Crea, modifica, usa e condividi un gruppo di contatti in Outlook

Il tutorial si concentra sui problemi che potresti incontrare in Outlook quando utilizzi un gruppo di contatti, precedentemente chiamato "lista di distribuzione". Ha riassunto le soluzioni più comuni e convenienti. Fare clic sulle soluzioni elencate di seguito per accedere alle istruzioni corrispondenti.

Crea un gruppo di contatti in Outlook

• Crea un gruppo di contatti dai contatti di Outlook o dalla rubrica
• Crea un gruppo di contatti dai dati in Excel, Word o altre applicazioni
• Crea un gruppo di contatti per destinatari o mittenti nella tua casella di posta

Modifica un gruppo di contatti in Outlook

• Aggiungi o rimuovi membri da un gruppo di contatti
• Dividi un gruppo di contatti in Outlook
  • Hai rovesciato un gruppo di contatti in Outlook copiando e rimuovendo
  • Dividi facilmente un gruppo di contatti in Outlook con uno strumento straordinario
• Spezzare un gruppo di contatti e aggiungere i suoi membri come contatti in Outlook
  • Dividi un gruppo di contatti con la funzionalità integrata di Outlook
  • Suddividi facilmente un gruppo di contatti con Kutools per Outlook
• Unisci i gruppi di contatti in uno in Outlook

Invia un'e-mail a un gruppo di contatti in Outlook

Condividi e salva un gruppo di contatti in Outlook

• Condividi un gruppo di contatti in Outlook
• Salva un gruppo di contatti in Outlook

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Crea un gruppo di contatti in Outlook

Potresti trovare situazioni in cui devi inviare un'e-mail di massa ai membri di un'azienda o di un gruppo di lavoro per motivi di lavoro. Oppure potresti dover inviare un biglietto di auguri a tutti i tuoi familiari e amici. In questi casi, creare un gruppo di contatti farà risparmiare un sacco di tempo inviando e-mail una per una. qui il nostro ExtendOffice team ha elencato i metodi per creare gruppi di contatti dai contatti, dalla rubrica e dai dati di Outlook in Excel, Word o in formato testo e per creare gruppi per i mittenti o i destinatari nelle cassette postali in Outlook.

Crea un gruppo di contatti dai contatti di Outlook o dalla rubrica

1. Clic Persone or Contatti sulla barra di navigazione in Outlook.

2. Sotto la scheda Casa, fare clic su Nuovo gruppo di contatti nel gruppo New.

3. Nel Gruppo di contatto finestra, nominare il gruppo di contatti nel Nome campo.

4. Clic Aggiungi membri nel gruppo Utentiscegli Dai contatti di Outlook or Dalla rubrica nell'elenco a discesa in base alle tue esigenze. (Se vuoi aggiungere un solo contatto al momento e chi non è nei contatti o nella rubrica di Outlook, scegli Nuovo contatto e-mail.)

5. Nel Seleziona Membri finestra di dialogo, per selezionare più contatti non contigui, tenere premuto il tasto Ctrl tasto e quindi fare clic sui contatti uno per uno; per selezionare più contatti contigui, fai clic sul primo contatto, quindi tieni premuto Shift e seleziona l'ultimo.

6. Fare clic sul Utenti pulsante in basso a sinistra della finestra di dialogo per aggiungere tutti i contatti selezionati al Utenti campo, quindi fare clic su OK.

7. Nel Gruppo di contatto finestra, fare clic Salva e chiudi.

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Crea un gruppo di contatti dai dati in Excel, Word o altre applicazioni

Supponiamo che tu abbia ricevuto un elenco di indirizzi e-mail in un foglio di calcolo Excel, in un documento Word o in altre applicazioni come mostrato sopra. Per aggiungere in blocco gli indirizzi a un gruppo di contatti in Outlook, eseguire le seguenti operazioni:

1. Clic Persone or Contatti sulla barra di navigazione in Outlook.

2. Sotto la scheda Casa, fare clic su Nuovo gruppo di contatti nel gruppo New.

3. Nel Gruppo di contatto finestra, nominare il gruppo di contatti nel Nome campo.

4. Clic Aggiungi membri nel gruppo Utentiscegli Dai contatti di Outlook.

5. Copia i dati nel foglio di calcolo Excel o nel documento Word.

6. Nel Seleziona Utenti finestra di dialogo, incollare i dati nel Utenti campo, quindi fare clic su OK.

7. Nel Gruppo di contatto finestra, fare clic Salva e chiudi.

√ Nota: ogni indirizzo e-mail deve essere separato da un punto e virgola o da un segno di paragrafo (un nome e un indirizzo per riga). Se non è presente alcun nome, l'indirizzo verrà utilizzato per il nome visualizzato nel gruppo di contatti.

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Crea un gruppo di contatti per destinatari o mittenti nella tua casella di posta

Se desideri aggiungere tutti i destinatari e i mittenti di una o più e-mail a un gruppo di contatti, o se desideri raggruppare alcuni dei mittenti o destinatari nella tua casella di posta, puoi utilizzare il Aggiungi al gruppo caratteristicae di Kutools for Outlook, un pratico componente aggiuntivo per Outlook sviluppato dal nostro team. Creerà rapidamente un gruppo di contatti in base alle tue esigenze.

1. Selezionare le e-mail con i destinatari o mittenti che si desidera aggiungere al gruppo di contatti.

2. Vai alla Kutools Plus scheda, nel Contatti gruppo, clicca Aggiungi al gruppo.

3. Nel Aggiungi destinatari ai gruppi di contatti finestra di dialogo, selezionare Tutti, Tutti i mittenti, o Tutti i destinatari sul Obbiettivo menu `A tendina. Verranno selezionate le caselle accanto agli indirizzi e-mail che soddisfano la condizione.

4. Sul lato destro della finestra di dialogo, selezionare il/i gruppo/i di contatti a cui si desidera aggiungere gli indirizzi; Oppure puoi creare un nuovo gruppo di contatti facendo clic su Nuovo gruppo di contatti, quindi seleziona la casella accanto. Clic OK.

Se non hai installato il nostro componente aggiuntivo per Outlook, clicca qui per scaricare. Oppure puoi usare un modo più goffo: copia gli indirizzi dei mittenti dei destinatari che vuoi aggiungere a un gruppo di contatti, quindi incollali nel Utenti campo nel Seleziona Membri la finestra di dialogo. Per maggiori dettagli, fare riferimento ai passaggi 4-7 di creazione di un gruppo di contatti dai contatti o dalla rubrica di Outlook.

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Modifica un gruppo di contatti in Outlook

Ci sono momenti in cui dobbiamo modificare i nostri gruppi di contatti: ci sono cambiamenti di personale nella tua azienda, colleghi e progetti vanno e vengono, quindi devi aggiungere o rimuovere alcuni membri; I membri di un gruppo di contatti sono di tipo misto, quindi si desidera suddividere il gruppo in due o più gruppi; Due reparti uniti, quindi è necessario unire due gruppi di contatti...

Prima di farlo, dobbiamo trovare dove si trovano i gruppi:

Se sei in vista di posta, fare clic su Rubrica nel gruppo Trovare sotto la scheda Casa, quindi cercare il gruppo nella finestra di dialogo a comparsa; Se sei passato a Persone or Contatti visualizza sulla barra di navigazione di Outlook, puoi trovare il gruppo nell'elenco dei tuoi contatti digitando il suo nome nella casella di ricerca sopra l'elenco.

Dopo aver trovato il gruppo di contatti, fai doppio clic sul suo nome per aprire il Gruppo di contatto finestra. Ora, trova i metodi elencati di seguito che soddisfano le tue esigenze per la prossima mossa.

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Aggiungi o rimuovi membri da un gruppo di contatti

• Per aggiungere membri a un gruppo di contatti, fare riferimento ai passaggi dal 4° al 7° di creazione di un gruppo di contatti dai contatti o dalla rubrica di Outlook.

• Per rimuovere membri da un gruppo di contatti, selezionare i membri in un'area aperta Gruppo di contatto prima finestra, quindi fare clic su Rimuovi membro caratteristica nel gruppo Utenti. Clic Salva e chiudi nel gruppo Azioni.

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Dividi un gruppo di contatti in Outlook

Qui abbiamo elencato due modi per dividere un gruppo di contatti in Outlook: uno è con la propria funzionalità, l'altro è con il Dividi in gruppo di contatto caratteristica di Kutools for Outlook.

• Versato un gruppo di contatti in Outlook copiando e rimuovendo

Supponiamo che tu debba separare un gruppo di contatti in due. Si prega di seguire i passaggi seguenti:

1. Sul Persone or Contatti pagina, cercare il gruppo di contatti che si desidera modificare.

2. Fare clic con il pulsante destro del mouse (non lasciar andare) il gruppo e trascinarlo un po' sopra o sotto, rilasciare il pulsante del mouse, verrà visualizzato un breve menu a comparsa come mostrato nello screenshot qui sotto, fare clic Copia. Ci saranno due stessi gruppi di contatti che appariranno nell'elenco.

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3. Fare doppio clic per aprire entrambi i gruppi, modificare i nomi dei gruppi di cui si ha bisogno, ad esempio, ExtendOffice1 e ExtendOffice2. Quindi rimuovi, diciamo, il nome 8-15 nel ExtendOffice1, e il nome 1-7 nella ExtendOffice2.

4. A questo punto, avrai due nuovi gruppi di contatti più piccoli, fai clic su Salva e chiudi.

• Dividi facilmente un gruppo di contatti in Outlook con uno strumento straordinario

O se hai installato nostro Kutools for Outlook nel tuo computer, per dividere un gruppo di contatti, procedi nel seguente modo:

1. Seleziona il gruppo di contatti che vuoi dividere (qui ho selezionato il gruppo chiamato ExtendOffice prova 1 per esempio).

2. Vai alla scheda Kutools Plus, trova Contatti gruppo nel nastro Contatti, selezionare Dividi in gruppo di contatto nell'elenco a discesa.

3. Nel Dividi in gruppo di contatto finestra, selezionare le caselle accanto ai membri del gruppo che si desidera spostare in un nuovo gruppo di contatti, fare clic su Ok.

4. Assegna un nome al nuovo gruppo nella finestra di dialogo a comparsa, fai clic su OK.

5. I due gruppi di contatti divisi appariranno quindi nell'elenco Contatti, sentiti libero di aprire i gruppi per visualizzare i loro membri.

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Spezzare un gruppo di contatti e aggiungere i suoi membri come contatti in Outlook

Per rompere, o diciamo rimuovere, un gruppo di contatti in Outlook, puoi semplicemente andare su Persone or Contatti pagina e fare clic con il pulsante destro del mouse sul gruppo che si desidera rimuovere e fare clic su Elimina nel menu a comparsa. Ma se vuoi aggiungere tutti i suoi membri come singoli contatti di Outlook contemporaneamente, controlla i due approcci che abbiamo elencato di seguito:

• Dividi un gruppo di contatti con la funzionalità integrata di Outlook

1. Fare doppio clic per aprire il gruppo di contatti nell'elenco dei contatti.

2. Fare doppio clic su un membro che si desidera aggiungere all'elenco dei contatti.

3. Fare clic sul pulsante con tre punti per visualizzare più opzioni, quindi fare clic su Aggiungi ai contatti di Outlook.

4. Nel popup Contatti finestra, puoi aggiungere ulteriori informazioni se necessario, quindi fare clic su Salva e chiudi.

5. Ripetere i passaggi 2-4 per aggiungere tutti i membri.

6. Ora torna al Persone or Contatti visualizza per eliminare il gruppo di contatti.

Il metodo è adatto ai gruppi che contengono solo pochi membri. Se il gruppo contiene un numero elevato di membri, il metodo farebbe perdere troppo tempo. In questo caso, controlla il Rompere funzionalità di Kutools per Outlook di seguito.

• Suddividi facilmente un gruppo di contatti con Kutools per Outlook

1. Selezionare il gruppo di contatti che si desidera interrompere.

2. Vai alla scheda Kutools Plus, fare clic su Contatti gruppo > Rompere.

3. Nel Rompere finestra, fare clic Tutti per selezionare tutte le caselle, quindi fare clic su Ok.

4. Apparirà una finestra di dialogo che chiederà Vuoi suddividere questo gruppo di contatti in singoli contatti? Clicchi Sì.

5. Tutti i suoi membri vengono ora aggiunti all'elenco dei contatti e il gruppo di contatti viene eliminato contemporaneamente.

√ Nota: se desideri aggiungere solo alcuni dei suoi membri all'elenco dei contatti, seleziona le caselle accanto ai membri specifici, fai clic su Ok per aggiungerli all'elenco eliminandoli dal gruppo. Il gruppo contenente i membri che non hai controllato esisterà ancora.

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Unisci i gruppi di contatti in uno in Outlook

Per unire due o più gruppi di contatti in un nuovo gruppo. Si prega di seguire i passaggi seguenti:

1. Creare un nuovo gruppo di contatti. (Seguire i passaggi 1-3 di creazione di un gruppo di contatti dai contatti o dalla rubrica di Outlook.)

2. Clic Aggiungi membri nel gruppo Utentiscegli Dai contatti di Outlook.

3. Nel Seleziona Membri finestra di dialogo, selezionare i gruppi di contatti che si desidera combinare.

4. Clic Utenti in basso a sinistra nella finestra di dialogo, quindi fare clic su OK.

5. Nel Gruppo di contatto finestra, fare clic Salva e chiudi.

√ Nota: il metodo sopra è molto semplice e veloce. Tuttavia, il gruppo che hai creato in questo modo è come un grande gruppo contenente diversi piccoli, non è così conveniente quando devi modificare i membri del gruppo. Perché dovrai aprire ogni piccolo gruppo per modificarlo. Per unire più gruppi di contatti e aggiungere solo i membri del gruppo a un gruppo. si prega di controllare Come unire o combinare elenchi di distribuzione in Outlook?

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Invia un'e-mail a un gruppo di contatti in Outlook

Per inviare un'e-mail a uno o più gruppi di contatti in Outlook, seguire i passaggi seguenti:

1. Nella visualizzazione Posta, fare clic su nuova e-mail per iniziare un nuovo messaggio.

2. Nel Per ... campo, digitare il nome del gruppo di contatti. Outlook mostrerà le potenziali corrispondenze dall'elenco dei contatti come l'immagine mostrata di seguito. Se non vuoi che i destinatari si vedano, digita il nome del gruppo nel campo Ccn... campo. (Se il campo non viene visualizzato nella finestra del messaggio, vai a Opzioni Scheda, quindi fare clic su OK bcc nel gruppo Mostra campi.)

Nel caso in cui non ricordi il nome del gruppo, puoi fare clic su Per ... per aprire il Seleziona Nomi finestra per visualizzare tutti i contatti nell'elenco dei contatti. Seleziona i gruppi a cui vuoi inviare un messaggio, quindi fai clic su A, Cc, o bcc di cui hai bisogno. I nomi dei gruppi verranno visualizzati nel campo corrispondente. (ho cliccato A come esempio qui.) Quindi fare clic su OK.

3. Digitare l'oggetto e il corpo del messaggio di posta elettronica. Clic Invia dopo aver finito di digitare.

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Condividi e salva un gruppo di contatti in Outlook

Potrebbe essere necessario inviare un gruppo di contatto relativo al lavoro a un nuovo dipendente o condividere un gruppo relativo agli interessi con i tuoi amici; potresti anche ricevere un gruppo di contatti condiviso da altri. In questa parte parleremo di come condividere un gruppo di contatti e come salvare un gruppo di contatti inviato da altri in Outlook.

Condividi un gruppo di contatti in Outlook

• Puoi includere il gruppo in un messaggio e-mail e inviarlo ad altri:

1. Nella visualizzazione Posta, fare clic su nuova e-mail per creare un nuovo messaggio. UN Messaggio si aprirà la finestra. Regola le dimensioni della finestra, spostala accanto alla finestra di Outlook, in modo che entrambe le finestre siano visibili contemporaneamente.

2. Clic Persone or Contatti dalla barra di navigazione nella finestra di Outlook.

3. Trova il gruppo di contatti che desideri condividere e trascinalo nel corpo del messaggio come allegato in Messaggio finestra.

4. Compila le informazioni nel Messaggio finestra di cui hai bisogno, quindi fai clic su Invia per condividere il gruppo di contatti.

• Puoi anche inserire un gruppo di contatti come allegato invece di trascinarlo nel corpo di un messaggio:

1. Nel posta visualizzare, fare clic nuova e-mail per creare un nuovo messaggio.

2. Vai alla scheda inserire nel pop-up Messaggio finestra, trova il file Includere gruppo, clicca Elemento di Outlook.

3. Nel Inserisci elemento finestra di dialogo, selezionare una cartella Contatti in una determinata casella di posta per elencare tutti i contatti e i gruppi di contatti nel articoli scatola. Ora puoi trovare e selezionare il gruppo di contatti e quindi fare clic su OK per inserirlo come allegato.

4. Compila le informazioni nel Messaggio finestra di cui hai bisogno, quindi fai clic su Invia per condividere il gruppo di contatti.

Salva un gruppo di contatti in Outlook

Per salvare un gruppo di contatti condiviso da altri in un messaggio e-mail:

1. Aprire il messaggio che include l'allegato del gruppo di contatti.

2. Trascina l'allegato sulla barra di navigazione e rilascialo su Persone or Contatti.

Questo è l'approccio più semplice, puoi fare clic Persone or Contatti per controllare il gruppo appena salvato.