Come crittografare le email in Outlook e Microsoft 365?

A volte potresti aver bisogno di crittografare un'email in invio perché contiene informazioni sensibili che non vuoi siano accessibili ad altri. In questa guida ti mostreremo diversi modi per crittografare le email in Outlook e proteggere la privacy dei tuoi messaggi.

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Crittografa le email con S/MIME in Outlook Prima di utilizzare S/MIME per crittografare i tuoi messaggi email, devi innanzitutto ottenere un certificato dall’amministratore IT o dall’helpdesk e aggiungerlo al portachiavi del tuo computer. Una volta configurato il certificato sul computer, segui le istruzioni riportate di seguito per impostarlo in Outlook. Nota: Per uso personale, puoi cercare online “certificati S/MIME gratuiti” per ottenere un certificato S/MIME gratuito. 1. In Outlook, fai clic su File > Opzioni > Centro protezione > Impostazioni Centro protezione.

2. Seleziona Sicurezza posta elettronica dal menu a sinistra, quindi scegli Impostazioni nella sezione Posta elettronica crittografata. 3. Nella finestra di dialogo Modifica impostazioni sicurezza, assegna un nome all’impostazione di sicurezza nella casella di input, quindi fai clic su Scegli accanto a Certificato di firma per selezionare il certificato S/MIME. 4. Fai clic sui pulsanti OK. 5. Per inviare un messaggio crittografato, se sei un Office Insider con abbonamento Microsoft 365, apri un messaggio email, scegli Opzioni, seleziona Crittografa e poi l’opzione Crittografa con S/MIME dal menu a discesa, come mostrato di seguito. Per gli utenti di Outlook 2019 e Outlook 2016, in un messaggio email scegli Opzioni, quindi seleziona Autorizzazioni. Nota:Crittografa con S/MIME 6. Fai clic su Invia per inviare il messaggio crittografato. Nota: Per ricevere un messaggio crittografato con S/MIME, il destinatario deve utilizzare un’applicazione di posta elettronica compatibile con lo standard S/MIME — come Outlook — e avere installato il controllo S/MIME.

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Applica autorizzazioni di sicurezza alle email con Microsoft 365 In questa sezione parleremo dei metodi che non richiedono l’installazione di certificati né da parte del mittente né da parte del destinatario. Tuttavia, per crittografare un messaggio è necessario disporre di un abbonamento Microsoft 365 con una licenza che include Microsoft 365 Message Encryption (Verifica se la crittografia dei messaggi è disponibile nel tuo piano). L’esperienza varierà a seconda del destinatario del messaggio crittografato, ma in sintesi — indipendentemente dal fatto che disponga o meno di un abbonamento Microsoft 365 — potrà comunque leggere il messaggio.

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Invia messaggi crittografati in Outlook.com Se sei un abbonato Microsoft 365 con una licenza che supporta Microsoft 365 Message Encryption, puoi accedere al tuo account email in Outlook.com, che include una funzione di crittografia che ti consente di applicare autorizzazioni di sicurezza ai tuoi messaggi. 1. Fai clic sul pulsante Nuovo messaggio per comporre un messaggio. 2. Fai clic su Crittografa nella Barra multifunzione. Le informazioni sulla crittografia appariranno quindi sotto la Barra multifunzione.3. Seleziona Modifica autorizzazioni per visualizzare la finestra di dialogo mostrata di seguito. 4. Fai clic su Crittografa per scegliere l’opzione di crittografia che preferisci:

• Riservato \ Tutti i dipendenti: Dati riservati che richiedono protezione e concedono a tutti i dipendenti pieni permessi. I proprietari dei dati possono tracciare e revocare il contenuto.
• Non inoltrare: I destinatari possono solo leggere questo messaggio, ma non possono inoltrarlo, stamparlo né copiarne il contenuto.
• Crittografa: Questo messaggio è crittografato. I destinatari non possono rimuovere la crittografia.
• Altamente riservato \ Tutti i dipendenti: Dati altamente riservati che consentono a tutti i dipendenti di visualizzare, modificare e rispondere a questo contenuto. I proprietari dei dati possono tracciare e revocare il contenuto.

5. Fai clic su OK, quindi su Invia per inviare il messaggio crittografato.

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Invia messaggi crittografati in Outlook sul desktop Se il tuo piano Microsoft 365 include una licenza che supporta Microsoft 365 Message Encryption, puoi crittografare i tuoi messaggi email in Outlook sul desktop. Segui i passaggi riportati di seguito: 1. Fai clic su Nuova Email per comporre un'email che desideri crittografare. 2. Nella finestra del messaggio, fai clic su Opzioni > Crittografa, quindi seleziona l’opzione di autorizzazione che desideri applicare al messaggio.

• Solo crittografia: Questo messaggio è crittografato. I destinatari non possono rimuovere la crittografia.
• Non inoltrare: I destinatari possono solo leggere questo messaggio, ma non sono autorizzati a inoltrarlo, stamparlo o copiarne il contenuto.
• Riservato \ Tutti i dipendenti: Dati riservati che richiedono protezione e concedono a tutti i dipendenti pieni permessi. I proprietari dei dati possono tracciare e revocare il contenuto.
• Altamente riservato \ Tutti i dipendenti: Dati altamente riservati che consentono a tutti i dipendenti di visualizzare, modificare e rispondere a questo contenuto. I proprietari dei dati possono tracciare e revocare il contenuto.

3. Fai clic su Invia per inviare il messaggio crittografato.

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