Estrazione di Email in Outlook: Estrai Informazioni Chiave Come Nomi, Aziende, Numeri e Indirizzi Email

Nella comunicazione email veloce di oggi, estrarre rapidamente informazioni chiave dalle email—come nomi, indirizzi email, numeri (ad esempio, prezzi, numeri di telefono) e nomi di aziende—è fondamentale. Specialmente quando si gestiscono email lunghe, l'estrazione di queste informazioni non solo aiuta gli utenti a comprendere il contenuto più velocemente, ma migliora anche significativamente l'efficienza e la precisione del lavoro. Questa guida introduce tre metodi per estrarre informazioni dalle email: Estrazione Manuale, Estrazione Semi-Automatizzata con VBA ed Estrazione Completamente Automatica con Kutools AI, aiutandoti a scegliere l'approccio migliore per le tue esigenze.

Estrazione Tradizionale – Manuale

Copia e incolla manualmente i dati dalle email. Semplice ma lento e soggetto a errori.

Kutools AI per Estrazione – Completamente Automatico

Estrai automaticamente i dati con un solo clic utilizzando l'Assistente AI di Kutools per Outlook. Veloce, preciso e facile da usare.

VBA per Estrazione – Semi-Automatizzato

Utilizza script VBA per automatizzare parzialmente l'estrazione. Richiede competenze di programmazione e offre una personalizzazione limitata.

Estrazione Tradizionale – Manuale

L'estrazione manuale è il metodo più basilare, che richiede agli utenti di aprire le email, individuare manualmente le informazioni chiave (ad esempio, nomi, indirizzi email, numeri di telefono) e copiarle-incollarle in Excel o altri documenti.

Passo 1. Apri l'email di destinazione e leggi il suo contenuto.

Passo 2. Individua manualmente e seleziona le informazioni chiave (ad esempio, nomi, indirizzi email, numeri di telefono), quindi premi Ctrl + C per copiarle.

Passo 3. Vai su Excel o altri documenti e premi Ctrl + V per incollare.

Kutools AI per Estrazione – Completamente Automatico

L'Assistente AI di Kutools per Outlook offre una soluzione completamente automatizzata. Sfruttando tecnologie AI avanzate, consente agli utenti di estrarre informazioni chiave (ad esempio, nomi, nomi di aziende, numeri di telefono, indirizzi email) con un solo clic.

Passo 1. Installa Kutools per Outlook, quindi apri Outlook, clicca su Kutools > AI per abilitare la funzione Kutools AI.

Passo 2. Vai al riquadro Kutools AI attivato, clicca sulla scheda Estrai, quindi clicca sul pulsante Genera per estrarre le informazioni dall'email corrente tramite AI.

Puoi vedere che tutte le informazioni chiave sono state estratte ed elencate nel riquadro.

Passo 3 - 1. Se il contenuto non è stratificato, clicca sul pulsante Rigenera per consentire all'IA di estrarre nuove informazioni chiave per te.

Passo 3 - 2. Se sei soddisfatto del contenuto, clicca il Copia pulsante per copiare il contenuto estratto e incollarlo ovunque desideri.

Personalizzazione

Gli utenti possono personalizzare i tipi di informazioni da estrarre (ad esempio, nomi, nomi di aziende, numeri di telefono).

Clicca il Gestione Libreria Competenze pulsante, individua la Estrai competenza, e clicca il Aggiungi Opzioni pulsante per inserire le tue richieste personalizzate e salvarle.

VBA per Estrazione – Semi-Automatizzato

VBA (Visual Basic for Applications) è un metodo semi-automatico che consente agli utenti di estrarre informazioni specifiche dalle email scrivendo script.

Nota: Il VBA fornito qui può estrarre solo indirizzi email e numeri, visualizzando il contenuto estratto in una finestra di dialogo senza la possibilità di copiarlo.

Passo 1. Apri l'email di destinazione e leggi il suo contenuto.

Passo 2. Premi i tasti Alt + F11 per aprire la finestra Microsoft Visual Basic for Applications, quindi clicca Inserisci > Modulo per creare un nuovo modulo.

Passo 3. Copia il VBA sottostante e incollalo nel nuovo modulo.

VBA: Estrai indirizzi email e numeri dall'email corrente

Sub ExtractDataFromCurrentEmail()
'UpdateByKutools
    Dim xCurEmail As Object
    Dim xEmailBody As String
    Dim xEmailPattern As String
    Dim xPhonePattern As String
    Dim xMatches As Object
    Dim xMatch As Variant
    Dim xExtractedData As String
    On Error Resume Next
    'Get the currently selected email
    If Application.ActiveWindow = Inspector Then
        Set xCurEmail = Application.ActiveInspector.CurrentItem
    Else
        Set xCurEmail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    End If
    'Check if the selected item is an email
    If xCurEmail.Class <> olMail Then
        MsgBox "Please select an email to extract data.", vbExclamation
        Exit Sub
    End If
    'Extract the email body
    xEmailBody = xCurEmail.Body
    'Define regex patterns for email addresses, and phone numbers
    xEmailPattern = "\b[A-Za-z0-9._%+-]+@[A-Za-z0-9.-]+\.[A-Z|a-z]{2,}\b"
    xPhonePattern = "\d+"
    'Initialize the extracted data string
    xExtractedData = "Extracted Data:" & vbCrLf & vbCrLf
    'Extract email addresses using regex
    Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xEmailPattern)
    If xMatches.Count > 0 Then
        xExtractedData = xExtractedData & "Email Addresses:" & vbCrLf
        For Each xMatch In xMatches
            xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
        Next xMatch
        xExtractedData = xExtractedData & vbCrLf
    Else
        xExtractedData = xExtractedData & "No email addresses found." & vbCrLf & vbCrLf
    End If
    'Extract phone numbers using regex
    Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xPhonePattern)
    If xMatches.Count > 0 Then
        xExtractedData = xExtractedData & "Numbers:" & vbCrLf
        For Each xMatch In xMatches
            xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
        Next xMatch
    Else
        xExtractedData = xExtractedData & "No numbers found." & vbCrLf
    End If
    'Display the extracted data in a message box
    MsgBox xExtractedData, vbInformation, "Extracted Data"
End Sub

Function ExtractUsingRegex(Text As String, Pattern As String) As Object
    Dim xRegex As Object
    Set xRegex = CreateObject("VBsrcipt.RegExp")
    With xRegex
        .Global = True
        .IgnoreCase = True
        .Pattern = Pattern
    End With
    Set ExtractUsingRegex = xRegex.Execute(Text)
End Function

Passo 4. Clicca il Esegui pulsante o premi il F5 tasto, quindi clicca il pulsante Esegui per avviare il codice.

Apparirà una finestra di dialogo per mostrare le informazioni estratte.

Confronto dei Metodi

Che tu debba estrarre informazioni occasionalmente o gestire grandi volumi di email frequentemente, i tre metodi introdotti in questa guida possono soddisfare le tue esigenze. Se stai cercando una soluzione veloce, precisa e priva di codifica, l'Assistente AI di Kutools per Outlook è la scelta migliore. Scaricalo ora e goditi una prova gratuita per sperimentare la comodità dell'estrazione delle email con un solo clic!

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