Come creare una cartella in Outlook per organizzare le email relative a persone specifiche?
La tua casella di posta è sovraccarica? In questa guida ti mostrerò tre metodi efficaci per organizzare in Outlook le email relative a persone specifiche, così da ottimizzare la tua efficienza.
Sposta sempre le email contenenti determinate persone in una cartella creata appositamente
1. Fai clic con il pulsante destro del mouse sull'account di posta per cui vuoi creare una cartella e organizzare le email, seleziona «Nuova cartella» dal menu contestuale e assegnale un nome.
2. Nella Posta in arrivo o nella cartella Elementi inviati, seleziona uno qualsiasi dei messaggi di posta elettronica contenenti l’indirizzo email specifico i cui messaggi desideri spostare tutti nella cartella appena creata.
3. Nella scheda «Home», nel gruppo «Sposta», fai clic su «Regole» > «Sposta sempre i messaggi da: Indirizzo email specifico» e/o «Regole» > «Sposta sempre i messaggi a: Indirizzo email specifico», a seconda delle tue esigenze.
4. Nella finestra di dialogo Regole e avvisi visualizzata, specifica la cartella in cui desideri spostare i messaggi e fai clic su «OK».
5. I messaggi presenti nella Posta in arrivo o nella cartella Elementi inviati che soddisfano le condizioni vengono ora spostati nella cartella appena creata. Inoltre, tutti i futuri messaggi che rispetteranno le stesse condizioni verranno recapitati direttamente in quella cartella.
Crea una cartella di ricerca per organizzare automaticamente le email relative a persone specifiche
Se non vuoi spostare i messaggi in una cartella ma desideri visualizzarli facilmente, puoi creare una cartella di ricerca in Outlook. Questa funzionalità ti permette di trovare messaggi di posta elettronica che soddisfano criteri specifici in più cartelle, lasciandoli però nelle loro posizioni originali.
1. Nella scheda «Cartella», nel gruppo «Nuovo», fai clic su «Nuova cartella di ricerca».
- 1) Nella casella **Seleziona una cartella di ricerca**, dall’elenco **Posta da persone ed elenchi**, scegli «Posta da e per persone specifiche» oppure «Posta da persone specifiche» in base alle tue esigenze.
- 2) Nella casella Personalizza cartella di ricerca, fai clic su «Scegli» per selezionare i contatti dal tuo Elenco indirizzi.
- 3) Specifica l'account email da cui desideri cercare i messaggi.
- 4) Fai clic su «OK».
3. Viene creata una cartella di ricerca sotto «Cartelle di ricerca», contenente i messaggi di posta elettronica che soddisfano le condizioni specificate.
Crea cartelle in blocco per organizzare le email di tutti i tuoi account di posta con VBA
Se utilizzi più account di posta in Outlook e desideri creare cartelle dedicate a persone specifiche per ciascun account in modo rapido e centralizzato, puoi sfruttare un metodo VBA per spostare automaticamente i messaggi relativi a tali contatti dalle Poste in arrivo o dalle cartelle Inviate dei tuoi account. Procedi come segue.
1. In Outlook, fai clic su «File» > «Opzioni» > «Centro protezione», quindi su «Impostazioni Centro protezione».
2. Nella finestra di dialogo visualizzata, vai su «Impostazioni macro», seleziona «Abilita tutte le macro» e attiva l’opzione «Applica le impostazioni di sicurezza per le macro anche ai componenti aggiuntivi installati».
3. Fai clic sui pulsanti «OK» per chiudere le finestre di dialogo.
4. Premi i tasti «Alt» + «F11» per aprire la finestra di Microsoft Visual Basic, Applications Edition.
5. Fai clic su «Inserisci» > «Modulo», quindi copia uno dei seguenti codici VBA nella finestra del modulo.
Codice VBA 1: crea in blocco cartelle per organizzare le email contenenti mittenti specifici nelle Poste in arrivo di Tutti gli account
Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
Set xNewFolder = Nothing
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
If xNewFolder Is Nothing Then
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
End If
For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
If xItem.Class = olMail Then
Set xMail = xItem
xSenderAddress = ""
If xMail.Sender.Type = "EX" Then
xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
Else
xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
End If
If xSenderAddress = "" Then
xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
End If
If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
xMail.Move xNewFolder
End If
End If
Next
If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
xNewFolder.Delete
xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub
Nota: è necessario sostituire alcuni frammenti specifici in base ai commenti presenti alle righe 12, 16 e 35 del codice VBA riportato sopra.
Codice VBA 2: crea in blocco cartelle per organizzare le email contenenti destinatari specifici nelle Poste in arrivo di Tutti gli account
Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder"
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail)
Set xNewFolder = Nothing
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
If xNewFolder Is Nothing Then
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
End If
For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
If xItem.Class = olMail Then
Set xMail = xItem
xSenderAddress = ""
For Each xRecipient In xMail.Recipients
' If xRecipient.Type = olCC Then
xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
If xSenderAddress = "" Then
xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
End If
' End If
Next
If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
xMail.Move xNewFolder
End If
End If
Next
If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
xNewFolder.Delete
xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub
Nota:
- 1) È necessario sostituire alcuni frammenti specifici seguendo le indicazioni riportate nei commenti alle righe 12ª, 16ª e 35ª del codice VBA sopra indicato.
- 2) Per archiviare i messaggi che contengono destinatari specifici in CC o CCN, rimuovi il commento dalle righe 28ª e 33ª eliminando l’apostrofo (') all’inizio di ciascuna riga.
6. Premi «F5» per eseguire il codice VBA: le cartelle “Nuova cartella” verranno create se sono presenti messaggi che soddisfano le condizioni.
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