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Come rispondere automaticamente solo a un dominio specifico in Outlook?

Author Kelly Last modified

La gestione efficace delle email spesso comporta l'impostazione di risposte automatiche per domini specifici. Che tu stia comunicando con i clienti o gestendo le comunicazioni del team, creare regole per le risposte automatiche aiuta a mantenere il professionismo e fa risparmiare tempo. Anche se Outlook offre un modo per raggiungere questo obiettivo, richiede diversi passaggi e una configurazione attenta. Al contrario, la Regola Avanzata di Kutools per Outlook semplifica il processo, offrendo un approccio più rapido ed efficiente. In questo articolo esploreremo due metodi per rispondere automaticamente a un dominio specifico in Outlook:

Risposta automatica solo a un dominio specifico con regole incorporate (Complesso e tedioso)

Risposta automatica senza sforzo a un dominio specifico con Kutools per Outlook 👍 (Veloce e senza sforzo)

Risposta automatica solo a un dominio specifico con regole incorporate

Utilizzando le regole incorporate di Outlook, puoi configurare risposte automatiche per domini specifici. Sebbene efficace, questo metodo richiede diversi passaggi manuali, rendendolo complicato per gli utenti che apprezzano la semplicità.

Passo 1: Crea un modello di email

  1. Componi una nuova email con oggetto e corpo del messaggio.
  2. Clicca File > Salva con nome.
  3. Nella Salva con nome finestra di dialogo, inserisci un nome per l'email nel campo Nome file seleziona il Modello Outlook (*.oft) dalTipo di salvataggiomenu a discesa e clicca il pulsante Salva .
    shot of the Save As dialog box
  4. Chiudi l'email senza ulteriori modifiche.

Passo 2: Configura una regola

  1. Clicca Home > Regole > Gestisci regole e avvisi.
    doc-auto-reply-rule-1
  2. Nella Regole e avvisi finestra di dialogo, clicca il pulsante Nuova regola .
    doc-auto-reply-rule-2
  3. Nella finestra di dialogo della Guida per le regole che appare, seleziona l'opzione Applica la regola ai messaggi che ricevo e clicca il pulsante Avanti .
    doc-auto-reply-rule-3

Passo 3: Specifica il dominio

  1. Nella seconda Guida per le regole, seleziona l'opzione con parole specifiche nell'indirizzo del mittente e clicca sul testo sottolineato "parole specifiche".
    doc-auto-reply-to-specific-domain-1
  2. Nella Cerca testo finestra di dialogo, digita il dominio specificato nella prima casella, clicca il pulsante Aggiungi e poi clicca il pulsante OK .
    doc-auto-reply-to-specific-domain-2
  3. Clicca Avanti.

Passo 4: Collega il modello di risposta automatica

  1. Ora sei arrivato alla terza Guida per le regole. Seleziona l'opzione rispondi utilizzando un modello specifico e clicca sul testo sottolineato "un modello specifico"".
    doc-auto-reply-to-specific-domain-3
  2. Ora, nella Seleziona un modello di risposta finestra di dialogo, seleziona l'opzione Modelli utente nel sistema di filedal menu a discesa Cerca in seleziona il modello di messaggio salvato precedentemente e clicca il pulsante Apri .
    doc-auto-reply-to-specific-domain-4
  3. Ora clicca il pulsante Avanti due volte per arrivare all'ultima Guida per le regole.

Passo 5: Finalizza la regola

  1. Nella Passo 1 inserisci un nome per la nuova regola, seleziona un'opzione necessaria nella sezione Passo 2 e clicca il pulsante Fine .
    doc-auto-reply-to-specific-domain-5
  2. Clicca il pulsante OK nella finestra di dialogo Regole e Avvisi per completare l'impostazione.

Risultato

Outlook ora risponderà automaticamente alle email provenienti dal dominio specificato utilizzando il modello salvato. Tuttavia, impostarlo richiede uno sforzo manuale significativo e anche modificarlo successivamente può essere dispendioso in termini di tempo.

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shot of the Search Text dialog box

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Risposta automatica senza sforzo a un dominio specifico con Kutools per Outlook 👍

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Passo 1: Abilita la funzionalità Regole Avanzate

  1. Vai alla scheda Kutools e clicca su Regole avanzate.
    shot of the Advanced Rules feature
  2. Nella Regole avanzate finestra di dialogo, clicca il pulsante new button Nuova per iniziare a creare una nuova regola.
    shot of the New button

Passo 2: Imposta la condizione del dominio

  1. Nel Passo 1 di 4 della finestra di dialogo, seleziona Mittente contiene parole specifiche.
  2. Nella finestra di dialogo Contiene testo clicca il pulsante new buttonNuova .
    shot of the Step 1 of 4 dialog
  3. Nella Cerca testo finestra di dialogo, digita il dominio (ad esempio, @esempio.com), clicca Aggiungi, e poi OK.
    shot of the Search Text dialog box
  4. Clicca OK > Avanti.

Passo 3: Personalizza la risposta automatica

  1. Nel Passo 2 di 4 della finestra di dialogo, seleziona Rispondi con un modello specifico.
  2. Nella finestra di dialogo Modello di risposta che appare, inserisci il prefisso dell'oggetto nel campo Prefisso oggetto.
  3. Inserisci il corpo della tua risposta automatica nel campo Testo.
  4. Clicca OK.
    shot of the Step 2 of 4 dialog
  5. Clicca Avanti > Avanti.

Passo 4: Finalizza la regola

  1. Nel Passo 4 di 4 della finestra di dialogo, inserisci il nome della regola nel campo Nome regola.
  2. (opzionale) Inserisci le note della regola nel campo Note sulla regola.
  3. Clicca OK.
    shot of the Step 4 of 4 dialog

Risultato

Ora la regola è stata creata con successo. Clicca OK per attivare le impostazioni. Ogni email proveniente dal dominio specificato riceverà automaticamente la tua risposta personalizzata. L'intero processo è veloce e intuitivo, ideale per gli utenti che desiderano una soluzione fluida.
shot of the rule that is successfully created

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  • Risparmio di tempo: Evita la seccatura di riavviare Outlook e aspettare che sincronizzi.
  • Senza errori: Elimina chiusure accidentali senza affidarti a trucchi manuali.
Nota: Per applicare la funzionalità Regola avanzata in Kutools per Outlook, prima devi scaricare e installare Kutools per Outlook.

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