Come creare una cartella per organizzare le email contenenti persone specifiche in Outlook?
Sopraffatto da una casella di posta ingombra? In questo tutorial, introdurrò tre metodi per organizzare le email contenenti persone specifiche in Outlook per una migliore efficienza.
Sposta sempre le e-mail contenenti determinate persone in una cartella creata
1. Fare clic con il tasto destro sull'account e-mail per il quale si creerà una cartella per organizzare le e-mail, selezionare Nuova cartella dal menu di scelta rapida e assegna un nome alla cartella.
2. Nella cartella Posta in arrivo o Posta inviata, seleziona uno dei messaggi e-mail contenenti un indirizzo e-mail specifico che sposterai tutte le sue e-mail nella cartella creata.
3. Sul Casa scheda, nel Sposta gruppo, fare clic su Regole > Sposta sempre i messaggi da: indirizzo email specifico e / o Regole > Sposta sempre i messaggi in: indirizzo email specifico in base alle tue esigenze.
4. Nella finestra di dialogo Regole e avvisi a comparsa, specificare la cartella in cui si sposteranno i messaggi, quindi fare clic su OK.
5. Le e-mail nella cartella Posta in arrivo o Posta inviata che soddisfano le condizioni vengono ora spostate nella cartella appena creata. E anche i futuri messaggi di posta elettronica andranno direttamente alla cartella se soddisfano le condizioni.
Crea una cartella di ricerca per organizzare automaticamente le email per persone specifiche
Se non vuoi spostare i messaggi in una cartella, ma vuoi solo visualizzarli facilmente. È possibile creare una cartella di ricerca in Outlook, che consente di trovare i messaggi di posta elettronica che corrispondono a criteri specificati in più cartelle, ma conservarli nelle cartelle originali.
1. Sul cartella scheda, nel New gruppo, fare clic su Nuova cartella di ricerca.
- 1) Nella casella Selezionare una cartella di ricerca, nell'elenco Posta da persone ed elenchi, selezionare Posta da e per persone specifiche, o Posta da persone specifiche di cui hai bisogno.
- 2) Nella casella Personalizza cartella di ricerca, fare clic su Scegli per selezionare le persone dall'elenco degli indirizzi.
- 3) Specificare l'account e-mail da cui cercare le e-mail.
- 4) Fare clic OK.
3. Viene creata una cartella di ricerca in Cartelle ricerche, contenente i messaggi e-mail che soddisfano le condizioni.
Crea cartelle in batch per organizzare le e-mail per tutti i tuoi account e-mail con VBA
Se disponi di più account di posta elettronica in Outlook e desideri creare cartelle per ciascun account di posta elettronica in batch per persone specifiche, puoi utilizzare il metodo VBA per spostare i messaggi contenenti persone specifiche dalle cartelle Posta in arrivo o Posta inviata dei tuoi account di posta elettronica. Si prega di fare quanto segue.
1. In Outlook, fare clic su Compila il > Opzioni > Centro protezionee quindi fare clic su Impostazioni del centro di fiducia.
2. Nella finestra di dialogo a comparsa, passare a Impostazioni macro, selezionare Abilita tutte le macroe controlla Applica le impostazioni di sicurezza delle macro ai componenti aggiuntivi installati.
3. Clic OK pulsanti per chiudere le finestre di dialogo.
4. premi il altro + F11 tasti per aprire la finestra di Microsoft Visual Basic, Applications Edition.
5. Clic inserire > Moduli. Quindi copia uno dei seguenti codici VBA nella finestra del modulo.
Codice VBA 1: crea in batch cartelle per organizzare le e-mail contenenti mittenti specifici nelle caselle di posta di tutti gli account e-mail
Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
Set xNewFolder = Nothing
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
If xNewFolder Is Nothing Then
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
End If
For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
If xItem.Class = olMail Then
Set xMail = xItem
xSenderAddress = ""
If xMail.Sender.Type = "EX" Then
xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
Else
xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
End If
If xSenderAddress = "" Then
xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
End If
If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
xMail.Move xNewFolder
End If
End If
Next
If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
xNewFolder.Delete
xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End SubNota: è necessario sostituire frammenti specifici in base ai commenti nelle righe 12, 16 e 35 del codice VBA sopra.
Codice VBA 2: crea in batch cartelle per organizzare le e-mail contenenti destinatari specifici nelle caselle di posta di tutti gli account e-mail
Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
Set xNewFolder = Nothing
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
If xNewFolder Is Nothing Then
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
End If
For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
If xItem.Class = olMail Then
Set xMail = xItem
xSenderAddress = ""
For Each xRecipient In xMail.Recipients
' If xRecipient.Type = olCC Then 'To find CC recipients. Replace "olCC" with "olBCC" to find BCC recipients
xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
If xSenderAddress = "" Then
xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
End If
' End If
Next
If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
xMail.Move xNewFolder
End If
End If
Next
If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
xNewFolder.Delete
xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End SubNota:
- 1) È necessario sostituire frammenti specifici in base ai commenti nelle righe 12, 16 e 35 del codice VBA sopra.
- 2) Per archiviare i messaggi contenenti destinatari CC o BCC specifici, decommentare le righe 28 e 33 eliminando l'apostrofo (') all'inizio delle righe.
6. Stampa F5 per eseguire il codice VBA. E verranno create nuove cartelle se ci sono messaggi che soddisfano le condizioni.
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