Come creare una cartella per organizzare le email contenenti persone specifiche in Outlook?
Sopraffatto da una casella di posta ingombra? In questo tutorial, introdurrò tre metodi per organizzare le email contenenti persone specifiche in Outlook per una migliore efficienza.
Sposta sempre le e-mail contenenti determinate persone in una cartella creata
1. Fai clic con il pulsante destro del mouse sull'account di posta elettronica per il quale desideri creare una cartella per organizzare le email, seleziona "Nuova cartella" dal menu di scelta rapida e assegna un nome alla cartella.
2. Nella cartella Posta in arrivo o Posta inviata, seleziona uno dei messaggi e-mail contenenti un indirizzo e-mail specifico che sposterai tutte le sue e-mail nella cartella creata.
3. Nella scheda "Home", nel gruppo "Sposta", clicca su "Regole" > "Sposta sempre i messaggi da: indirizzo email specifico" e/o "Regole" > "Sposta sempre i messaggi a: indirizzo email specifico" in base alle tue esigenze.
4. Nella finestra di dialogo Regole e avvisi, specifica la cartella in cui sposterai i messaggi, quindi fai clic su "OK".
5. Le e-mail nella cartella Posta in arrivo o Posta inviata che soddisfano le condizioni vengono ora spostate nella cartella appena creata. E anche i futuri messaggi di posta elettronica andranno direttamente alla cartella se soddisfano le condizioni.
Crea una cartella di ricerca per organizzare automaticamente le email per persone specifiche
Se non vuoi spostare i messaggi in una cartella, ma vuoi solo visualizzarli facilmente. È possibile creare una cartella di ricerca in Outlook, che consente di trovare i messaggi di posta elettronica che corrispondono a criteri specificati in più cartelle, ma conservarli nelle cartelle originali.
1. Nella scheda "Cartella", nel gruppo "Nuovo", fare clic su "Nuova cartella di ricerca".
- 1) Nella casella Seleziona una cartella di ricerca, nell'elenco Posta da persone ed elenchi, seleziona "Posta da e a persone specifiche" o "Posta da persone specifiche", a seconda delle tue esigenze.
- 2) Nella casella Personalizza cartella di ricerca, fai clic su "Scegli" per selezionare le persone dall'elenco degli indirizzi.
- 3) Specificare l'account e-mail da cui cercare le e-mail.
- 4) Fare clic su "OK".
3. Viene creata una cartella di ricerca in Cartelle ricerche, contenente i messaggi e-mail che soddisfano le condizioni.
Crea cartelle in batch per organizzare le e-mail per tutti i tuoi account e-mail con VBA
Se disponi di più account di posta elettronica in Outlook e desideri creare cartelle per ciascun account di posta elettronica in batch per persone specifiche, puoi utilizzare il metodo VBA per spostare i messaggi contenenti persone specifiche dalle cartelle Posta in arrivo o Posta inviata dei tuoi account di posta elettronica. Si prega di fare quanto segue.
1. In Outlook, fare clic su "File" > "Opzioni" > "Centro protezione", quindi fare clic su "Impostazioni Centro protezione".
2. Nella finestra di dialogo pop-up, passare a "Impostazioni macro", selezionare "Abilita tutte le macro" e selezionare "Applica impostazioni di sicurezza macro ai componenti aggiuntivi installati".
3. Fare clic sul pulsante "OK" per chiudere le finestre di dialogo.
4. Premere i tasti "Alt" + "F11" per aprire la finestra di Microsoft Visual Basic for Applications.
5. Fare clic su "Inserisci" > "Modulo". Quindi copiare uno dei seguenti codici VBA nella finestra Modulo.
Codice VBA 1: crea in batch cartelle per organizzare le e-mail contenenti mittenti specifici nelle caselle di posta di tutti gli account e-mail
Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
Set xNewFolder = Nothing
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
If xNewFolder Is Nothing Then
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
End If
For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
If xItem.Class = olMail Then
Set xMail = xItem
xSenderAddress = ""
If xMail.Sender.Type = "EX" Then
xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
Else
xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
End If
If xSenderAddress = "" Then
xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
End If
If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
xMail.Move xNewFolder
End If
End If
Next
If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
xNewFolder.Delete
xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub
Nota: è necessario sostituire frammenti specifici in base ai commenti nelle righe 12, 16 e 35 del codice VBA sopra.
Codice VBA 2: crea in batch cartelle per organizzare le e-mail contenenti destinatari specifici nelle caselle di posta di tutti gli account e-mail
Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder"
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail)
Set xNewFolder = Nothing
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
If xNewFolder Is Nothing Then
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
End If
For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
If xItem.Class = olMail Then
Set xMail = xItem
xSenderAddress = ""
For Each xRecipient In xMail.Recipients
' If xRecipient.Type = olCC Then
xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
If xSenderAddress = "" Then
xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
End If
' End If
Next
If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
xMail.Move xNewFolder
End If
End If
Next
If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
xNewFolder.Delete
xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub
Nota:
- 1) È necessario sostituire frammenti specifici in base ai commenti nelle righe 12, 16 e 35 del codice VBA sopra.
- 2) Per archiviare i messaggi che contengono destinatari CC o CCN specifici, rimuovere il commento dalle righe 28 e 33 eliminando l'apostrofo (') all'inizio delle righe.
6. Premere "F5" per eseguire il codice VBA. Verranno create nuove cartelle se sono presenti messaggi che soddisfano le condizioni.
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