Come cercare una corrispondenza esatta di una stringa di caratteri o di una frase in Outlook?

AutoreKelly Data di modifica2025-11-06

Quando si lavora con Outlook, capita spesso di dover individuare email contenenti parole specifiche o frasi esatte. Ad esempio, se digiti Image with(senza virgolette) nella casella di Ricerca immediata, Outlook restituisce messaggi che contengono entrambe le parole «Image» e «with» in qualsiasi punto del messaggio, non necessariamente una accanto all’altra. Questo comportamento può risultare frustrante e inefficiente, soprattutto se la tua casella di posta contiene un gran numero di messaggi e hai bisogno di effettuare ricerche precise per audit, esigenze legali o attività legate a progetti.

Per aiutarti a risolvere questo problema e ottenere risultati che corrispondano esattamente ai tuoi criteri di ricerca, di seguito sono riportati quattro metodi pratici:

Cerca una frase esatta utilizzando le virgolette
Cerca una corrispondenza esatta con stringhe di caratteri (solo parola intera) in un'email
Cerca una corrispondenza esatta con stringhe di caratteri/frase in una cartella di posta
Utilizza codice VBA per cercare una frase esatta negli elementi di posta selezionati

Cerca una frase esatta utilizzando le virgolette

Vai alla cartella in cui vuoi effettuare la ricerca (ad esempio, Posta in arrivo, Elementi inviati o una cartella personalizzata).
Fai clic nella casella di Ricerca immediata situata in alto nell’elenco dei messaggi.
Digita la frase esatta che desideri trovare, racchiusa tra virgolette doppie. Ad esempio: digita «Image with».
Premi Invio.

Outlook ripristinerà soltanto le email che contengono esattamente la frase «Image with» come un’unica espressione — non i messaggi in cui compaiono separatamente le singole parole «Image» e «with».

Note:

Per impostazione predefinita, Outlook cerca in tutte le cartelle di posta nella Casella di posta corrente. Se necessario, puoi modificare manualmente la Ambito di ricerca in Cartella corrente per limitare i risultati a quella cartella specifica.
Questo metodo funziona su oggetti, corpo del messaggio e allegati, purché l’opzione «Includi messaggi con allegati» sia attivata nelle tue Opzioni di ricerca.

Cerca una corrispondenza esatta con stringhe di caratteri (solo parola intera) in un'email

Se le tue esigenze di ricerca si limitano al contenuto di singole email e desideri individuare con precisione una parola o una frase specifica, Outlook mette a disposizione uno strumento integrato tramite la funzione Trova e sostituisci. Questo approccio è ideale per controlli manuali, revisioni e verifiche all’interno di un singolo messaggio, ad esempio per rivedere contratti o confermare l’uso di determinate parole chiave.

Segui questi passaggi per eseguire una ricerca con corrispondenza esatta di una stringa di caratteri (solo parola intera) all’interno di un'email in Outlook:

1. Passa alla vista Posta e fai doppio clic per aprire l’email di destinazione da cercare.

2. Nella finestra del messaggio aperto, seleziona Messaggio > Trova nella barra multifunzione. Fai riferimento allo screenshot:

3. Nella finestra di dialogo Trova e sostituisci visualizzata, fai clic sul pulsante Altro per accedere alle opzioni di ricerca avanzata. Consulta lo screenshot per maggiore chiarezza:

4. Configura le impostazioni di ricerca:

(1) Seleziona la casella Trova solo parole intere nell’area Opzioni di ricerca.
(2) Inserisci la parola desiderata nella casella Trova.
(3) Utilizza la funzione Evidenziazione lettura > Evidenzia tutto per evidenziare visivamente ogni occorrenza della parola esatta nella tua email.
Nota: Se la tua stringa di ricerca contiene spazi—ovvero inserisci una frase anziché una singola parola—l’impostazione Trova solo parole intere non funzionerà come previsto. In questo caso, Outlook ignorerà la restrizione «solo parole intere» e potrebbe abbinare porzioni della tua frase o parole separate, restituendo risultati potenzialmente imprecisi. Per cercare una frase esatta composta da più parole all’interno di un'email, potresti dover effettuare la ricerca senza l’opzione «solo parole intere» e verificare manualmente i risultati evidenziati, oppure provare una delle soluzioni avanzate o estese alle cartelle descritte di seguito.

5. Dopo aver verificato i risultati evidenziati, chiudi la finestra di dialogo Trova e sostituisci. Ricorda di controllare eventuali problemi relativi alla formattazione o alla distinzione tra maiuscole e minuscole, che potrebbero influenzare i risultati.

Questo metodo è rapido e intuitivo, ma adatto solo a singole email. Se devi cercare in intere cartelle o tra più messaggi, prosegui nella lettura per scoprire alternative più efficaci.

Se riscontri risultati inaspettati—ad esempio, corrispondenze mancanti o parziali—controlla l’ortografia esatta e la presenza di spazi nel termine di ricerca e valuta di aprire l’email in una finestra separata per una revisione più agevole.

Cerca una corrispondenza esatta con stringhe di caratteri/frase in una cartella di posta

Se il tuo obiettivo è trovare email che contengono una frase esatta all’interno di un’intera cartella—ad esempio, estrarre corrispondenza con un particolare Nome Progetto o frase—la funzione Ricerca avanzata di Outlook ti consente di personalizzare i criteri di ricerca oltre la semplice corrispondenza con parole chiave. Questa opzione è particolarmente utile quando si lavora con grandi volumi di email, cassette postali condivise per progetti o cartelle di archiviazione in cui è richiesto un filtraggio preciso per analisi.

Di seguito trovi una guida dettagliata su come impostare una ricerca con corrispondenza esatta per una stringa di caratteri o una frase all’interno di una cartella di posta:

1. Passa alla vista Posta e apri la cartella in cui desideri cercare. Posiziona il cursore nella casella Ricerca immediata per visualizzare la scheda Strumenti di ricerca (mostrata nello screenshot seguente).

2. Vai su Ricerca > Strumenti di ricerca > Ricerca avanzata per aprire la finestra di dialogo Ricerca avanzata. Lo screenshot sopra illustra questa procedura. In alternativa, accedi rapidamente a Ricerca avanzata premendo contemporaneamente Ctrl + Maiusc + F.

3. Nella finestra di dialogo Ricerca avanzata, passa alla scheda Avanzate e definisci i criteri di ricerca come segue:

(1) Fai clic su Campo > Tutti i campi di posta > Oggetto. Puoi anche selezionare altri campi (ad esempio «Corpo del messaggio») se desideri cercare nel testo dell’email.
(2) Scegli frase corrispondente nel menu a discesa Condizione. Questa opzione limita la ricerca alle email che contengono l’intera frase esattamente come digitata.
(3) Inserisci la tua frase nel campo Valore. Ad esempio, digita Image with.
(4) Fai clic su Aggiungi all’elenco per includere il criterio.

I tuoi criteri verranno ora visualizzati nella casella Trova gli elementi che corrispondono a questi criteri.

4. Fai clic sul pulsante Trova ora. Tutte le email il cui oggetto contiene l’intera frase Image with verranno visualizzate nella parte inferiore della finestra di dialogo Ricerca avanzata.

5. Al termine della revisione, chiudi la finestra di dialogo Ricerca avanzata.

Suggerimento: Puoi modificare il campo Campo per cercare nel corpo del messaggio, nei destinatari o in altri metadati, ottenendo risultati più ampi o mirati.
Quando cerchi frasi, fai attenzione a ortografia, spaziatura e punteggiatura: la frase deve corrispondere esattamente a quella presente nel campo del messaggio, inclusa la distinzione tra maiuscole e minuscole se hai precedentemente attivato l’opzione «Maiuscole/minuscole» in Opzioni di ricerca.
Se la ricerca non restituisce risultati o salta email previste, verifica che il campo di ricerca e la frase corrispondano alla formattazione originale dell’email. Controlla inoltre che la cartella selezionata sia corretta e che la cassetta postale attiva sia indicizzata per la ricerca.

Il metodo Ricerca avanzata è perfetto per elaborazioni batch, controlli periodici di conformità o per organizzare le email relative a progetti. Per automazioni o ricerche più complesse su più campi con frasi specifiche, valuta l’uso della soluzione VBA descritta di seguito.

Utilizza codice VBA per cercare una frase esatta negli elementi di posta selezionati

Per gli utenti a proprio agio con l'automazione o che necessitano di Ricerca avanzata su più email selezionate, la scrittura di script VBA può offrire una soluzione personalizzata per individuare messaggi contenenti una frase esatta, anche nel corpo del messaggio. Questo approccio è particolarmente utile per utenti tecnici e per chi gestisce grandi volumi di messaggi, dove la ricerca manuale risulta difficoltosa.

1. Seleziona una o più email in qualsiasi cartella della posta di Outlook che desideri analizzare per una frase esatta, quindi premi Alt+F11 per aprire la finestra di Microsoft Visual Basic for Applications.

2. Nella finestra di Microsoft Visual Basic for Applications, fai clic su Inserisci > Modulo. Copia e incolla il seguente codice VBA nel nuovo modulo.

Codice VBA: evidenzia le email contenenti la frase esatta in Numero di elementi selezionati

Sub FindItemsWithExactPhrase()
    Dim ns As Outlook.Namespace
    Dim fld As Outlook.MAPIFolder
    Dim itm As Object
    Dim SearchPhrase As String
    Dim FoundCount As Long
    Dim xTitleId As String
    
    On Error Resume Next
    xTitleId = "Kutools for Outlook"
    
    ' Ask user for phrase
    SearchPhrase = InputBox("Enter the exact phrase to search:", xTitleId)
    If Trim(SearchPhrase) = "" Then Exit Sub
    
    Set ns = Application.GetNamespace("MAPI")
    Set fld = Application.ActiveExplorer.CurrentFolder
    
    FoundCount = 0
    
    ' Loop through items in the current folder
    For Each itm In fld.Items
        If TypeName(itm) = "MailItem" Then
            ' Search both plain text and HTML body
            If InStr(1, itm.Body, SearchPhrase, vbTextCompare) > 0 _
                Or InStr(1, itm.HTMLBody, SearchPhrase, vbTextCompare) > 0 Then
                
                FoundCount = FoundCount + 1
                itm.FlagStatus = olFlagMarked
                itm.FlagRequest = "Contains phrase: " & SearchPhrase
                itm.Save
            End If
        End If
    Next itm
    
    MsgBox FoundCount & " email(s) flagged containing: '" & SearchPhrase & "'", _
           vbInformation, xTitleId
    
    Set ns = Nothing
    Set fld = Nothing
    Set itm = Nothing
End Sub

3. Premi il tasto F5 oppure fai clic su Esegui per eseguire il codice. Ti verrà chiesto di inserire la frase da cercare; la macro analizzerà le email selezionate e contrassegnerà quelle che contengono esattamente tale frase nel corpo del messaggio.

Dopo aver eseguito il codice, le email contrassegnate mostreranno un segno visibile, permettendoti di filtrarle o identificarle con facilità. Questa tecnica è ideale per il follow-up, il controllo qualità o la preparazione degli elementi contrassegnati in vista dell’esportazione o di ulteriori elaborazioni avanzate. Assicurati di selezionare esclusivamente messaggi di posta, poiché altri elementi (come appuntamenti o attività) potrebbero causare errori. Per risultati ottimali, esegui alcuni test preliminari prima di applicare la procedura su larga scala.

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