Come archiviare le email in una cartella senza allegati in Outlook?
La funzione Archivio di Outlook è uno strumento utile per gestire lo spazio di archiviazione delle email, ma salva tutti gli elementi delle email, inclusi gli allegati, il che può rapidamente rendere il file PST archiviato grande e ingestibile. Per ottimizzare l'archiviazione e migliorare le prestazioni, archiviare le email senza allegati è una soluzione pratica. Questo articolo introduce due metodi pratici: utilizzare VBA per un approccio manuale e sfruttare Kutools per Outlook per una soluzione più veloce e user-friendly.
Archivia le email in una cartella senza allegati utilizzando VBA (Manuale e Tecnico)
Archivia le email in una cartella senza allegati con Kutools per Outlook 👍 (Veloce e Facile da Usare)
Archivia le email in una cartella senza allegati utilizzando VBA
Passo 1: Apri l'editor VBA
Nella vista Mail, seleziona la cartella che desideri archiviare. Premi "Alt" + "F11" per aprire la finestra Microsoft Visual Basic for Applications.
Passo 2: Inserisci il codice VBA
Clicca su "Inserisci" > "Modulo" per creare un nuovo modulo. Incolla il seguente codice VBA nella finestra del modulo:
VBA: Rimuovi tutti gli allegati dalla cartella email selezionata in Outlook
Sub RemoveAllAttachments()
Dim oItem As Object
Dim oMail As MailItem
For Each oItem In Application.ActiveExplorer.CurrentFolder.Items
If TypeOf oItem Is MailItem Then
Set oMail = oItem
If oMail.Attachments.Count > 0 Then
Do While oMail.Attachments.Count > 0
oMail.Attachments.Remove 1
Loop
oMail.Save
End If
End If
Next
MsgBox "All attachments have been removed from the selected folder."
End Sub
Passo 3: Abilita la stampa in background
Premi "F5" o clicca sul pulsante "Esegui" per eseguire il codice. Una finestra di messaggio confermerà che tutti gli allegati sono stati rimossi dalla cartella selezionata.
Passo 4: Archivia la cartella
- Clicca su "File" > "Informazioni" > "Strumenti" > "Pulisci Elementi Vecchi".
- Nella finestra di dialogo "Archivio":
- 1) Seleziona la cartella appena processata.
- 2) Inserisci "OGGI" nella casella "Archivia elementi più vecchi di".
- 3) Clicca su "Sfoglia" per specificare la cartella di destinazione per il file archiviato.
- Clicca su "OK" per completare il processo.
Svantaggi:
- Richiede Competenze Tecniche: L'esecuzione di script VBA richiede familiarità con la codifica, il che può essere difficile per gli utenti non tecnici.
- Rischio di Errori: Errori nel codice VBA o nell'esecuzione possono portare a cambiamenti indesiderati, come la rimozione accidentale di allegati da email non correlate.
- Manuale e Dispendioso in Tempo: Il processo prevede diversi passaggi, inclusa la configurazione ed esecuzione dello script VBA e l'archiviazione manuale delle email, rendendolo inefficiente per compiti frequenti.
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Per una soluzione più veloce e semplice, Kutools per Outlook offre la funzione "Scollega Tutto", che ti consente di rimuovere efficacemente tutti gli allegati dalle email in blocco. Questi allegati vengono salvati in una cartella designata, permettendoti di archiviare le email in Outlook senza allegati – tutto con il minimo sforzo e pochi clic.
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Passo 1: Scollega gli allegati
Nella vista "Mail", apri la cartella che desideri archiviare. Premi "Ctrl" + "A" per selezionare tutte le email, quindi clicca su "Kutools Plus" > "Strumenti Allegati" > "Scollega Tutto".
Passo 2: Imposta le preferenze di separazione
- Imposta le preferenze di separazione, clicca sull'icona "Sfoglia" per specificare una cartella di destinazione per salvare gli allegati.
- (Opzionale) Personalizza lo stile di separazione degli allegati se necessario. (In questo caso, lascia deselezionata la casella "Stacca gli allegati in base allo stile seguente" per separare tutti gli allegati direttamente nella cartella di destinazione.)
- (Opzionale) Seleziona l'opzione "Dopo il distacco degli allegati, l'email mantiene comunque l'icona dell'allegato" se vuoi mantenere un indicatore visivo degli allegati archiviati nelle email.
- Clicca su "OK" per confermare.
Passo 3: Conferma la separazione
Quando appare la finestra di dialogo di conferma "Scollega Tutto", clicca su "Sì" per procedere.
Passo 4: Archivia la cartella
- Vai su "File" > "Informazioni" > "Strumenti" > "Pulisci Elementi Vecchi".
- Nella finestra di dialogo "Archivio":
- 1) Seleziona la cartella da cui hai separato gli allegati.
- 2) Inserisci "OGGI" nel campo "Archivia elementi più vecchi di".
- 3) Clicca su "Sfoglia" per specificare la cartella di destinazione per il file archiviato.
- Clicca su "OK" per completare il processo di archiviazione.
Vantaggi:
- Risparmio di tempo: Processa gli allegati in blocco, risparmiando tempo significativo per le cartelle di grandi dimensioni.
- Conveniente: Mantiene un indicatore visivo nelle email per un facile riferimento ai file separati.
- Opzioni Personalizzabili: Opzioni di separazione flessibili ti consentono di adattare il processo alle tue esigenze.
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