Creare, modificare, utilizzare e condividere un gruppo di contatti in Outlook
Questa guida si concentra sui problemi che potresti incontrare in Outlook quando utilizzi un gruppo di contatti, precedentemente chiamato "lista di distribuzione". Sono riassunte le soluzioni più comuni e convenienti. Clicca sulle soluzioni elencate di seguito per accedere alle istruzioni corrispondenti.
Creare un gruppo di contatti in Outlook
- Creare un gruppo di contatti dai contatti di Outlook o dalla rubrica
- Creare un gruppo di contatti da dati in Excel, Word o altre applicazioni
- Creare un gruppo di contatti per i destinatari o i mittenti nella tua casella di posta
Modificare un gruppo di contatti in Outlook
- Aggiungere o rimuovere membri da un gruppo di contatti
- Dividere un gruppo di contatti in Outlook
- Scomporre un gruppo di contatti e aggiungere i suoi membri come contatti in Outlook
- Unire gruppi di contatti in uno solo in Outlook
Inviare un'email a un gruppo di contatti in Outlook
Condividere e salvare un gruppo di contatti in Outlook
Creare un gruppo di contatti in Outlook
Potresti trovarti in situazioni in cui devi inviare un'email di massa ai membri di un'azienda o di un gruppo di lavoro per motivi professionali. Oppure potresti voler inviare una cartolina natalizia a tutti i tuoi familiari e amici. In questi casi, creare un gruppo di contatti ti farà risparmiare molto tempo invece di inviare email una per una. Qui il nostro team di ExtendOffice ha elencato i metodi per creare gruppi di contatti dai tuoi contatti di Outlook, dalla rubrica e dai dati in Excel, Word o in formato testuale, e per creare gruppi per i mittenti o i destinatari nelle tue caselle di posta in Outlook.
Creare un gruppo di contatti dai contatti di Outlook o dalla rubrica
1. Clicca su Persone o Contatti sulla barra di navigazione nel tuo Outlook.
2. Nella scheda Home, clicca Nuovo Gruppo di Contatti nel gruppo Nuovo.
3. Nella finestra Gruppo di Contatti, assegna un nome al gruppo di contatti nel campo Nome.
4. Clicca Aggiungi Membri nel gruppo Membri, scegli Da Contatti di Outlook o Da Rubrica nell'elenco a discesa in base alle tue esigenze. (Se vuoi aggiungere solo un contatto al momento, e non è nei tuoi contatti di Outlook o nella rubrica, scegli Nuovo Contatto Email.)
5. Nella finestra di dialogo Seleziona Membri, per selezionare più contatti non consecutivi, tieni premuto il tasto Ctrl e poi clicca sui contatti uno per uno; per selezionare più contatti consecutivi, clicca sul primo contatto, quindi tieni premuto Maiusc e seleziona l'ultimo.
6. Clicca il pulsante Membri in basso a sinistra della finestra di dialogo per aggiungere tutti i contatti selezionati al campo Membri, e poi clicca OK.
7. Nella finestra Gruppo di Contatti, clicca Salva & Chiudi.
Creare un gruppo di contatti da dati in Excel, Word o altre applicazioni
Supponiamo di aver ricevuto un elenco di indirizzi email in un foglio di calcolo Excel, un documento Word o altre applicazioni come mostrato sopra. Per aggiungere in blocco gli indirizzi a un gruppo di contatti nel tuo Outlook, procedi come segue:
1. Clicca su Persone o Contatti sulla barra di navigazione nel tuo Outlook.
2. Nella scheda Home, clicca Nuovo Gruppo di Contatti nel gruppo Nuovo.
3. Nella finestra Gruppo di Contatti, assegna un nome al gruppo di contatti nel campo Nome.
4. Clicca Aggiungi Membri nel gruppo Membri, scegli Da Contatti di Outlook.
5. Copia i dati dal tuo foglio di calcolo Excel o documento Word.
6. Nella finestra di dialogo Seleziona Membri, incolla i dati nel campo Membri, e poi clicca OK.
7. Nella finestra Gruppo di Contatti, clicca Salva & Chiudi.
√ Nota: Ogni indirizzo email deve essere separato da un punto e virgola o da un segno di paragrafo (un nome e un indirizzo per riga). Se non c'è un nome, l'indirizzo verrà utilizzato come nome visualizzato nel gruppo di contatti.
Creare un gruppo di contatti per i destinatari o i mittenti nella tua casella di posta
Se desideri aggiungere tutti i destinatari e i mittenti di un'email o di più email a un gruppo di contatti, oppure se vuoi raggruppare alcuni dei mittenti o destinatari nella tua casella di posta, puoi utilizzare la funzione Aggiungi al Gruppo di Kutools per Outlook, un pratico componente aggiuntivo per Outlook sviluppato dal nostro team. Creerà rapidamente un gruppo di contatti secondo le tue esigenze.
1. Seleziona l'email o le email con i destinatari o i mittenti che desideri aggiungere al gruppo di contatti.
2. Vai alla scheda Kutools Plus, nel gruppo Contatti, clicca Aggiungi al Gruppo.
3. Nella finestra di dialogo Aggiungi Destinatari ai Gruppi di Contatti, seleziona Tutti, Tutti i mittenti o Tutti i destinatari dall'elenco a discesa Ambito. Le caselle accanto agli indirizzi email che soddisfano la condizione verranno selezionate.
4. Sul lato destro della finestra di dialogo, seleziona il gruppo di contatti dove desideri aggiungere gli indirizzi; oppure puoi creare un nuovo gruppo di contatti cliccando Nuovo gruppo di contatti, quindi seleziona la casella accanto ad esso. Clicca OK.
Se non hai installato il nostro componente aggiuntivo per Outlook, clicca qui per scaricare. Oppure puoi usare un metodo più laborioso: copia gli indirizzi dei mittenti o destinatari che desideri aggiungere a un gruppo di contatti, quindi incollali nel campo Membri nella finestra di dialogo Seleziona Membri. Per ulteriori dettagli, consulta i passaggi 4-7 della creazione di un gruppo di contatti dai contatti di Outlook o dalla rubrica.
Modificare un gruppo di contatti in Outlook
Ci sono momenti in cui dobbiamo modificare i nostri gruppi di contatti: ci sono cambiamenti del personale nella tua azienda, colleghi e progetti vanno e vengono, quindi devi aggiungere o rimuovere alcuni membri; i membri in un gruppo di contatti sono un po' misti, quindi vuoi dividere il gruppo in due o più gruppi; due dipartimenti si sono fusi quindi devi unire due gruppi di contatti…
Prima di procedere, dobbiamo trovare dove si trovano i gruppi:
Se sei nella vista Posta, clicca Rubrica nel gruppo Trova sotto la scheda Home, e poi cerca il gruppo nella finestra di dialogo pop-up; se sei passato alla vista Persone o Contatti sulla barra di navigazione nel tuo Outlook, puoi trovare il gruppo nell'elenco dei tuoi contatti digitandone il nome nella casella di ricerca sopra l'elenco.
Dopo aver trovato il gruppo di contatti, fai doppio clic sul suo nome per aprire la finestra Gruppo di Contatti. Ora, trova i metodi elencati di seguito che soddisfano le tue esigenze per la prossima mossa.
Aggiungere o rimuovere membri da un gruppo di contatti
• Per aggiungere membri a un gruppo di contatti, consulta i passaggi 4-7 della creazione di un gruppo di contatti dai contatti di Outlook o dalla rubrica.
• Per rimuovere membri da un gruppo di contatti, seleziona i membri in una finestra Gruppo di Contatti aperta prima, quindi clicca la funzione Rimuovi Membro nel gruppo Membri. Clicca Salva & Chiudi nel gruppo Azioni.
Dividere un gruppo di contatti in Outlook
Qui abbiamo elencato due modi per dividere un gruppo di contatti in Outlook: uno è con la sua funzionalità propria, l'altro è con la funzione Dividi in gruppo di contatti di Kutools per Outlook.
• Dividere un gruppo di contatti in Outlook copiando e rimuovendo
Supponiamo che tu debba separare un gruppo di contatti in due. Segui i passaggi seguenti:
1. Nella pagina Persone o Contatti, cerca il gruppo di contatti che desideri modificare.
2. Fai clic con il tasto destro del mouse (senza lasciarlo) sul gruppo e trascinalo leggermente sopra o sotto, rilascia il pulsante del mouse, vedrai un breve menu pop-up come mostrato nello screenshot sottostante, clicca Copia. Ci saranno due gruppi di contatti uguali che appariranno nell'elenco.
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3. Fai doppio clic per aprire entrambi i gruppi, cambia i nomi dei gruppi come necessario, ad esempio, ExtendOffice1 e ExtendOffice2. Poi rimuovi, diciamo, il nome 8-15 in ExtendOffice1, e il nome 1-7 in ExtendOffice2.
4. A questo punto, avrai due nuovi gruppi di contatti più piccoli, clicca Salva & Chiudi.
• Dividere facilmente un gruppo di contatti in Outlook con uno strumento fantastico
Oppure, se hai installato Kutools per Outlook sul tuo computer, per dividere un gruppo di contatti, segui i passaggi seguenti:
1. Seleziona il gruppo di contatti che desideri dividere (qui ho selezionato il gruppo chiamato ExtendOffice test 1 come esempio).
2. Vai alla scheda Kutools Plus, trova Gruppo di Contatti nella barra multifunzione Contatti, seleziona Dividi in gruppo di contatti nell'elenco a discesa.
3. Nella finestra Dividi in gruppo di contatti, seleziona le caselle accanto ai membri del gruppo che desideri spostare in un nuovo gruppo di contatti, clicca Ok.
4. Assegna un nome al nuovo gruppo nella finestra di dialogo pop-up, clicca OK.
5. I due gruppi di contatti divisi appariranno quindi nell'elenco Contatti, sentiti libero di aprire i gruppi per visualizzarne i membri.
Scomporre un gruppo di contatti e aggiungere i suoi membri come contatti in Outlook
Per scomporre, o meglio eliminare, un gruppo di contatti in Outlook, puoi semplicemente andare alla pagina Persone o Contatti e fare clic con il tasto destro sul gruppo che desideri rimuovere, e cliccare Elimina nel menu pop-up. Ma se vuoi aggiungere contemporaneamente tutti i suoi membri come singoli contatti di Outlook, consulta i due approcci che abbiamo elencato di seguito:
• Scomporre un gruppo di contatti con la funzionalità integrata di Outlook
1. Fai doppio clic per aprire il gruppo di contatti nell'elenco dei tuoi Contatti.
2. Fai doppio clic su un membro che desideri aggiungere all'elenco dei tuoi Contatti.
3. Clicca il pulsante a tre puntini per visualizzare più opzioni, e poi clicca Aggiungi ai Contatti di Outlook.
4. Nella finestra Contatto pop-up, puoi aggiungere informazioni extra se necessario, poi clicca Salva & Chiudi.
5. Ripeti i passaggi 2-4 per aggiungere tutti i membri.
6. Ora torna alla vista Persone o Contatti per eliminare il gruppo di contatti.
Il metodo è adatto per i gruppi che contengono solo pochi membri. Se il gruppo contiene un gran numero di membri, il metodo sprecherebbe troppo tempo. In questo caso, consulta la funzione Break di Kutools per Outlook di seguito.
• Scomporre facilmente un gruppo di contatti con Kutools per Outlook
1. Seleziona il gruppo di contatti che desideri scomporre.
2. Vai alla scheda Kutools Plus, clicca Gruppo di Contatti > Break.
3. Nella finestra Break, clicca Tutto per selezionare tutte le caselle, poi clicca Ok.
4. Apparirà una finestra di dialogo che chiede Vuoi scomporre questo gruppo di contatti in contatti singoli? Clicca Sì.
5. Tutti i suoi membri sono ora aggiunti all'elenco dei tuoi Contatti, e il gruppo di contatti viene eliminato contemporaneamente.
√ Nota: Se vuoi aggiungere solo alcuni dei suoi membri all'elenco dei tuoi Contatti, seleziona le caselle accanto ai membri specifici, clicca Ok per aggiungerli all'elenco mentre li elimini dal gruppo. Il gruppo contenente i membri che non hai selezionato continuerà a esistere.
Unire gruppi di contatti in uno solo in Outlook
Per unire due o più gruppi di contatti in un nuovo gruppo. Segui i passaggi seguenti:
1. Crea un nuovo gruppo di contatti. (Segui i passaggi 1-3 della creazione di un gruppo di contatti dai contatti di Outlook o dalla rubrica.)
2. Clicca Aggiungi Membri nel gruppo Membri, scegli Da Contatti di Outlook.
3. Nella finestra di dialogo Seleziona Membri, seleziona i gruppi di contatti che desideri combinare.
4. Clicca Membri in basso a sinistra della finestra di dialogo, e poi clicca OK.
5. Nella finestra Gruppo di Contatti, clicca Salva & Chiudi.
√ Nota: Il metodo sopra è molto semplice e veloce. Tuttavia, il gruppo che hai creato in questo modo è come un grande gruppo contenente diversi piccoli gruppi, non è altrettanto conveniente quando devi modificare i membri del gruppo. Perché dovrai aprire ogni piccolo gruppo per modificarlo. Per unire diversi gruppi di contatti e aggiungere solo i membri del gruppo a un gruppo. Consulta Come Unire o Combinare Liste di Distribuzione in Outlook?
Inviare un'email a un gruppo di contatti in Outlook
Per inviare un'email a uno o più gruppi di contatti in Outlook, segui i passaggi seguenti:
1. Nella vista Posta, clicca Nuova Email per iniziare un nuovo messaggio.
2. Nel campo A... digita il nome del gruppo di contatti. Outlook mostrerà potenziali corrispondenze dall'elenco dei tuoi Contatti come mostrato nell'immagine sotto. Se non vuoi che i destinatari si vedano tra loro, digita il nome del gruppo nel campo Ccn... (Se il campo non è visibile nella finestra del messaggio, vai alla scheda Opzioni, e poi clicca Ccn nel gruppo Mostra Campi.)
Nel caso in cui non ricordi il nome del gruppo, puoi cliccare A... per aprire la finestra Seleziona Nomi per visualizzare tutti i tuoi contatti nell'elenco dei Contatti. Seleziona i gruppi a cui desideri inviare un messaggio, poi clicca A, Cc, o Ccn come necessario. I nomi dei gruppi appariranno nel campo corrispondente. (Ho cliccato A come esempio qui.) Poi clicca OK.
3. Digita l'oggetto e il corpo del tuo messaggio email. Clicca Invia dopo aver finito di scrivere.
Condividere e salvare un gruppo di contatti in Outlook
Potresti aver bisogno di inviare un gruppo di contatti correlati al lavoro a un nuovo dipendente, o condividere un gruppo correlato agli interessi con i tuoi amici; potresti anche ricevere un gruppo di contatti condiviso da altri. In questa parte, parleremo di come condividere un gruppo di contatti e come salvare un gruppo di contatti inviato da altri in Outlook.
Condividere un gruppo di contatti in Outlook
• Puoi includere il gruppo in un messaggio email e inviarlo ad altri:
1. Nella vista Posta, clicca Nuova Email per creare un nuovo messaggio. Una finestra Messaggio si aprirà. Regola la dimensione della finestra, spostala accanto alla tua finestra di Outlook, in modo che entrambe le finestre siano visibili contemporaneamente.
2. Clicca Persone o Contatti dalla barra di navigazione nella finestra di Outlook.
3. Trova il gruppo di contatti che desideri condividere, e trascinalo nel corpo del messaggio come allegato nella finestra Messaggio.
4. Compila le informazioni nella finestra Messaggio come necessario, poi clicca Invia per condividere il gruppo di contatti.
• Puoi anche inserire un gruppo di contatti come allegato invece di trascinarlo nel corpo del messaggio:
1. Nella vista Posta, clicca Nuova Email per creare un nuovo messaggio.
2. Vai alla scheda Inserisci nella finestra Messaggio pop-up, trova il gruppo Includi, clicca Elemento di Outlook.
3. Nella finestra di dialogo Inserisci Elemento, seleziona una cartella Contatti sotto una certa casella di posta per elencare tutti i contatti e i gruppi di contatti nella casella Elementi. Ora puoi trovare e selezionare il gruppo di contatti e poi cliccare OK per inserirlo come allegato.
4. Compila le informazioni nella finestra Messaggio come necessario, poi clicca Invia per condividere il gruppo di contatti.
Salvare un gruppo di contatti in Outlook
Per salvare un gruppo di contatti condiviso da altri in un messaggio email:
1. Apri il messaggio che include l'allegato del gruppo di contatti.
2. Trascina l'allegato sulla barra di navigazione, e rilascialo su Persone o Contatti.
Questo è l'approccio più semplice, puoi cliccare Persone o Contatti per verificare il gruppo appena salvato.
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