Come creare una cartella per organizzare le email contenenti persone specifiche in Outlook?

Sommerso da una casella di posta disordinata? In questo tutorial, vi presenterò tre metodi per organizzare le email contenenti persone specifiche in Outlook per migliorare l'efficienza.

Sposta sempre le email contenenti determinate persone in una cartella creata

1. Fai clic con il tasto destro sull'account di posta per il quale vuoi creare una cartella per organizzare le email, seleziona "Nuova cartella" dal menu contestuale e assegna un nome alla cartella.

2. Nella tua cartella Posta in arrivo o Elementi inviati, seleziona uno qualsiasi dei messaggi di posta contenenti un indirizzo email specifico che desideri spostare nella cartella creata.

3. Nella scheda "Home", nel gruppo "Sposta", fai clic su "Regole" > "Sposta sempre i messaggi da: indirizzo email specifico" e/o "Regole" > "Sposta sempre i messaggi a: indirizzo email specifico" in base alle tue esigenze.

4. Nella finestra di dialogo Regole e avvisi che appare, specifica la cartella in cui desideri spostare i messaggi, quindi fai clic su "OK".

5. Le email nella cartella Posta in arrivo o Elementi inviati che soddisfano le condizioni sono ora state spostate nella cartella appena creata. Anche i futuri messaggi di posta verranno direttamente spostati nella cartella se soddisfano le condizioni.

Crea una cartella di ricerca per organizzare automaticamente le email per persone specifiche

Se non vuoi spostare i messaggi in una cartella, ma vuoi solo visualizzarli facilmente, puoi creare una cartella di ricerca in Outlook, che ti consente di trovare messaggi di posta che corrispondono a criteri specifici in più cartelle, mantenendoli però nelle loro cartelle originali.

1. Nella scheda "Cartella", nel gruppo "Nuovo", fai clic su "Nuova cartella di ricerca".

2. Nella finestra di dialogo Nuova cartella di ricerca che appare, procedi come segue:

• 1) Nella casella Seleziona una cartella di ricerca, nell'elenco Posta da persone ed elenchi, seleziona "Posta da e per persone specifiche" o "Posta da persone specifiche" in base alle tue esigenze.
• 2) Nella casella Personalizza cartella di ricerca, fai clic su "Scegli" per selezionare persone dalla tua lista di indirizzi.
• 3) Specifica l'account di posta da cui cercare le email.
• 4) Fai clic su "OK".

3. Una cartella di ricerca è stata creata sotto Cartelle di ricerca, contenente i messaggi di posta che soddisfano le condizioni.

Crea in batch cartelle per organizzare le email per tutti i tuoi account di posta con VBA

Se hai più account di posta in Outlook e vuoi creare cartelle per ciascun account di posta in batch per persone specifiche, puoi utilizzare il metodo VBA per spostare i messaggi contenenti persone specifiche dalle cartelle Posta in arrivo o Inviate dei tuoi account di posta. Procedi come segue.

1. Nel tuo Outlook, fai clic su "File" > "Opzioni" > "Centro protezione", quindi fai clic su "Impostazioni Centro protezione".

2. Nella finestra di dialogo che appare, passa a "Impostazioni macro", seleziona "Abilita tutte le macro" e spunta "Applica impostazioni di sicurezza delle macro ai componenti aggiuntivi installati".

3. Fai clic sui pulsanti "OK" per chiudere le finestre di dialogo.

4. Premi i tasti "Alt" + "F11" per aprire la finestra Microsoft Visual Basic for Applications.

5. Fai clic su "Inserisci" > "Modulo". Quindi copia uno dei seguenti codici VBA nella finestra Modulo.

Codice VBA 1: Crea in batch cartelle per organizzare le email contenenti mittenti specifici tra le Poste in arrivo di tutti gli account di posta

Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      If xMail.Sender.Type = "EX" Then
        xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
      Else
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If xSenderAddress = "" Then
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Nota: Dovresti sostituire frammenti specifici in base ai commenti alle righe 12, 16 e 35 del codice VBA sopra riportato.

Codice VBA 2: Crea in batch cartelle per organizzare le email contenenti destinatari specifici tra le Poste in arrivo di tutti gli account di posta

Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder"
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail)
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      For Each xRecipient In xMail.Recipients
'        If xRecipient.Type = olCC Then
            xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
            If xSenderAddress = "" Then
              xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
            End If
'        End If
      Next
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Nota:

• 1) Dovresti sostituire frammenti specifici in base ai commenti alle righe 12, 16 e 35 del codice VBA sopra riportato.
• 2) Per archiviare messaggi contenenti destinatari CC o BCC specifici, rimuovi il commento alle righe 28 e 33 eliminando l'apostrofo (') all'inizio delle righe.

6. Premi "F5" per eseguire il codice VBA. E verranno create nuove cartelle se ci sono messaggi che soddisfano le condizioni.

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