Riassunto AI per le email di Outlook
Nell'attuale ambiente lavorativo frenetico, la comunicazione via email è essenziale. Estrarre rapidamente le informazioni chiave dalle email può aumentare l'efficienza e prevenire la perdita di dettagli critici.
Ad esempio:
- Quando si ricevono email lunghe, leggere tutto può richiedere troppo tempo. Un riassunto rapido ti aiuta a cogliere i punti principali più velocemente.
- Quando gestisci più email relative a un progetto, leggerle singolarmente può essere dispendioso in termini di tempo e portare alla perdita di aggiornamenti chiave. Riassumere tutte le email correlate insieme fornisce una panoramica chiara e migliora l'efficienza.
Questa guida ti mostrerà come utilizzare l'IA per riassumere in modo efficiente sia email singole che multiple.
Riassunto di una singola email
Riassunto di una singola email
Riassumere una singola email è un compito comune, e la maggior parte degli strumenti AI possono gestirlo con facilità. Di seguito sono riportati due metodi consigliati:
Metodo 1: Soluzioni AI online
Ci sono molti strumenti AI online disponibili che possono riassumere rapidamente il contenuto. Ecco come utilizzare uno degli strumenti più popolari, ChatGPT, come esempio:
Passo 1. Apri l'email in Outlook, seleziona il testo e copialo (scorciatoie: "Ctrl" + "C").
Passo 2. Vai su ChatGPT o uno strumento AI simile, incolla il contenuto dell'email e inserisci un prompt come "Riassumi il contenuto sottostante:". Poi clicca sul pulsante "Invia". 
.
L'IA genererà un riassunto conciso. Copialo e usalo secondo necessità.
Se non sei soddisfatto del riassunto fornito, puoi aggiungere le tue richieste e chiedere di generare un nuovo riassunto.
Pro e Contro
✔️Vantaggi
- La maggior parte degli strumenti AI online sono gratuiti.
- Non è necessario installare alcun software, può essere utilizzato immediatamente.
❌Svantaggi
- Copiare e incollare manualmente ogni email può essere tedioso, specialmente per più email.
- Potenziali rischi per la privacy, poiché incollare il contenuto delle email in strumenti AI di terze parti può portare all'esposizione dei dati.
Metodo 2: Riquadro AI integrato di Kutools per Outlook
"Kutools per Outlook" offre un "riquadro AI" che riassume automaticamente il contenuto delle email senza richiedere copia-incolla.
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Passo 1. Installa Kutools per Outlook, apri Outlook e clicca su "Kutools" > "AI" per attivare il "riquadro AI di Kutools".
Se stai utilizzando la funzione AI di Kutools in Outlook per la prima volta, apparirà una finestra di dialogo "Impostazioni AI", che ti chiederà di selezionare un "Fornitore di IA" (ad esempio, OpenAI, Google Gemini, Baidu) e inserire la tua "Chiave AI".
Se non hai ancora una chiave AI, ti consiglio di richiedere la chiave AI di Kutools, che ti permette di utilizzare le funzioni AI di Kutools gratuitamente per 100 volte. Come ottengo una chiave AI di Kutools?
Il riquadro AI di Kutools è ora attivo. Clicca sulla scheda "Riepilogo" e genererà automaticamente un riassunto per l'email corrente. Mentre navighi verso la prossima email, verrà creato automaticamente un nuovo riassunto.
Se preferisci generare riassunti manualmente, disabilita semplicemente la "Modalità Automatica" e passa alla "Modalità Manuale", dove i riassunti verranno generati solo quando clicchi sul pulsante "Genera".
Passo 3. Se il contenuto non è soddisfacente, clicca sul pulsante "Rigenera" 
per consentire all'IA di estrarre nuove informazioni chiave per te. Se il contenuto è soddisfacente, clicca sul pulsante "Copia" 
per copiare il contenuto estratto e incollarlo ovunque desideri.
Personalizzazione
Seleziona la lingua del riassunto: scegli la lingua desiderata per il tuo riassunto. Con oltre 40 lingue disponibili, puoi generare riassunti nella lingua che meglio si adatta alle tue esigenze.
Seleziona lo stile del riassunto: di default, sono forniti quattro stili di riassunto predefiniti tra cui scegliere.
Personalizza o aggiungi altri stili di riassunto: gli utenti possono personalizzare le loro preferenze di riassunto.
Clicca sul pulsante "Gestione Libreria Competenze"
, individua la competenza di riassunto e clicca sul pulsante "Aggiungi Opzioni" per inserire le tue richieste personalizzate. Salva le tue preferenze per adattare l'output del riassunto alle tue esigenze.
, individua la competenza di riassunto e clicca sul pulsante "Aggiungi Opzioni" per inserire le tue richieste personalizzate. Salva le tue preferenze per adattare l'output del riassunto alle tue esigenze.
Pro e Contro
✔️Vantaggi
- Riassunto automatizzato senza copia-incolla manuale.
- Integrato direttamente in Outlook, eliminando la necessità di passare tra piattaforme.
- Supporta più lingue, rendendo più facile comprendere le email in lingue straniere.
- Consente la personalizzazione dello stile del riassunto e delle informazioni chiave incluse.
❌Svantaggi
- Richiede l'installazione di Kutools per Outlook.
Riassunto di email in blocco
Anche se potresti riassumere più email una per una utilizzando strumenti AI online, questo processo è inefficiente. Lo "Strumento di Riassunto AI" di Kutools per Outlook è progettato specificamente per questo scopo.
Strumento avanzato di riassunto AI di Kutools per Outlook
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Passo 1. Installa Kutools per Outlook, apri Outlook e clicca su "Kutools" > "Riassunto AI" per attivare la funzione di riassunto AI di Kutools.
Se stai utilizzando la funzione AI di Kutools in Outlook per la prima volta, apparirà una finestra di dialogo "Impostazioni AI", che ti chiederà di selezionare un "Fornitore di IA" (ad esempio, OpenAI, Google Gemini, Baidu) e inserire la tua "Chiave AI".
Se non hai ancora una chiave AI, ti consiglio di richiedere la chiave AI di Kutools, che ti permette di utilizzare le funzioni AI di Kutools gratuitamente per 100 volte. Come ottengo una chiave AI di Kutools?
Passo 2. Nella finestra di dialogo "Passo 1 del Riassunto Lavorativo AI", seleziona l'"intervallo di date desiderato" per riassumere le email e scegli le "cartelle" contenenti le email che desideri includere nel riassunto. Poi clicca sul pulsante "Avanti".
Passo 3. Tutte le email dalle cartelle selezionate nell'intervallo di date specificato verranno visualizzate in un elenco. Puoi affinare manualmente la selezione spuntando email specifiche per un riassunto più preciso. Poi seleziona la "lingua" e lo "stile del riassunto". Clicca su "Inizia Riassunto".
Ora il riassunto è stato generato.
Se il riassunto non è soddisfacente, clicca su "Riassumi di nuovo" per ottenere un nuovo riassunto.
Se sei soddisfatto del riassunto, clicca su "Copia" per incollarlo ovunque tu ne abbia bisogno. In alternativa, clicca su "Esporta" per salvare il riassunto come file TXT o PDF. Puoi anche cliccare su "Nuova Email" per aprire una nuova finestra di messaggio con il riassunto inserito automaticamente nel corpo dell'email.
Pro e Contro
✔️Vantaggi
- Riassunto in blocco di più email, risparmiando tempo significativo.
- Stile di riassunto e lingua personalizzabili.
- Genera più versioni di riassunto per un facile confronto.
- Riassunti modificabili, con opzioni di esportazione in file PDF e di testo.
❌Svantaggi
- Richiede l'installazione di Kutools per Outlook.
Tabella comparativa: Quale metodo scegliere?
| Funzionalità | Strumenti AI online | Riquadro AI di Kutools | Riassunto AI di Kutools |
| Caso d'uso | Singola email | Singola email | Email multiple |
| Automatico | ❌No, richiede copia manuale | ✅Sì | ✅Sì |
| Supporto multi-lingua | Dipende dallo strumento AI | ✅Sì | ✅Sì |
| Stile di riassunto personalizzato | ❌Solo base | ✅Sì | ✅Sì |
| Riassunto in blocco | ❌No | ❌No | ✅Sì |
| Integrato in Outlook | ❌No | ✅Sì | ✅Sì |
| Privacy e Sicurezza | ❌Rischio di esposizione dei dati | ✅Sicuro | ✅Sicuro |
Conclusione
- Se hai bisogno di riassumere una singola email, il riquadro AI di Kutools è la scelta più efficiente: riassume automaticamente le email senza richiedere copia-incolla.
- Se hai bisogno di riassumere più email, il Riassunto AI di Kutools è l'opzione migliore: elabora più email contemporaneamente, risparmiandoti tempo.
- Se non vuoi installare plugin, gli strumenti AI online possono funzionare, ma è richiesto uno sforzo manuale per
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