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Come rispondere a un messaggio con una riunione in Outlook?

Ci sono momenti in cui riceviamo un messaggio, diciamo, da clienti con qualcosa di cui parlare in una riunione. Normalmente, puoi passare a Calendario per creare una riunione e copiare parte del contenuto del messaggio nel corpo della riunione e aggiungere quei destinatari del messaggio uno per uno alla riunione creata. Qui introdurrò un modo per convertire rapidamente il messaggio in una riunione e inviare quella riunione direttamente a tutti i partecipanti al messaggio.


Rispondere a un messaggio con una riunione in Outlook

1. Nella Posta in arrivo, fare clic sul messaggio che si desidera convertire in una riunione e inviare al mittente e ad altri destinatari.

2. Sul Casa scheda, nel Rispondere gruppo, clicca Riunione. Oppure premere Ctrl + altroR.

3. Viene visualizzata una finestra della riunione con l'oggetto dell'e-mail. È possibile visualizzare le informazioni, inclusi l'oggetto del messaggio, il corpo e i destinatari, nell'area corrispondente della riunione, come mostrato di seguito. Ora aggiungi l'ora della riunione, il luogo o gli allegati di cui hai bisogno. Puoi anche aggiungere o rimuovere partecipanti. Una volta terminato, fare clic Invia.

NOTA: La riunione invita i destinatari che si trovano nella riga A nel messaggio originale come partecipanti obbligatori e i destinatari nella riga Cc come partecipanti facoltativi.


Rispondi a un messaggio con una riunione e un modello personalizzato in Outlook

Se hai sempre bisogno di aggiungere alcune informazioni (testo boilerplate) nel corpo della riunione convertito, puoi utilizzare il file Passi veloci caratteristica di Outlook.

1. Nel posta vista, sul Casa scheda, fare clic Crea nuovo nel Passi veloci scatola.

2. Clic Scegli un'azione per aprire l'elenco a discesa di più azioni. Quindi seleziona Rispondi con incontro.

3. Fare clic su Mostra opzioni sotto quello selezionato Rispondi con incontro azione per modificare o digitare le tue informazioni personalizzate:
  • A: aggiungi altri destinatari qui se vuoi sempre aggiungere qualcuno quando applichi questa azione. L'azione aggiungerà automaticamente i destinatari A e Cc/Ccn del messaggio originale come partecipanti alla riunione, indipendentemente dal fatto che tu aggiunga i destinatari nella casella A qui o meno.
  • Oggetto: verrà automaticamente sostituito con l'oggetto originale del messaggio. È possibile personalizzare il titolo della riunione come Incontro circa.
  • Geolocalizzazione: Aggiungi le informazioni sulla posizione. Lascia vuoto se cambi sempre i luoghi delle riunioni.
  • Importanza: puoi impostare il livello di importanza predefinito della riunione a cui rispondi.
  • Testo: digita il testo standard che desideri che Outlook aggiunga automaticamente al corpo della riunione quando applichi l'azione. NOTA: Non è necessario digitare la firma se ne hai già creata una.

4. Come puoi vedere di seguito, il nome e l'icona dell'azione vengono aggiornati automaticamente, puoi cambiarli se lo desideri. Inoltre, puoi impostare un tasto di scelta rapida per questa azione (qui ho impostato CTRL+SPOSTAMENTO+9 come tasto di scelta rapida) o modificare il testo della descrizione comando. Quindi fare clic Fine.

5. Nella Posta in arrivo, fare clic sul messaggio che si desidera convertire in una riunione e inviare al mittente e ad altri destinatari. E quindi fare clic sull'azione appena creata.

6. Viene visualizzata una finestra della riunione con le informazioni personalizzate compilate nell'area corrispondente. Ora aggiungi l'ora della riunione, il luogo o gli allegati di cui hai bisogno. Puoi anche aggiungere o rimuovere partecipanti. Una volta terminato, fare clic Invia.


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