Riepilogo AI per le email di Outlook
Nell’attuale ambiente lavorativo dinamico, la comunicazione via email è fondamentale. Estrarre rapidamente le informazioni chiave dalle email migliora l’efficienza e aiuta a non perdere dettagli critici.
Ad esempio:
- Quando arrivano email lunghe, leggerle per intero può richiedere troppo tempo. Un riepilogo rapido ti permette di cogliere subito i punti chiave.
- Quando si gestiscono più email relative a un progetto, leggerle una per una può rivelarsi dispendioso in termini di tempo e far perdere aggiornamenti cruciali. Un riepilogo di tutte le email correlate offre una visione chiara e potenzia l’efficienza.
Questa guida ti mostra come sfruttare l’AI per riassumere in modo rapido ed efficace sia singole email che interi gruppi di messaggi.
Riepilogo di una singola email
Riepilogo in blocco delle email
Riepilogo di una singola email
Riassumere una singola email è un’attività comune, e la maggior parte degli strumenti AI la gestisce con facilità. Di seguito sono riportati due metodi consigliati:
Metodo 1: soluzioni AI online
Online sono disponibili numerosi strumenti basati sull’intelligenza artificiale in grado di riassumere rapidamente i contenuti. Di seguito ti mostriamo, a titolo esemplificativo, come utilizzare uno dei più popolari: ChatGPT.
Passaggio 1. Apri l’email in Outlook, seleziona il testo e copialo (scorciatoia: «Ctrl» + «C»).
Passaggio 2. Vai su ChatGPT o uno strumento AI simile, incolla il contenuto dell’email e inserisci un prompt come «Riassumi il seguente contenuto:». Poi clicca sul pulsante «Invia»
.
L’AI genererà un riepilogo conciso: copialo e usalo secondo le tue esigenze.
Se il riepilogo fornito non soddisfa le tue esigenze, puoi aggiungere requisiti specifici e richiedere la generazione di un nuovo riepilogo.
Vantaggi e svantaggi
✔️Vantaggi
- La maggior parte degli strumenti AI online è gratuita.
- Non è necessario installare alcun software: sono pronti all'uso immediato.
❌Svantaggi
- Copiare e incollare manualmente ogni email può rivelarsi noioso, soprattutto quando si tratta di più messaggi.
- Possibili rischi per la privacy, poiché incollare il contenuto delle email in strumenti AI di terze parti potrebbe esporre i dati.
Metodo 2: riquadro AI integrato di Kutools per Outlook
«Kutools per Outlook» offre un «riquadro AI» che riassume automaticamente il contenuto delle email, senza bisogno di copiare e incollare.
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Passaggio 1. Installa Kutools per Outlook, apri Outlook e fai clic su «Kutools» > «AI» per attivare il riquadro «KUTOOLS AI».
Se utilizzi per la prima volta la funzionalità AI di Kutools in Outlook, verrà visualizzata la finestra di dialogo «Impostazioni AI», che ti chiederà di selezionare un «Fornitore AI» (ad esempio OpenAI, Google Gemini o Baidu) e di inserire la tua «chiave AI».
Se non si dispone ancora di una chiave AI, si consiglia di richiedere la chiave KUTOOLS AI, che permette di utilizzare le funzionalità KUTOOLS AI gratuitamente fino a 100 volte.Come si ottiene una chiave KUTOOLS AI?
Il riquadro KUTOOLS AI è ora attivo. Fai clic sulla scheda «Riepilogo» e verrà generato automaticamente un riepilogo per l’email corrente. Quando passi alla successiva, ne verrà creato automaticamente uno nuovo.
Se preferisci generare i riepiloghi manualmente, disattiva semplicemente la «Modalità automatica» e passa alla «Modalità manuale», in cui i riepiloghi verranno creati solo al clic sul pulsante «Genera».
Passaggio 3. Se il contenuto non ti soddisfa, fai clic sul pulsante «Rigenera»
per consentire all’AI di estrarre nuove informazioni chiave. Se invece il contenuto ti soddisfa, fai clic sul pulsante «Copia» per copiare il testo estratto e incollarlo ovunque desideri.
Personalizzazione
Seleziona la lingua del riepilogo: scegli la lingua che preferisci per il tuo riepilogo. Con oltre 40 lingue disponibili, puoi creare riepiloghi nella lingua perfetta per le tue esigenze.
Seleziona lo stile del riepilogo: per impostazione predefinita, sono disponibili quattro stili tra cui scegliere.
Personalizza o aggiungi altri stili di riepilogo: gli utenti possono impostare le proprie preferenze per il riepilogo.
Fai clic sul pulsante «Gestione libreria competenze»
, individua la competenza Riepilogo e premi «Aggiungi» per inserire le tue richieste personalizzate. Salva le preferenze e adatta l’output del riepilogo alle tue esigenze!
, individua la competenza Riepilogo e premi «Aggiungi» per inserire le tue richieste personalizzate. Salva le preferenze e adatta l’output del riepilogo alle tue esigenze!
Vantaggi e svantaggi
✔️Vantaggi
- Riepilogo automatico, senza bisogno di copiare e incollare manualmente.
- Integrato direttamente in Outlook, elimina la necessità di passare da una piattaforma all’altra.
- Supporta più lingue, rendendo più facile comprendere le email scritte in lingue straniere.
- Consente di personalizzare lo stile del riepilogo e le informazioni principali incluse.
❌Svantaggi
- Richiede l'installazione di Kutools per Outlook.
Riepilogo in blocco delle email
Anche se alcuni strumenti AI online permettono di riassumere più email una alla volta, il processo risulta inefficiente. Per questo motivo, Kutools per Outlook offre lo «Strumento Riepilogo AI», progettato appositamente per ottimizzare questa operazione.
Strumento avanzato Riepilogo AI di Kutools per Outlook
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Passaggio 1. Installa Kutools per Outlook, apri Outlook e fai clic su «Kutools» > «Riepilogo AI» per attivare la funzione Riepilogo AI di Kutools.
Se utilizzi per la prima volta la funzionalità AI di Kutools in Outlook, verrà visualizzata la finestra di dialogo «Impostazioni AI», che ti chiederà di selezionare un «Fornitore AI» (ad esempio OpenAI, Google Gemini o Baidu) e di inserire la tua «chiave AI».
Se non si dispone ancora di una chiave AI, si consiglia di richiedere la chiave KUTOOLS AI, che permette di utilizzare le funzionalità KUTOOLS AI gratuitamente fino a 100 volte.Come si ottiene una chiave KUTOOLS AI?
Passaggio 2. Nella «Fase 1 della finestra di dialogo AI Riassunto del lavoro», seleziona l’«Intervallo di date desiderato» per il riepilogo delle email e scegli le «cartelle» che contengono i messaggi da includere nel riepilogo, quindi fai clic sul pulsante «Avanti».
Passaggio 3. Tutte le email presenti nelle cartelle selezionate nell’intervallo di date specificato verranno visualizzate in un elenco. Puoi affinare manualmente la selezione spuntando le singole email per ottenere un riepilogo più preciso. Scegli quindi la «lingua» e lo «stile del riepilogo», quindi fai clic su «Avvia riepilogo».
Il riepilogo è ora disponibile.
Se il riepilogo non ti soddisfa, clicca su «Riepiloga di nuovo» per ottenerne uno nuovo.
Se il riepilogo ti soddisfa, fai clic su «Copia» per incollarlo ovunque ti serva. In alternativa, clicca su «Esporta» per salvare il riepilogo come file TXT o PDF. Puoi anche selezionare «Nuova Email» per aprire una nuova finestra di messaggio con il riepilogo già inserito nel corpo dell’email.
Vantaggi e svantaggi
✔️Vantaggi
- Riepilogo in blocco di più email, per un notevole risparmio di tempo.
- Stile e lingua del riepilogo personalizzabili a piacimento.
- Genera più versioni del riepilogo per un confronto immediato e semplice.
- Riepiloghi personalizzabili, con opzioni per l’esportazione in PDF e file di testo.
❌Svantaggi
- Richiede l'installazione di Kutools per Outlook.
Tabella comparativa: quale metodo scegliere?
| Funzionalità | Strumenti AI online | Riquadro KUTOOLS AI | Riepilogo KUTOOLS AI |
| Caso d’uso | Singola email | Singola email | Email multiple |
| Automatico | ❌No, richiede la copia manuale | ✅Sì | ✅Sì |
| Supporto multilingue | Dipende dallo strumento AI | ✅Sì | ✅Sì |
| Stile personalizzato del riepilogo | ❌Solo base | ✅Sì | ✅Sì |
| Riepilogo in blocco | ❌No | ❌No | ✅Sì |
| Integrato in Outlook | ❌No | ✅Sì | ✅Sì |
| Privacy e sicurezza | ❌Rischio di esposizione dei dati | ✅Sicuro | ✅Sicuro |
Conclusione
- Se devi riassumere una singola email, il riquadro KUTOOLS AI è la soluzione più efficiente: genera automaticamente riepiloghi senza richiedere alcuna operazione di copia e incolla.
- Se devi riassumere più email, il riepilogo KUTOOLS AI è la scelta ideale: elabora più messaggi contemporaneamente, facendoti risparmiare tempo.
- Se non si desidera installare plugin, gli strumenti AI online possono essere utilizzati, ma richiedono uno sforzo manuale per
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👍Meraviglie con un clic: Rispondi a Tutti con Allegati / Email anti-phishing / 🕘 Mostra il fuso orario – Ora corrente del mittente...
👩🏼🤝👩🏻Contatti e calendario: Aggiungi contatti in blocco dalle email selezionate / Dividi un gruppo di contatti in gruppi individuali / Rimuovi i promemoria dei compleanni...
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