si sono fusi e devi unire due Gruppo di contatti……

Prima di procedere, dobbiamo individuare dove si trovano i gruppi:

Se ti trovi nella visualizzazione Posta, fai clic su Rubrica nel gruppo Trova nella scheda Home, quindi cerca il gruppo nella finestra di dialogo che compare. Se invece sei passato alla visualizzazione Persone o Contatti sulla barra di navigazione del tuo Outlook, puoi trovare il gruppo nell’elenco dei tuoi contatti digitandone il nome nella casella di ricerca sopra l’elenco.

Dopo aver trovato il Gruppo di contatti, fai doppio clic sul suo nome per aprire la finestra Gruppo di contatti. Ora consulta i metodi elencati di seguito e scegli quello più adatto alle tue esigenze.

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Aggiungi o rimuovi membri da un Gruppo di contatti

• Per aggiungere membri a un Gruppo di contatti, segui i passaggi 4-7 di creazione di un Gruppo di contatti dai contatti di Outlook o dalla Rubrica.

• Per rimuovere membri da un Gruppo di contatti, seleziona innanzitutto i membri nella finestra aperta Gruppo di contatti, quindi fai clic sulla funzione Rimuovi membro nel gruppo Membri. Infine, fai clic su Salva e chiudi nel gruppo Azioni.

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Dividi un Gruppo di contatti in Outlook

Di seguito sono riportati due metodi per dividere un Gruppo di contatti in Outlook: uno utilizza una funzionalità nativa, l’altro sfrutta la funzione Dividi in Gruppo di contatti di Kutools per Outlook.

• Dividi un Gruppo di contatti in Outlook copiandolo e rimuovendone parte

Supponiamo che tu debba suddividere un gruppo di contatti in due gruppi distinti. Segui i passaggi indicati di seguito:

1. Nella pagina Persone o Contatti, cerca il gruppo di contatti che desideri modificare.

2. Fai clic con il pulsante destro del mouse (senza rilasciare) sul gruppo e trascinalo leggermente verso l’alto o il basso; rilascia il pulsante del mouse e vedrai comparire un breve menu a comparsa, come mostrato nello screenshot seguente. Fai clic su Copia. Nell’elenco appariranno ora due gruppi di contatti identici.

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3. Apri entrambi i gruppi con un doppio clic e modifica i nomi secondo necessità, ad esempio in ExtendOffice1 e ExtendOffice2. Rimuovi quindi, per esempio, il nome 8-15 da ExtendOffice1 e il nome 1-7 da ExtendOffice2.

4. A questo punto avrai due nuovi gruppi più piccoli; fai clic su Salva e chiudi.

• Dividi facilmente un Gruppo di contatti in Outlook con uno strumento eccezionale

Oppure, se hai installato il nostro Kutools per Outlooknel tuo computer, per dividere un Gruppo di contatti, segui i passaggi indicati di seguito:

1. Seleziona il gruppo di contatti che desideri suddividere (nell’esempio, ho scelto il gruppo denominato ExtendOffice test 1).

2. Vai alla scheda KUTOOLS PLUS, individua il gruppo Contatto nella Barra multifunzione Contatto, quindi seleziona Dividi in Gruppo di contatti dall’elenco a discesa.

3. Nella finestra Dividi in Gruppo di contatti, seleziona le caselle accanto ai membri del gruppo che desideri spostare in un nuovo gruppo di contatti, quindi fai clic su Ok.

4. Assegna un nome al nuovo gruppo nella finestra di dialogo visualizzata e fai clic su OK.

5. I due gruppi di contatti suddivisi appariranno quindi nell'elenco Contatti; puoi aprirli per visualizzarne i membri.

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Separa un Gruppo di contatti e aggiungi i suoi membri come contatti in Outlook

Per separare, o meglio rimuovere, un Gruppo di contatti in Outlook, vai semplicemente alla pagina Persone o Contatti, fai clic con il pulsante destro del mouse sul gruppo che desideri eliminare e seleziona Elimina dal menu contestuale. Tuttavia, se vuoi aggiungere contemporaneamente tutti i suoi membri come singoli contatti di Outlook, scopri i due metodi elencati di seguito:

• Separa un Gruppo di contatti utilizzando la funzionalità integrata di Outlook

1. Fai doppio clic per aprire il gruppo di contatti nel tuo elenco.

2. Fai doppio clic su un membro per aggiungerlo al tuo elenco Contatti.

3. Fai clic sul pulsante con i tre puntini per visualizzare ulteriori opzioni, quindi seleziona Aggiungi ai contatti di Outlook.

4. Nella finestra Contatto visualizzata, puoi aggiungere informazioni aggiuntive se necessario, quindi fai clic su Salva e chiudi.

5. Ripeti i passaggi da 2 a 4 per aggiungere tutti i membri.

Ora torna alla vista Persone o Contatti per eliminare il gruppo di contatti.

Questo metodo è ideale per gruppi con pochi membri. Se il gruppo è numeroso, il procedimento richiederebbe troppo tempo: in tal caso, consulta la funzione Separa di Kutools per Outlook descritta di seguito.

• Separa facilmente un Gruppo di contatti con Kutools per Outlook

1. Seleziona il gruppo di contatti che desideri suddividere.

Vai alla scheda KUTOOLS PLUS, fai clic su Gruppo contatti > Separa.

Nella finestra Separa, fai clic su Tutti per selezionare tutte le caselle, quindi fai clic su Ok.

4. Verrà visualizzata una finestra di dialogo con la domanda: Vuoi separare il gruppo di contatti corrente in contatti individuali? Fai clic su Sì.

5. Tutti i suoi membri sono ora stati aggiunti al tuo elenco Contatti e il Gruppo di contatti è stato eliminato contemporaneamente.

√ Nota: se desideri aggiungere solo alcuni membri al tuo elenco Contatti, seleziona le caselle accanto ai membri specifici e fai clic su Ok per aggiungerli all’elenco e rimuoverli contemporaneamente dal gruppo. Il gruppo contenente i membri non selezionati continuerà a esistere.

Fai clic per scaricare la versione gratuita di Kutools per Outlook.

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Unisci più Gruppo di contatti in uno solo in Outlook

Per unire due o più Gruppo di contatti in un unico Nuovo gruppo, segui i passaggi indicati di seguito:

1. Crea un nuovo gruppo di contatti. (Segui i passaggi da 1 a 3 descritti in)Creazione di un gruppo di contatti dai contatti di Outlook o dalla Rubrica.)

Fai clic su Aggiungi membri nella sezione Membri, quindi scegli Da contatti di Outlook.

Nella finestra di dialogo Seleziona membri, seleziona i gruppi di contatti che desideri unire.

Fai clic su Membri in basso a sinistra nella finestra di dialogo, quindi fai clic su OK.

Nella finestra Gruppo di contatti, fai clic su Salva e chiudi.

√ Nota: il metodo descritto sopra è molto semplice e veloce. Tuttavia, il gruppo creato in questo modo assomiglia a un gruppo principale che contiene diversi sottogruppi, risultando meno pratico quando devi modificare i membri, poiché è necessario aprire ogni singolo sottogruppo. Per unire diversi Gruppi di contatti e aggiungere soltanto i relativi membri a un unico gruppo, consulta Come unire o combinare liste di distribuzione in Outlook?

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Invia un'email a un Gruppo di contatti in Outlook

Per inviare un'email a uno o più Gruppo di contatti in Outlook, segui i passaggi indicati di seguito:

1. Nella vista Posta, fai clic su Nuova Email per avviare un nuovo messaggio.

Nel campo A..., digita il nome del gruppo di contatti. Outlook mostrerà le corrispondenze possibili dall’elenco Contatti, come illustrato nell’immagine seguente. Se non vuoi che i destinatari si vedano reciprocamente, inserisci il nome del gruppo nel campo Ccn.... (Se il campo non è visibile nella finestra del messaggio, vai alla scheda)Opzioni e fai clic su Ccn nel gruppo Mostra campi.)

Se non ricordi il nome del gruppo, puoi fare clic su A... per aprire la finestra Seleziona nomi e visualizzare tutti i tuoi contatti. Seleziona i gruppi a cui desideri inviare il messaggio, quindi fai clic su A, Cc oppure Ccnin base alle tue esigenze. I nomi dei gruppi verranno visualizzati nel campo corrispondente. (In questo esempio ho fatto clic su)A.) Infine, fai clic su OK.

3. Digita l’oggetto e il corpo del messaggio email, quindi fai clic su Invia al termine della composizione.

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Condividi e salva un Gruppo di contatti in Outlook

Potresti aver bisogno di inviare un gruppo di contatti legato al lavoro a un nuovo dipendente o condividere un gruppo basato su interessi comuni con amici; potresti anche ricevere un gruppo di contatti condiviso da altri. In questa sezione ti spiegheremo come condividere un gruppo di contatti e come salvare in Outlook un gruppo ricevuto da qualcun altro.

Condividi un Gruppo di contatti in Outlook

• Puoi includere il gruppo in un messaggio email e inviarlo ad altri:

1. Nella vista Posta, fai clic su Nuova Email per creare un nuovo messaggio. Si aprirà una finestra Messaggio. Regola le dimensioni della finestra e posizionala accanto a quella di Outlook, in modo che entrambe siano visibili contemporaneamente.

Fai clic su Persone o Contatti dalla barra di navigazione nella finestra di Outlook.

Individua il gruppo di contatti che desideri condividere e trascinalo nel corpo del messaggio come allegato nella finestra Messaggio.

Compila le informazioni richieste nella finestra Messaggio, quindi fai clic su Invia per condividere il Gruppo di contatti.

• In alternativa, puoi inserire un Gruppo di contatti come allegato anziché trascinarlo nel corpo del messaggio:

1. Nella vista Posta, fai clic su Nuova Email per creare un nuovo messaggio.

2. Nella finestra a comparsa Messaggio, vai alla scheda Inserisci, individua il gruppo Includi e fai clic su Elemento di Outlook.

3. Nella finestra di dialogo Inserisci elemento, seleziona una cartella Contatti all'interno di una casella di posta specifica per visualizzare tutti i contatti e i Gruppi di contatti nella casella Elementi. Ora puoi trovare e selezionare il Gruppo di contatti, quindi fare clic su OK per inserirlo come allegato.

4. Compila le informazioni nella finestra Messaggio in base alle tue esigenze, quindi fai clic su Invia per condividere il Gruppo di contatti.

Salvare un Gruppo di contatti in Outlook

Per salvare un Gruppo di contatti condiviso da altri in un messaggio di posta elettronica:

1. Apri il messaggio che contiene l'allegato del Gruppo di contatti.

2. Trascina l'allegato sulla barra di spostamento e rilascialo su Persone o Contatti.

Questo è l'approccio più semplice: puoi fare clic su Persone o Contatti per verificare il gruppo appena salvato.