Composizione email senza sforzo: sfrutta gli strumenti AI in Outlook

Scrivere email può richiedere molto tempo, soprattutto quando si cerca un tono professionale o quando è necessario rispondere rapidamente. Fortunatamente, gli strumenti basati sull’intelligenza artificiale stanno rendendo la stesura delle email più semplice che mai. In questa guida esploreremo tre metodi efficaci per sfruttare l’AI in Outlook e ottimizzare la tua gestione della posta elettronica.

Utilizzo delle funzionalità AI integrate in Outlook (Copilot disponibile solo per gli abbonati 365)

Utilizzo della funzione Componi con AI di Kutools per Outlook

Utilizzo di strumenti AI di terze parti (ChatGPT, Grammarly)

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Utilizzo delle funzionalità AI integrate in Outlook (Copilot disponibile solo per gli abbonati 365)

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Outlook offre funzionalità AI integrate, come Copilot, per aiutarti a scrivere email in modo più rapido ed efficace. Tuttavia, queste funzionalità sono disponibili esclusivamente per gli abbonati a Microsoft 365 e prevedono costi aggiuntivi.

Procedura

Passo 1. Apri Outlook e inizia a comporre una nuova email nella finestra di composizione del messaggio.

Passo 2. Fai clic sulla scheda Copilot, quindi su «Scrivi con Copilot».

Passo 3. Nella casella di testo Scrivi con Copilot, inserisci una breve descrizione del contenuto dell’email che ti serve (ad esempio: «Scrivi un'email di follow-up a un cliente riguardo l’aggiornamento del progetto»), quindi clicca sul pulsante Genera.

Passo 4. Rivedi la bozza generata dall’AI ed effettua eventuali modifiche. Se sei soddisfatto del contenuto, fai clic sul pulsante Mantieni; in caso contrario, fai clic su Riprova per generare una nuova bozza.

Passo 5. Invia l’email.

Funzionalità

• ✅ Non servono plugin aggiuntivi da installare.
• ✅ Semplice e perfettamente integrato in Outlook.
• Disponibile esclusivamente per gli abbonati a Microsoft 365.
• Potrebbe richiedere una licenza aziendale, creando un elevato ostacolo all’accesso.
• ❌ Costo mensile aggiuntivo per l’abbonamento.

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Utilizzo della funzione Componi con AI di Kutools per Outlook

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Kutools per Outlook è un potente plugin che include la funzione Componi con AI, pensata per aiutarti a scrivere email in modo rapido ed efficiente.

Procedura

Passo 1. Installa Kutools per Outlook, avvia l’applicazione e apri la finestra di composizione del messaggio.

Passo 2. Vai alla scheda KUTOOLS AI, fai clic su AI e attiva il riquadro KUTOOLS AI.

Passo 3. Nel Pannello Kutools, vai alla scheda Componi e inserisci i requisiti per la tua email.

1. Scegli la tua lingua preferita tra oltre 40 opzioni disponibili.

2. Scegli lo stile dell’email: formale, informale o dettagliato.

3. Inserisci il punto principale dell'email, quindi fai clic sul pulsante Genera.

Passo 4. Rivedi la bozza generata dall’AI. Se il contenuto ti soddisfa, clicca sul pulsante Inserisci per applicarla direttamente alla tua email. In caso contrario, clicca su Genera per creare una nuova bozza finché non ottieni il risultato desiderato.

Opzioni

Supporto multilingue: scrivi email in diverse lingue.

Selezione dello stile dell’email: scegli tra stili formali, informali o personalizzati.

Stili personalizzati: definisci il tono e le preferenze delle tue email. Clicca sul pulsante Gestione libreria competenze, vai alla scheda Componi e personalizza ruolo, comando e opzioni.

Funzionalità

• ✅ Supporta più lingue e stili di email.
• ✅Stili totalmente personalizzabili.
• ✅ Gratuito da usare una volta inserita la tua chiave API OpenAI.
• Richiede l’installazione di un plugin aggiuntivo.

Altre funzionalità AI per la scrittura delle email

Kutools offre anche funzionalità come:

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Utilizzo di strumenti AI di terze parti (ChatGPT, Grammarly)

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Numerosi strumenti AI di terze parti si integrano con Outlook tramite estensioni per browser o app autonome, offrendo funzionalità avanzate per creare e perfezionare il contenuto delle tue email—come ChatGPT e GrammarlyGO.

Procedura

Esempio: ChatGPT

Passo 1. Apri ChatGPT nel browser o nell’app.

Passo 2. Fornisci un prompt che descriva l’email che ti serve (ad esempio: «Scrivi un'email professionale per un follow-up dopo una riunione»), quindi fai clic sul pulsante Invia.

ChatGPT genererà il contenuto.

Passo 3. Copia la bozza generata e incollala direttamente in Outlook.

Funzionalità

• ✅ Estremamente flessibile, supporta un’ampia gamma di lingue e stili.
• ✅ Funziona indipendentemente da Outlook, garantendo versatilità su più piattaforme.
• ❌ Richiede il passaggio tra applicazioni diverse.
• ❌ Possibili preoccupazioni per la privacy dei dati quando si condivide il contenuto delle email con strumenti di terze parti.

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Conclusione

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Gli strumenti AI possono migliorare in modo significativo la stesura delle email, che tu scelga le funzionalità integrate di Outlook, strumenti di terze parti o plugin specializzati come Kutools per Outlook. Sebbene le opzioni integrate risultino comode per gli abbonati a Microsoft 365, Kutools per Outlook offre una soluzione più accessibile e personalizzabile per tutti gli utenti.

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